Formation Tableau de bord cas pratique

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Etude du cas Gentia : présentation de l'étude

À titre d'illustration, une étude de cas pouvant servir de support à la réflexion et à la mise en pratique de cette formation. L'entreprise Gentia.

1) Présentation de l'entreprise Gentia

  • Gentia est une entreprise familiale créée en 1953
  • 280 personnes réparties sur 2 sites de production (Annecy et Pau)
  • CA de 205MF
  • Vente par l'intermédiaire d'un réseau de distributeurs

Historique de l’'entreprise

Á l’origine, Gentia est une entreprise spécialisée en conception de cuisine industrielle pour collectivités.
Au début des années 80, elle cherche à diversifier et à étendre sa clientèle en rachetant et en développant une entreprise spécialisée dans la fourniture de cuisines équipées.

Constat

Aujourd’hui, l’entreprise est à un tournant.
Face à une forte concurrence, elle doit adopter une démarche active basée sur une nouvelle offre (cela implique de moderniser son outil de production et de maîtriser ses coûts) et des services plus adaptés aux besoins de la clientèle (Sur Mesure et Juste A Temps).

2) Déployer la stratégie

Stratégie

Pour gagner de nouvelles parts de marché :
  • Une offre modulaire et adaptable en Juste A Temps
  • Devis sous 48 h
  • Réalisation et installation chez le client une semaine après réception de la commande
  • Mieux connaître les clients, traiter en direct avec les principaux
  • Réduire les frais de fonctionnement

Mise en oeuvre

  • Mise en place d’équipes autonomes ( UTA)
  • Instauration de nouvelles relations Fournisseurs et Sous-traitance (SCM)
  • Mise en oeuvre d’un site de commerce électronique
  • Rapprochement avec le réseau de distributeur
  • Mise en place d’un système de tableaux de bord
    • Mesurer les améliorations engagées
    • Mesurer et réduire les coûts indirects
    • Mesurer la rentabilité des investissements de modernisation engagés

3) Les objectifs de terrain

Exemples d'’objectifs

En production...

  • Délais

    • 80 % des commandes traitées en moins de 7 jours d’ici 6 Mois
  • Coûts

    • Diminuer les stocks intermédiaires : objectif - 20% d’ici 6 mois
    • Mesurer avec "précision" les coûts indirects
  • Qualité

    • Objectif 1 : diminuer les rebuts de 20 % d’ici 6 mois
    • Mise en place de cartes de contrôle
    • Objectif 2 : limiter la dispersion sur les principaux points de contrôle de 50% d’ici 6 mois

A vous : Qu'en pensez-vous ?

  • Ces objectifs sont-ils en acccord avec la stratégie proposée ?
  • Quelles précautions faut-il préciser dès à présent ?
  • Quels sont les risques ?
  • Quelles sont les menaces ?
  • Comment les prévenir ?
  • Quelles actions a-t-on prévues de mettre en oeuvre ?
  • Qui sont les responsables ?

Voilà autant de questions qu'il vaut mieux ne pas oublier de se poser et... d'y répondre.

4) Le choix des indicateurs de performance pertinents

Les indicateurs

  • Indicateurs de temps
    • Mesure de la durée des commandes (moyenne)
    • Mesure de la régularité (écart type)
    • Mesure des temps d’attentes entre deux opérations (rotation)
  • Indicateurs de coût
    • Mesure du niveau des stocks intermédiaires
    • Coût de revient unitaire
  • Indicateurs qualité
    • Mesure de la dispersion par rapport à la norme
    • Taux de rebuts
    • Valeurs des retouches

A vous : Analyse

Que pensez-vous de ces indicateurs en fonction des objectifs choisis sur la page précédente ?
  • Apportent-ils une vue précise de la performance selon les objectifs fixés ?
  • Suivent-ils correctement la progression des actions engagées ?
  • Sont-ils suffisamment pertinents pour anticiper ?
  • Sont-ils suffisamment complets pour offrir une vue synthétique de l'activité ?
  • Cette vue est-elle suffisamment juste et assez "parlante" pour être communiquée aux partenaires ?
  • Faudra-t-il proposer un "deuxième tour" de sélection ?
Une nouvelle série de questions qu'il vaut mieux ne pas oublier de se poser et... d'y répondre.

Note :
Ces objectifs et indicateurs ont été sélectionnés lors d'un premier tour par des utilisateurs avertis au cours d'une session de formation-action dans une entreprise dont la structure et la problématique sont assez similaires à celles de Gentia.


5) Construire le tableau de bord

Et maintenant, à vous de jouer !

Gentia lance un projet de site de commerce électronique.
Trois objectifs principaux :
  • Améliorer les relations avec les partenaires
  • Accélérer le cycle Commande-Livraison
  • Toucher plus facilement de nouveaux prospects
Ce site a deux types d'’accès :
  • Un accès ouvert et grand public
  • Un accès réservé aux distributeurs

A vous : Le projet

Le projet est réalisé par une entreprise spécialisée placée sous l'autorité de la DSI. La DSI supervise la mise en oeuvre la communication et le pilotage du projet.

Au titre de "mise en jambes", je vous soumets trois thèmes de réflexion :

  • Quel tableau de bord pour manager le projet ?
  • Quel tableau de bord pour la DSI ?
  • Quel tableau de bord pour le service Commercial et Marketing, (client interne du projet) ?

A ce sujet, voir aussi

Il n'existe pas de corrigé à ce type d'exercice. Seule la démarche de conception importe. Il faut bien en intégrer les concepts pour mieux identifier les points d'articulation afin que chacun puisse bâtir le système de tableaux de bord correspondant à la stratégie engagée, aux spécificités du contexte de l'activité de l'entreprise et à la personnalité du décideur ou du groupe de décideurs. Pour mettre en pratique cette démarche, je vous invite à lire soigneusement les ouvrages suivants :
  • L'ouvrage Les nouveaux tableaux de bord des managers développe une étude de cas complète. Au fil de l'ouvrage, vous suivrez pas à pas toutes les étapes pour bâtir le système décisionnel et les tableaux de bord de pilotage de l'entreprise, GEM Mobilier, 580 personnes, 500MF de CA, spécialiste de la fabrication et de la vente de mobilier de bureau.
  • L'ouvrage L'essentiel du tableau de bord développe une étude de cas complète pour réaliser, avec Microsoft Excel, les tableaux de bord de pilotage de la société Nivelma, un laboratoire pharmaceutique spécialisé dans la réalisation de bases utilisées pour la confection de produits dermatologiques. Tous les exemples sont à télécharger, gratuitement pour les lecteurs du livre.

Lecture recommandée

Nouveaux tableau de bordLes nouveaux tableaux de bord des managers
Livre de référence
6ème éd. Eyrolles
Le projet Business Intelligence clés en main
Fiche détaillée
Essentiel du tableau de bordL'essentiel du tableau de bord
Guide pour concevoir le tableau de bord de gestion sous Excel Microsoft
4ème Édition
Eyrolles Fiche détaillée



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