Comment déléguer pour mieux gérer son temps

Délégation et gestion du temps

Quelles tâches déléguer ?

Identifier les tâches à déléguer est la toute première opération qui tombe sous le sens.
Pourtant elle n'est pas si évidente que cela. Il est en effet important de bien connaître au préalable ses collaborateurs autant en terme de compétence que de capacité de travail. D'autre part, l'acte de déléguer nécessite un regard objectif sur ses propres capacités, là encore autant en terme de compétences que de charge de travail acceptable.

Comment déléguer efficacement ?

Une technique efficace et aguerrie qu'il s'agit de pratiquer à la ligne près. C'est en tout cas ainsi que je pratique.
Important : Le postulat de départ :
La tâche à déléguer est maintenant bien identifiée
Le collaborateur adéquat est tout à fait d'accord pour la prendre en charge et l'exécuter.

La méthode en 9 points

Avec cette manière de procéder on parvient à équilibrer au mieux l'autonomie et la cohérence du travail fourni avec les attendus.

1. Prendre le temps nécessaire pour bien expliquer la tâche à réaliser.
   
2. S'assurer en utilisant le feed-back de la parfaite compréhension des enjeux, finalité, difficultés, risques et obstacles potentiels.
   
3. Exprimer clairement les attendus et les facteurs de succès.
   
4. Ne pas omettre de préciser les gains potentiels pour la personne concernée.
   
5. S'il y lieu, préciser les standards de travail et impérativement les délais.
   
6. S'assurer que le collaborateur dispose du pouvoir de décision nécessaire pour exécuter la tâche en totale autonomie.
7. Prendre le temps de répondre aux questions.
8. Définir ensemble une échelle de suivi, une manière de reporting.
   En fait, il ne s'agit pas de répéter à tout moment comme un disque rayé la question "Où en es-tu ?", sans pour autant plonger dans l'excès inverse avec l'abandon total du collaborateur. Il est nettement préférable de procéder à un suivi régulier par jalon dans un climat de confiance où le collaborateur n'hésitera pas à tirer le signal d'alarme dès qu'il sent une perte de repères.
   
9. Au final procéder à une évaluation des résultats, une critique constructive et préciser la fin du travail.

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Pour aller plus avant ...

Gestion du temps Fixer les objectifs Planifier les tâches Utiliser Pareto

Outils de gestion Diagramme de Gantt Estimer les délais Savoir dire Non

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