Causes d'échec : Le projet est mal organisé ou désorganisé

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Les défauts d'organisation du projet

humour projet désorganiséPassons en revue et détaillons les quatre principaux facteurs de désorganisation qui sont autant de facteurs d'échec du projet.
Lorsque l'on s'imagine suffisamment prévoyant pour anticiper la totalité du déroulement du projet, on n'évitera pas de bâtir des plannings bien trop rigides.
Le plus souvent, les délais de réalisation sont estimés "à la louche", sans prendre le temps d'analyser la réalité du terrain et les risques potentiels. Malheureusement pour les exécutants : les délais estimés sans précaution sont devenus contractuels.
L'estimation trop rapide des budgets, toujours trop serrés, anticipant une liste d'économies avant même d'avoir commencé la réalisation proprement dite est pour le moins néfaste: Mauvaise définition du budget du projet.
Et ça ne loupe pas, rapidement le projet n'est plus en phase avec le budget. C'est la quatrième cause d'échec de ce deuxième chapitre dédié à la préparation du projet.

Le planning est trop rigide

4ème cause d'échec

Lorsque l'on s'imagine tout prévoir dans ses moindres détails on laisse bien trop peu de mou dans les plannings. C'est ainsi que les délais explosent...
La précision des plannings et la rigueur de l'application ( tout est prévu, il n'y a plus qu'à suivre...) sont la cause d'effets pour le moins pervers et en tout cas imprévisibles. Plus un planning est rigide, plus il est difficile de le modifier et de l'adapter aux besoins du terrain en cours de réalisation. Lorsque la réalité montre le bout de son nez et met à mal les prévisions les plus fiables, il n'est d'autres solutions que de couper à chaud. Ce n'est jamais la meilleure façon de faire pour le bon achèvement du projet.

Du mou dans le planning...

En pratique plus un planning est précis et plus il est difficile à tenir. Dans les cas extrêmes le planning trop soigné, trop précis, trop détaillé fini par imposer sa loi. L'objectif du projet en devient l'accomplissement du planning. Paradoxalement, d'outil au service du projet il en devient contrainte.

Laisser un peu de mou dans les planning pour faciliter les ajustements est un comportement salutaire autant pour la réussite du projet que pour le bien-être et la santé de l'équipe. Un véritable soulagement de ne plus subir des hausses de tension au moindre retard !

Pour aller plus avant ...

Mauvaise estimation des délais de réalisation du projet

5ème cause d'échec

Les délais et charges planning sont estimés trop rapidement c'est une des principales causes d'echecs des projets

Les estimations de réalisation à la bonne franquette deviennent les objectifs à tenir

3ème loi de Golub :
" Un projet mal planifié prend 3 fois plus de temps que prévu. Lorsqu'il est bien planifié, il ne prend que deux fois plus de temps."
Il n'y a rien de plus difficile que d'estimer la charge en termes de durée, de consommation de ressources et plus généralement de coûts d'une tâche à effectuer.

Solution : Estimer la charge de travail à sa juste valeur... sans concession !

Bien sûr il existe des techniques. Par exemple pour les projets informatiques, l'antique méthode des points de fonction ou encore la méthode type COCOMO COnstructive COst MOdel, aujourd'hui déclinée en COCOMO II.
Mais Dans tous les cas, il faudra prendre le temps d'étudier le problème, d'envisager un maximum de conjectures, de questionner des interlocuteurs susceptibles d'éclairer son propre point de vue. Tout cela prend du temps.
Une seule recommandation : attention aux approximations !
Eviter les estimations à la louche du type "on verra bien plus tard, et on s'arrangera. Une fois écrites ces estimations deviendront les objectifs à tenir...

Pour aller plus avant ...

Le budget du projet a été défini en dépit du bon sens

6ème cause d'échec

Le budget du projet a été défini un peu trop vite, les sont enveloppes trop budgets sont trop verrouillées. C'est une cause majeure d'échec des projets complexes de l'entreprise
Pourquoi toujours jouer la carte de l'économie en réduisant le confort de ceux qui sont sur le terrain ? Installer confortablement à son bureau de manager, le bilan chiffré et le rapport budgétaire sous les yeux il est sûr que bon nombre de détails semblent superflus. le coup de crayon est facile pour assurer quelques économies légitimes en supprimant des dépenses a priori inutiles.

...Où comment ce qui semble superflu pour les uns peut être essentiel pour les autres.

Solution : attention aux économies mal estimées

Pourtant sur le terrain, dans les difficultés quotidiennes et à la merci du stress, ces quelques détails, souvent des dépenses minimes d'ailleurs, sont perçues comme essentielles. Quelque fois la frustration généralisée lors d'un "chantier" qui traîne en longueur, ce n'est guère plus que cela.

Comme disait Jean Yanne lors d'une interview de Jacques Chancel,

"Entre un film réussi et un film raté, il n'y a pas grand chose, juste quelques milliers d'Euros. Les quelques milliers d'Euros qui permettent d'acheter de bons sandwichs et de loger plus confortablement les équipes techniques. Ce sont malheureusement ces quelques milliers d'Euros qui seront sacrifiés".

Pour aller plus avant...

Le projet n'est plus possible avec les budgets alloués

6ème cause d'échec

Suite à des réductions budgétaires, Le projet n'est plus en phase avec les budgets alloués. L'échec n'est plus très loin...
Après des réductions budgétaires inopportunes, le projet initial n'est plus réalisable.
Le manager de projet, tout comme l'équipe de réalisation et les futurs utilisateurs, doivent alors faire face à cette question,
"- Peut-on continuer lorsque les moyens sont réduits au delà du raisonnable ?"

La réponse est aussi simple que définitive. En trois lettres c'est non.

Il est urgent d'en prendre conscience, de l'admettre au plus vite. il est temps alors d'oublier les ambitions d'origine pour redessiner le projet selon le budget disponible.

Le "souhaitable" et le "possible"

Prendre le temps de replacer le projet dans la zone des "possibles" et du "souhaitable".
La zone des "possibles", englobe les scénarios viables selon les moyens disponibles : budget, équipe, ressources matérielles et délais.

La zone du "souhaitable" est plus délicate à délimitée. Elle est la résultante d'une recherche de services à valeur ajoutée satisfaisant les parties prenantes et justifiant la poursuit du projet.

Sans cette étape de remise en phase, le " rêve " est en trop grand décalage d'avec le " possible ". C'est une cause majeure d'échecs.

Pour aller plus avant...


Livres de référence

1. La dernière édition francophone du PMBOK du Project Management Institute. Le PMBOK définit un cadre précis d'organisation et de pilotage d'un projet. Cette approche particulièrement efficace se décline quels que soient les secteurs d'application. Une bonne base pour bien structurer son projet et conserver en ligne de mire la finalité.

Guide du Corpus des connaissances en management de projet/A Guide to the Project Management Body of Knowledge: (Guide PMBOK) Guide du corpus des connaissances en management de projet
(Guide PMBOK)

Project Management Institute    Edition PMI
5ème édition Juin 2014
588 pages
Prix : 57 Euros
Dispo : www.amazon.fr  

2. Le livre de référence du site. Réussir les projets complexes. Les pratiques de bons sens.

Le chef de projet efficace Le chef de projet efficace
Alain Fernandez
Editions d'organisation
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