Plan de conception du tableau de bord

19 mars 2018 Par Partagez : Envoyer le lien de cet article par e-mail   
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Un plan en deux phases : conception et réalisation

Un tableau de bord, ce n'est pas qu'une simple succession d'écrans chargés de graphiques et de tableaux. Il ne suffit pas de piocher de-ci de-là de supposés indicateurs "type", puis d'exploiter les graphiques d'excel en sélectionnant des couleurs chatoyantes pour s'imaginer réaliser l'outil idéal. Un tableau de bord est un instrument de pilotage et donc d'aide à la décision. Sa conception et sa réalisation sont un peu plus subtiles que cela.

Retrouvez le bon sens : "le Pourquoi" avant "le Comment". Dans la logique des choses, on devrait naturellement se poser la question du "Pourquoi" avant celle du "Comment", "POURQUOI je veux le faire" avant "COMMENT je vais le faire. Pourtant, en pratique le comment a tôt fait d'éluder le pourquoi... C'est bien là la principale cause d'échec des projets tableaux de bord.

tableau de bord type avec excel À quelques exceptions près, une large majorité des formations disponibles sur ce thème ne s'intéressent qu'à l'aspect réalisation. Elles se concentrent sur les gadgets, trucs et machins disponibles sous excel pour faire quelque chose qui ressemble à un tableau de bord. Le "Comment" en quelque sorte.

Toutes les phases en amont de la réalisation ne sont que rarement abordées. Dans le meilleur des cas ce ne sera qu'une simple évocation à l'aide de conseils plus généraux tu meurs :

  • "Appuyez-vous sur la stratégie de l'entreprise".
    Ah oui et comment ? On n'en saura pas plus.
  • "Déployer sur les processus clés".
    Mais comment les identifier ? Là encore pas plus d'informations.
  • Choisissez les indicateurs pertinents.
    C'est quoi ? Comment fait-on ? Silence radio.
Pour être clair, La phase de conception, c'est-à-dire le "Pourquoi" est éludée quasiment en totalité. À quoi ça peut bien servir un tel tableau de bord ? Sûrement pas à décider. À terme, les utilisateurs ne s'y trompent pas, et le tableau de bord est vite relégué dans un coin pour laisser la place aux exigences des tâches courantes. Ils sont totalement inutiles.

En toute logique, le raisonnement devrait se dérouler ainsi

  • 1) Pourquoi ai-je besoin d'un tableau de bord ?
  • 2) Que doit-il contenir pour que je puisse l'utiliser efficacement pour piloter mes actions ?
  • 3) Ensuite, et seulement ensuite, on peut entrer dans la mécanique Excel
    Enfin, la réalisation.
La première question est essentielle. Elle oriente non seulement le déroulement du projet mais aussi l'utilité de l'instrument. Expliquons-nous.
Si l'on souhaite disposer d'un tableau de bord personnalisé, c'est vraisemblablement pour remplir un besoin d'assistance au pilotage et à la prise de décision.
Piloter à son niveau d'intervention, c'est s'inscrire au coeur d'une démarche de progrès et d'amélioration selon la stratégie définie.
Donc, on comprend aisément que la conception d'un tableau de bord efficace exige un travail en amont qui ne peut être pris à la légère.

La deuxième question porte sur le rôle proprement dit du tableau de bord. À quoi va-t-il me servir et comment vais-je m'en servir ? Autrement dit, correspond-il aux exigences de mesure de la performance pour que je puisse exécuter les actions nécessaires, et prendre les justes décisions pour atteindre mes objectifs. Le tableau de bord est un instrument du niveau "tactique". À un niveau "macro", sa pertinence conditionne le déploiement de la stratégie.

Enfin, une fois tous ces éléments en main, on peut passer à la réalisation, en parfaite coopération avec les futurs utilisateurs de l'outil.

Prendre le problème à l'envers, c'est-à-dire commencer par l'étape 3, est le travers des experts en bricolage excel promus concepteurs de tableaux de bord. Il ne faut donc pas être surpris si l'outil, après un bref intérêt, est rapidement relégué aux oubliettes. Rien de plus normal, il ne sert à rien.

Comme vous l'aurez compris à la lecture de cette présentation, cette formation met justement l'accent sur la phase de conception. C'est la plus importante. C'est aussi la première partie de l'ouvrage de référence, "L'essentiel du tableau de bord".

Présentation détaillée du livre

Deux parties principales

Première partie

Identifiez vos axes de progrès et vos indicateurs pertinents
La première partie propose une démarche concrète de conception d'un outil d'aide au pilotage en environnement concurrentiel.
La démarche est particulièrement adaptée aux besoins des PME. Bien que les PME soient le principal employeur du pays et qu'elles contribuent au premier plan à la production de richesse, elles ne disposent que de bien peu d'outils adaptés à leurs besoins spécifiques. Curieusement d'ailleurs, la problématique de la PME en environnement concurrentiel n'a pas souvent retenu l'attention des spécialistes du management. Leurs solutions s'adressent généralement aux multinationales dont les préoccupations n'ont aucun rapport avec celle d'une PME souvent contrainte au sein d'une chaine de sous-traitance.

Comment se positionner sur l'échiquier concurrentiel ?
Dérouler pas à pas la démarche proposée au fil de cette première partie est aussi un excellent moyen pour évaluer la position stratégique de l'entreprise sur l'échiquier concurrentiel. Il est ensuite bien plus aisé de sélectionner rationnellement les axes d'amélioration les plus profitables.

Selon les retours, les lecteurs profitent de cette première partie pour guider la formulation et la mise en action de la stratégie. Une démarche particulièrement adaptée aux entreprises oeuvrant en un secteur concurrentiel, voire très concurrentiel.
15 outils parfaitement adaptés sont présentés, décrits et illustrés au fil des 5 étapes de cette démarche. Un cas pratique sert de support tout au long du livre. Ce n'est pas un cas d'école, mais bien l'un des cas concrets que j'ai eu à traiter.

Seconde partie

Réaliser le tableau de bord avec Microsoft Excel
La seconde partie concrétise les travaux réalisés au cours de la première. Pas à pas, en 5 temps et 15 fiches pratiques, le lecteur construit son tableau de bord avec Microsoft Excel. Tous les exemples sont disponibles pour les lecteurs au chapitre exemples à télécharger.

La question : pourquoi avoir choisi Excel ?

Tout simplement parce que le tableur existe sur la quasi majorité des postes informatiques, et qu'il est largement suffisamment puissant pour bâtir un véritable tableau de bord de pilotage. D'autre part, si jamais par hasard le lecteur ne dispose pas d'Excel, cet investissement ne mettra pas à mal ses finances personnelles ou, a fortiori, celles de l'entreprise. Le faible coût de réalisation est en effet l'un des trois critères à la base de cette démarche :

coûts réduit. rapidité de mise en oeuvre et autonomie de réalisation.

Un tableau de bord de pilotage rapidement opérationnel, sans trop d'effort et à moindres coûts

Une PME, comme d'ailleurs la majorité des entreprises, ne disposera pas de budget conséquent pour réaliser son tableau de bord. Le manager à l'origine du besoin ne dispose pas non plus de beaucoup de temps disponible. Le projet tableau de bord viendra s'ajouter aux tâches habituelles. Il n'en est pas moins pressé de disposer de son nouvel outil afin de piloter au mieux les activités dont il a la responsabilité.

Enfin, on préférerait se passer de l'intervention d'un intervenant extérieur... Le budget est vraiment limité. Ce n'est pas de la fiction, mais bien le quotidien de toutes les entreprises... Le votre assurément...

Mon tableau de bord ? Je le conçois et le réalise tout seul !

La démarche proposée est suffisamment simple et pratique pour qu'un manager connaissant bien son activité, son métier en quelque sorte, et disposant de quelques rudiments d'utilisation du tableur Excel de Microsoft puisse lui aussi bâtir son propre tableau de bord de pilotage.

À noter, ce livre-guide est aussi utilisé avec profit par tous ceux qui ont le besoin de bâtir un tableau de bord spécifique : de l'entrepreneur individuel à l'unité indépendante d'une plus grande structure, en passant par tous les types de besoins, tableau de bord de pilotage projet et les départements fonctionnels, RH, commercial, marketing, qualité, logistique...

La réalisation : fuyez les bricolos...

Ensuite, la réalisation, sous-entendue la mécanique Excel, doit être le plus simple possible. Fuyez les bricolos et leurs gadgets. Il faut à tout prix comprendre comment le tableau de bord fonctionne. Le mieux d'ailleurs est de le réaliser soi-même. C'est à la portée de tout un chacun un peu initié aux fonctions de base des tableurs comme Excel.

...et privilégiez le : "Do It YourSelf"

C'est un avantage indéniable. Vous êtes alors totalement autonome, vous savez comment votre instrument fonctionne, et vous pouvez l'adapter à volonté à vos besoins du moment et gagner votre totale autonomie.

Lecture recommandée

Le guide pratique du manager
Concevez et réalisez vous-même votre tableau de bord de pilotage en utilisant les fonctions élémentaires de Microsoft Excel.

Alain Fernandez Éditions Eyrolles
5ème édition 2018 280 pages
Best seller du management
Plus de 30.000 exemplaires vendus en librairie


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