Comment accompagner le changement du projet transversal

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Les sessions de sensibilisation

Les réunions de sensibilisation au projet sont le point de départ de la démarche de conduite du changement d'un projet transversal.

L'accompagnement d'un projet transversal un peu conséquent se prépare bien avant le début des travaux. Pour amorcer le processus de conduite du changement dans les meilleures conditions, il n'existe guère d'autres manières que d'organiser des séances de formation-sensibilisation en petits comités.
Le groupe idéal, c'est 8 personnes, de diverses origines de préférence.
Il vaut mieux que les participants ne soient pas tous issus du même service. Les échanges sont toujours plus nourris lorsque les participants ne se connaissent pas trop intimement et n'accomplissent pas la même tâche. La multiplication des angles de vue est profitable pour tous les participants.

Qu'est que l'on a oublié dans le budget ? L'accompagnement du changement !

Malheureusement, les décideurs qui ont bien compris l'importance de ces sessions de sensibilisation préalable sont toujours un poil ric-rac question budget. Ils ont alors tendance à exiger des sessions mieux remplies : "C'est important, j'en conviens, mais ne perdons pas trop de temps !". Bien que ces cessions soient de véritables boosters du projet, la part de l'accompagnement d'un projet aussi conséquent soit-il est quasiment toujours oublié dans le budget initial.
C'est pourtant un facteur de dérive bien connu. Une bonne part de la réussite du projet est étroitement liée au soin apporté à l'accompagnement, et ce, dès les phases initiales.

On résiste !

15 participants est un maximum pour des sessions de ce type.
Exigez que les participants soient issus de secteurs différents de l'entreprise et de ses partenaires le cas échéant. Ce dernier point est incontournable pour un projet du type supply chain. Un groupe un peu important a vite fait de se fractionner en sous-groupes, et l'animateur doit alors redoubler d'efforts pour capter l'attention et assurer la progression de la session vers les objectifs définis.

On oublie le jargon technique

Les sessions de sensibilisation sont pour le formateur-animateur l'occasion de développer sa capacité de vulgarisation dans le sens noble du terme. Encore faut-il parfaitement connaître son sujet et savoir résister à chercher refuge dans un jargon abscon.

Un truc...

Une bonne source d'inspiration : le concours "ma thèse en 3 minutes" . De jeunes doctorants ne disposent que de trois minutes pour présenter leur thèse de doctorat en un langage clair et compréhensible par tous.

Des objectifs partagés...

Au cours de ces sessions de sensibilisation, ce n'est pas un rapport maître-élève qu'il faut instaurer, mais bien une relation d'échanges d'égal à égal.
Tout commence quand on commence, c'est-à-dire au moment de la présentation des objectifs. On prend alors le temps de fédérer les attentes des participants à la session. Plutôt que de les questionner un par un, il est préférable, après avoir "chauffer la salle" et détendu l'ambiance, l'humour est de rigueur, de lancer une réflexion collective impromptue.

Diagramme d'affinités

Le diagramme d'affinités s'avère le bon outil pour recueillir le fruit de ce travail en commun.
Le principe est fort simple.
Chaque participant remplit deux ou trois post-it, guère plus pour exprimer ses attentes personnelles. Ensuite en commun, on regroupe, on trie et on classe en catégories titrées les propositions devenues anonymes une fois collées sur le tableau. C'est une technique très classique et facile à mettre en oeuvre. Elle est d'une efficacité redoutable pour établir des objectifs communs et satisfaire l'ensemble des participants. Juste avant d'aborder la phase de débat, on se reportera à ce tableau pour établir un bilan en commun.

Trois conseils pour finir

  • Une journée suffit pour cette première sensibilisation. Ensuite, c'est selon les difficultés rencontrées... Et du budget restant !
  • La lexicographie, savoir de quoi on parle est dans tous les cas une phase initiale : voir notamment la fiche sur la BI agile qui m'a été inspirée par l'une de ces sessions de sensibilisation.
  • La phase de débat et d'échanges est une précieuse source d'informations pour anticiper les obstacles à venir... Stimulez les échanges et ouvrez grandes vos oreilles !
Remarque : Ces rencontres de sensibilisation ne doivent pas être confondues avec le "Kick Off Meeting", ou réunion de lancement du projet, qui réunit tous les acteurs de premier du projet, l'équipe et les principales parties-prenantes.

Pour aller plus avant :

Voir notamment les fiches pratiques :

Les références

1. Le thème du pilotage efficace du projet et de l'accompagnement du changement est développé dans le livre de référence :

Le chef de projet efficace Le chef de projet efficace
Alain Fernandez
Editions d'organisation
5ème revue et augmentée
220 pages
Prix : 22 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr  
Immédiatement : eBook (PDF &ePub)   Format Kindle

2. Alerte sur la banquise, une fable à propos de l'accompagnement du changement. Ce coffret contient aussi "Alerte à la ferme" du même auteur.

Alerte sur la banquise Alerte sur la banquise
John Kotter
Editions Pearson
Coffret 2 ouvrages
212 pages
Prix : 29,50 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr  

3. Qui a piqué mon fromage ?
Que faire lorsque votre source d'alimentation et de plaisir disparaît sans crier gare ? C'est là l'objet de cette fable aux visées professionnelles qui nous compte l'histoire édifiante de deux petits hommes Polochon et Baluchon, deux minigus et de Flair et Flèche deux souris. Ils vivent dans un labyrinthe. Les quatre protagonistes de cette fabulette on l'habitude de se repaître de fromage, tous les jours au même endroit. Mais un beau matin, le fromage disparaît !. Comment faire ? Cette épreuve surprise prendra les uns au dépourvu... et sera surmontée avec brio par les autres.

La métaphore est simple. le fromage symbolise les objectifs personnels, familiaux ou professionnels que chacun se fixe. Le labyrinthe représente notre cadre de vie :  le foyer familiale, l'entreprise ou la société. Et chacun des quatre personnages incarnent une part de nous-même.

Cette fable souriante vise à chasser nos émotions lorsque le changement est inévitable. Comment l'anticiper, dédramatiser la situation et pourquoi pas en profiter et même trouver de nouvelles sources de satisfaction ?

Qui a piqué mon fromage ?
Johnson Spencer
Michel Lafon

120 pages
Prix : 14 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr  

4. Une démarche concrète pratique et "outillée" de conduite du changement.

Méthode de conduite du changement -  Diagnostic - Accompagnement - Pilotage  Méthode de conduite du changement
Diagnostic - Accompagnement - Pilotage

David Autissier, Jean-Michel Moutot
Editions Dunod
256 pages
Prix : 27,50 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr  


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