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Comment mieux gérer son temps ?

Mis à jour le 16 juillet 2020  Par   Partagez
Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Equilibrer son quotidien entre le travail et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine. Mais comment faire ? Au programme : la méthode de gestion du temps No-stress.
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent n'est que rarement important.
Dwight D. Eisenhower

Gérer son "Capital" temps

Gestion du tempsGagner du temps, perdre du temps, rattraper le temps perdu, voilà quelques expressions qui peuvent sembler insensées dès que l'on réfléchit à l'écoulement régulier, continu et irrémédiable du temps. Elles sont en tout cas symptomatiques de l'emprise du temps sur nos vies modernes, la pendule imposant son "diktat".

La méthode No Stress

les étapes de la méthde Gestion du temps

1) Définir la stratégie

La stratégie pour mieux gérer son temps disponibleRésumé : Une stratégie de gestion du temps personnelle commence par l'établissement d'un premier bilan. C'est un préalable pour valoriser les contraintes et identifier les pistes de progrès.
Chacun devra développer sa propre stratégie de rationalisation du temps afin d'être plus efficient tout en profitant pleinement de la vie.

Pas si facile, c'est bien pour cela qu'il est préférable de s'investir un peu afin de définir avec précision attentes et besoins personnels.

Les facteurs aggravants

Les entreprises adeptes de la culture de l'urgence et de l'imprévu comme il y en a beaucoup, ne sont pas le meilleur cadre pour démarrer une démarche d'amélioration de gestion du temps. Le manque de repères, les managements trop directifs sont autant de facteurs aggravants, d'autant plus pénalisants dans une logique de fonctionnement en mode projet.

2) Choisir les objectifs

Choisir les objectifs de gestion du temps Résumé : Une sélection précise d'objectifs d'amélioration d'efficacité pour mieux gérer son temps au quotidien matérialiseront les pistes de progrès précédemment identifiées. Ce sont des objectifs personnels.

Avant d'entreprendre une démarche de gestion du temps, il est essentiel d'adopter un comportement positif et actif.

Positif
...dans le sens où il est absolument indispensable d'abandonner toute les réactions de justification et les sentiments de culpabilité.
Il ne s'agit pas de se lancer dans un bilan de ses erreurs passées. Ce n'est pas le bon point de départ. Il s'agit en fait d'être constructif.

Actif
...dans le sens où l'on se fixera des objectifs concrets et réalistes. C'est l'objet de cette étape.

Ensuite, une fois les objectifs identifiés, exprimés et acceptés, la meilleure solution reste encore de les afficher bien en vue afin de les avoir toujours sous les yeux et ne pas perdre ainsi la finalité.

3) Etablir les priorités

Établir les prioritésRésumé : Pour mieux organiser son travail et son temps libre, définir les priorités est un acte incontournable. Attention de ne pas révoquer trop rapidement les engagements précédemment pris.

Toutes les tâches devant être accomplies n'ont pas la même durée, la même complexité, la même importance, la même urgence. Etablir des priorités tombent sous le sens. Une première méthode sera d'énumérer l'ensemble des tâches à accomplir. Puis de les classer en 3 ou 4 catégories correspondant chacune à un degré de priorité.

Nul besoin d'outil informatique, un classement avec des fiches type bristol fonctionne à merveille. La meilleure solution reste encore de les afficher sur un mur, en trois ou quatre colonnes selon le nombre de catégories.

Un truc en passant, n'oubliez pas d'indiquer la durée estimée et la date butée, la "deadline".

Ensuite, il s'agit de classer les tâches de chacune des colonnes en tenant compte des critères d'importance et de complexité. Il peut alors être intéressant de placer les tâches les plus complexes à exécuter à un moment où l'on se sent intellectuellement plus disponible, aux rares instants où l'on est le plus tranquille. Le matin de bonne heure, le midi lors de la pause déjeuner, le soir tard. Chacun choisit le moment le plus adéquat selon son tempérament, son propre biorythme.

Le critère d'importance permet d'arbitrer les tâches concurrentes se recouvrant sur le même créneau horaire.

Voir aussi les étapes Loi de Pareto et Planification.

4) planifier

Résumé : Ne pas hésiter à utiliser les outils de planification que vous maîtrisez sûrement pour vos activités professionnelles. Un diagramme de Gantt est un bon support pour une gestion du temps rationalisée.

Une fois les priorités définies, la meilleure des solutions reste encore la plus classique : utiliser un planning. Cet instrument, qui n'est pas nécessairement informatisé, se révèle précieux s'il est suivi et maintenu à jour. Pour le cas d'un travail en équipe, le planning commun peut s'inspirer des pratiques de la gestion de projet et notamment du diagramme de Gantt.

5) Pareto à notre secours pour mieux gérer son temps

Résumé : La loi des 20/80 sera votre alliée pour définir justement les priorités et réussir à élaborer une planification réaliste.

Comment arbitrer au mieux les chevauchements de tâches ? "Pareto" est d'un bon secours. La fameuse loi de Vilfredo Pareto, appelée aussi loi des 20/80, est vérifiée pour de multiples thématiques.

Si, sur un plan global, la majeure partie des résultats est le produit d'une minorité de tâches, autant se préoccuper en priorité de celles-ci. En reprenant au pied de la lettre la loi de Pareto, en réalisant environ 20% des tâches, on peut accomplir pratiquement 80 % de son rôle, il restera alors suffisamment de temps pour s'organiser à traiter le restant. C'est la fin du surmenage !

Selon les cas, il faut bien entendu savoir moduler le rapport des 20/80 qui n'est pas écrit dans la pierre.

6) déléguer

Résumé : Déléguer est absolument essentiel pour assurer une gestion efficace de son temps en se déchargeant des tâches à réaliser pouvant être sous-traitées. On les répartira au mieux selon les disponibilités et les compétences.

Comment déléguer pour gérer son temps plus efficacement
Déléguer une part de ses tâches auprès de ses collaborateurs est bien le moyen le plus efficace pour augmenter sa productivité tout en se libérant du temps. C'est évident pour tout le monde. Cerise sur le gâteau avec une équipe bien construite, en partageant les tâches et responsabilités, on accroît ainsi une certaine forme d'intelligence collective. Mais êtes-vous prêt à vous défaire d'une partie de votre pouvoir de décision ? C'est cela la vraie question.

7) Savoir dire non !

Savoir dire nonRésumé : Savoir refuser est un principe de survie. Il n'est pas sérieux de tout accepter. Il est plus qu'utile d'apprendre à dire non à ses supérieurs, à ses collègues et à ses subalternes pour mieux gérer son temps.

S'il faut apprendre à refuser pour mieux gérer son temps, dire "NON" n'est pas un acte inné ni un acte aisé pour tout le monde. Il s'agit pourtant d'éviter le surmenage et la mise en danger de notre stratégie soigneusement établie.
C'est un fondamental d'une gestion du temps rationnel. Le temps n'est pas élastique et on ne peut pas tout faire.

8) Lire plus vite

Résumé : Se perfectionner aux techniques de lecture rapide est une évidence pour tout manager. Être en mesure de lire plus vite et plus intelligemment permet de mieux profiter des enseignements disponibles à notre portée. Comment lire plus vite ? Technique de lecture rapide
Apprendre à lire plus rapidement est la seule solution pour conjuguer ses besoins de formation ou plus généralement d'enrichissement culturelle avec une gestion du temps bien conduite.Voyons les techniques et les ressources.

Synthèse: Comment en finir avec les activités chronophages

Outils informatiquesRésumé : Quelques conseils pour mieux gérer son temps. fait, il s'agit de quelques trucs et astuces pour mieux gérer ses activités chronophages.

Ue bonne répartition des travaux en fonction du moment de la journée est un choix d'organisation particulièrement judicieux.
Par exemple, les tâches complexes exigeant un effort de concentration conséquent seront placées aux moments de la journée ou de la semaine où l'on risque le moins d'être interrompu.

En revanche les tâches courtes et plus simples seront exécutées lorsque l'on est le plus facilement dérangé : possibilité de réunions impromptues, appels téléphoniques plus courants, présence de collègues hyper actifs...

Regrouper les tâches

Il est assez économique de rapprocher les tâches de même nature. Le changement implique une adaptation consommatrice de temps, ne serait-ce que pour la phase de recherche de documentations.

Outils et méthodes

Les outils de développement personnel et d'aide à la réflexion sont particulièrement utiles pour mieux exploiter son capital temps disponible.
Par exemple, les techniques du "mind-mapping" me semblent incontournables.

Recommandations

  • Prenez l'habitude de commencer les réunions de travail et plus généralement tous les travaux en groupe à l'heure sans perdre de temps à attendre les éternels retardataires.
  • Méfiez-vous des tendances au perfectionnisme. Si malgré l'adage, dans les faits le mieux n'est pas systématiquement l'ennemi du bien, la quête de la perfection est en tout cas coûteuse en temps.
  • Apprenez à terminer un entretien, une réunion, une conversation, bref apprenez à dire "Au revoir" lorsqu'il n'y a plus rien à dire.
  • Prenez l'habitude de tout noter, et adoptez une méthode de classement rationnel des notes.
  • Anticipez dans la mesure du possible et évitez de "naviguer sur le fil" en attendant systématiquement les dates butoirs, lorsqu'il n'est plus possible de tergiverser.
  • Ne perdez pas de vue la dimension finie du temps. Pensez à laisser suffisamment de place aux instants de détente, aux loisirs.
Nous arrivons au terme de cette série de conseils. Les adapter et les appliquer en mesure de ses besoins sera la dernière recommandation pour lutter contre la procrastination qui pollue la vie de tout un chacun.

Ressources web

À ce sujet, voir aussi

  • Efficacité du manager. Comment être plus efficace ?
    Être plus efficace et plus efficient afin de mieux gérer son temps et profiter pleinement de la vie, nous sommes nombreux à partager cette ambition. Pour dépasser le simple stade des velléités et des résolutions de nouvel an, c'est une démarche active et volontaire qu'il s'agit de mettre en oeuvre. Ce chapitre regroupe les principaux thèmes de développement professionnels. Le manager en quête d'efficacité focalisera son attention sur chacun de ces thèmes.
  • Comment devenir manager Coach ?
    Pour manager une équipe efficacement, c'est-à-dire pour qu'elle produise conformément aux objectifs, il est bon de savoir que l'autorité n'est pas (ou n'est plus) la principale qualité que l'on attend du manager. Pour mener à bien sa mission, il doit au contraire se consacrer à faire émerger ce qu'il y a de meilleur chez chacun des membres de l'équipe tout en assurant la cohésion de celle-ci. Vaste programme, mais développer un talent de coach est aujourd'hui un impératif pour le manager.
  • Comment manager le télétravail ?
    Le télétravail n'est plus une option accessoire mais bien un nouveau mode d'organisation du travail des équipes. Manager le télétravail c'est exploiter les avantages offerts par les technologies pour réorganiser les modes de travail de manière idéalement profitable autant pour l'entreprise que pour les salariés. Il s'agit surtout d'éviter les dérives pernicieuses qui reviendront en boomerang si on ne révolutionne pas dans le même temps les archaïsmes du management comme le tropisme du contrôle systématique. La question de la confiance se pose alors dans toute sa complexité.

À lire...

Les trois premiers livres de gestion du temps proposent, chacun à leur manière autant dans leur contenu que dans leur forme, une démarche originale pour en finir avec la soumission aux tâches chronophages. Le quatrième, Best Seller à juste titre, propose une approche originale et pragmatique pour progresser dans le difficile art de maîtriser son temps et d'organiser sa journée, sa semaine et réapprendre à vivre.

Ce n'est pas en consacrant un temps maximal à ses tâches professionnelles que l'on peut améliorer son efficacité mais bien en prenant le temps de se détendre. C'est la thèse que développe David Allen, théoricien de l'efficacité professionnelle reconnu. Dans cet ouvrage l'auteur propose ainsi conseils et stratégies pour revisiter en totalité sa manière d'organiser sa journée afin de travailler un peu plus sereinement...

S'organiser pour réussir
La méthode Getting Things Done ou L'art de l'efficacité sans le stress
David Allen
LEDUC.S
400 pages

Dispo : www.amazon.fr


Gérez vos priorités, rééquilibrez votre vie...

Prendre son temps... pour en gagnerPrendre son temps pour en gagner
Lothar J. Seiwert
Eyrolles
224 pages

Dispo : www.amazon.fr
& eBook (PDF &ePub)  Format Kindle


Mieux gérer ses priorités et son temps, un guide pratique...

Mieux gérer ses priorités et son tempsMieux gérer ses priorités et son temps
Gérard Rodach
Éditions d'Organisation   2ème éd.
198 pages

Dispo : www.amazon.fr  
& eBook (PDF &ePub)  Format Kindle


Ce livre est depuis plusieurs années un "must read" international de l'efficacité professionnelle. Dans cet ouvrage, Timothy Ferriss nous propose une démarche méthodique, avec exemples à l'appui, de l'art d'entreprendre et de mener une vie heureuse grâce à une gestion du temps rationnelle...

La semaine de 4 heures, Timothy Ferriss La semaine de 4 heures
Timothy Ferriss
Person Education
2ème édition enrichie
390 pages

Dispo : www.amazon.fr


L'urgence de l'action et de la décision domine l'horizon des dirigeants, comme des citoyens que nous sommes. Il en résulte un nouveau syndrome : le "court-termisme" qui affecte la politique, l'économie, le rythme de nos vies et, plus grave encore, notre rapport à l'environnement...

Trop vite !  Jean-Louis Servan-Schreiber Trop vite !
Jean-Louis Servan-Schreiber
Albin Michel
208 pages

Dispo : www.amazon.fr


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