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Définition et principe du tableau de bord de l'entreprise

29 décembre 2020  Par   Partagez
Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs piochés ici ou là et placés à la va-comme-je-te-pousse sur un même écran. Ce n'est pas non plus un outil de gestion exclusivement tourné vers les résultats, le passé. Le tableau de bord est avant tout l'instrument clé d'un pilotage pro-actif rendant possible l'entreprise innovante. Voyons le principe et la manière de le concevoir pour parvenir à bâtir une véritable aide à la décision pour tous les acteurs de l'entreprise, une étape fondamentale pour toute innovation managériale.

La prise de température n'a jamais guéri qui que ce soit. Elle reste cependant indispensable pour établir un diagnostic et conduire à la guérison. (piloter.org)

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

  • Définition
Un tableau de bord est avant tout un instrument d'aide à la décision.
Il mesure la performance afin de mieux évaluer le chemin parcouru et le chemin restant à parcourir pour accéder aux objectifs de performance.
Il présente les éléments d'appréciation pour juger de la situation sous l'éclairage des objectifs de performance. Doit-on continuer ainsi ? Faut-il renforcer les actions ou plus radicalement infléchir la démarche ?
Il contribue ainsi à réduire l'incertitude et offre une meilleure appréciation des risques inhérents à toutes prises de décision.


Le tableau de bord construit pas à pas avec l'ouvrage l'Essentiel du tableau de bord (voir plus bas)

Principe du tableau de bord actuel

Délaisser l'outil de contrôle pour adopter l'instrument de pilotage, c'est passer d'une attitude "réactive" à une conduite "pro-active"

Trop longtemps utilisé comme un simple outil de contrôle, il est grand temps de changer de logique pour qu'enfin cet instrument soit exploité à sa juste mesure, c'est-à-dire pour une aide au pilotage à part entière. Le tableau de bord de pilotage est la brique essentielle à toute démarche de progrès conçue dans un esprit de performance durable.

du contrôle au pilotage

En effet, cet instrument de mesure de la performance ne sert pas uniquement à "contrôler" la conformité de l'effort accompli selon les prévisions initiales. Le tableau de bord de pilotage, objet de ce site, va bien au delà de cette conception que l'on peut qualifier de "traditionnelle" et totalement dépassée aujourd'hui.

Cet instrument apporte un éclairage précis de la situation en cours, orientée selon les objectifs de la démarche stratégique engagée. À la lecture des indicateurs de performance, le décideur ou l'équipe de décideurs sont alors à même d'évaluer la pertinence des actions engagées pour atteindre les objectifs tactiques. Ils sont aussi mieux armés pour étudier l'opportunité de nouvelles actions. C'est dans cet esprit qu'ils assurent un pilotage "pro-actif" et non pas uniquement "réactif".

L'instrument clé du déploiement stratégique

On comprend aussi mieux le rôle de premier plan joué par cet indispensable instrument pour le déploiement de la stratégie. La stratégie aussi bien conçue soit-elle ne devient effective qu'une fois déployée dans l'entreprise. C'est-à-dire lorsque tous les décideurs de terrain concernés ont bien compris et accepté leur mission "tactique" précisée par des objectifs de performance bien spécifiques.

Ils conçoivent alors leur instrument d'aide au pilotage, le tableau de bord donc, en parfait accord avec la démarche engagée à leur niveau pour rendre la stratégie concrète. Les objectifs de performance sont l'expression de la déclinaison de la stratégie sur le terrain, en phase avec les besoins spécifiques du manager et de l'équipe autonome le cas échéant. C'est dire à quel point la sélection des objectifs de performance est la clé de voûte du projet.

Mais qu'est-ce que la Performance ?

La performance s'exprime selon deux dimensions étroitement liées : l'efficacité et l'efficience.
  • L'efficacité, c'est poursuivre les bonnes actions pour atteindre les objectifs fixés.
  • L'efficience, c'est s'assurer que l'on utilise au mieux les moyens impartis.

Efficacité et Efficience

Poursuivre un objectif stratégique, c'est piloter en respectant bien les deux dimensions. C'est là où le tableau de bord de pilotage marque la différence avec une approche plus classique, plus ancienne.

Ainsi, se contenter de ne piloter que l'efficience, c'est à la portée d'un instrument comptable. Mais piloter l'efficacité exige une tout autre conception de l'outil tableau de bord, une nouvelle approche des indicateurs de performance et de leur usage. C'est là l'objet de ce site ainsi que des ouvrages associés. maintenant passons à la phase pratique et voyons comment le réaliser.

Comment faire un tableau de bord ?

Voyons dès à présent les six étapes incontournables d'une démarche type :

1) Définir les axes de progrès

Par définition, un tableau de bord sert à piloter une démarche de progrès. Il s'agit en effet de prendre les bonnes décisions pour atteindre l'horizon fixé. Il semble donc évident que la toute première phase du projet soit nécessairement de fixer et de formaliser ledit horizon.

C'est là le thème de la définition de la stratégie d'entreprise. Bon. Toutes les entreprises ne bâtissent pas nécessairement une stratégie. En revanche, ou en tout cas on l'espère, elles sont engagées dans une démarche de progrès en continu. Une entreprise se doit de s'inscrire effectivement dans une spirale d'amélioration concertée afin d'être toujours en phase avec son contexte concurrentiel.

2) Préciser les points d'intervention

Une démarche de progrès donnée n'a pas pour finalité de mettre l'entreprise cul par-dessus tête. Seuls un certain nombre de processus sont concernés par cette démarche. Il s'agit donc d'identifier les processus et activités concernés et donc les femmes et les hommes en charge du déploiement stratégique.

Ce sont eux qui seront équipés en priorité d'un tableau de bord réactualisé afin de piloter le processus d'amélioration prévu. Il s'agit en effet d'être en mesure de prendre les décisions adéquates et nécessairement ad hoc sur le terrain, pour ne pas perdre de temps.

3) Sélectionner les objectifs de performance

Sur le terrain, chaque manager, chaque équipe autonome est en charge de décliner la stratégie c'est à dire de conduire les tactiques qui permettront de la réaliser. Les objectifs de performance matérialisent le but à atteindre localement pour accomplir la stratégie ou la démarche de progrès choisie.

La sélection des objectifs de performance est quelque part la phase la plus importante du projet. Cette phase impose en effet la direction à suivre tout comme le rythme de travail d'amélioration. Il est indispensable que les acteurs de terrain en charge du projet d'amélioration soient partie prenante durant cette phase essentielle. C'est aussi à ce stade que l'on élabore les plans d'action.

4) Sélectionner les indicateurs de performance

C'est une fois parvenu à ce stade que l'on peut choisir les indicateurs de performance les plus pertinents pour piloter la prise de décision afin qu'elle soit parfaitement en phase avec : la stratégie poursuivi, le contexte spécifique, les besoins des décideurs et surtout les actions à piloter.

Là encore ce sont les acteurs de terrain qui choisissent ou tout au moins participent activement à cette phase de sélection. Ce sont effectivement eux qui seront en charge de prendre les décisions en s'appuyant sur les informations portées par ces indicateurs. La question de la confiance se pose entièrement.

5) Structurer le tableau de bord

On dispose maintenant de tous les éléments pour structurer le tableau de bord afin qu'il soit un bon passeur de sens et une aide à la décision, encore faut-il respecter les quelques règles ergonomiques spécifiques à cet instrument essentiel pour le manager et les équipes autonomes.

Les indicateurs ne sont pas distribués à la "va comme je te pousse". Au contraire, il s'agit d'organiser la disposition des indicateurs afin que le message porté par ceux-ci soit le plus complet possible. Un tableau de bord doit être équilibré.

6) Audit

Au fil du temps, l'entreprise évolue, la connaissance s'affine, et aussi les perspectives stratégiques peuvent changer. Périodiquement, il sera plus qu'utile de vérifier la pertinence de l'outil afin de s'assurer
  • 1) de sa parfaite adéquation avec les objectifs poursuivis,
  • 2) qu'il est bien en phase avec les actions lancées et
  • 3) qu'il est correctement utilisé.

Cette ultime phase n'est que rarement jugée à sa juste valeur. Elle est pourtant d'une importance primordiale. Le système ne fonctionne que si et seulement si les décideurs, le tableau de bord et le contexte à piloter sont parfaitement en phase.

Les Méthodes

Cette démarche ici présentée en 6 étapes est bien sûr fortement inspirée de la méthode Gimsi®
  • La méthode Gimsi est orientée projet décisionnel assez conséquent. En 10 étapes, elle couvre tous les aspect du projet Business Intelligence afin qu'il remplisse pleinement son office, c'est à dire faciliter la prise de décision pour tous les acteurs concernés.
  • Pour les projets plus léger, il exister une méthode pour réaliser son tableau de bord avec Excel dite "lite" qui couvre les 5 étapes fondamentales pour bâtir un outil de mesure de la performance et de pilotage, personnel ou pour une équipe.
  • Enfin, plus récente, la démarche Socride, prolonge la méthode Gimsi pour faciliter la prise de décision en équipe, une phase incontournable de toutes innovations managériales.

Les Outils

Quels indicateurs de performance ?

Un tableau de bord se compose d'au moins un écran présentant les indicateurs de performance. Ceux-ci reflètent le plus précisément possible la quête de performance au sens de la stratégie choisie, des particularités du secteur d'activité et des besoins spécifiques du décideurs ou de l'équipe autonome. Il est bien évident qu'il ne s'agira pas de piocher à droite ou à gauche des indicateurs types. C'est une erreur magistrale de procéder ainsi. Un indicateur de performance est nécessairement choisi par les acteurs de terrain concernés.

Indicateur type
Un indicateur type construit avec Excel pas à pas avec l'ouvrage l'Essentiel du tableau de bord (voir ci-dessous)

Indicateur mal choisi : Danger !

Un tableau de bord construit de bric et de broc, sans une parfaite logique de conception impliquant les décideurs, est au mieux inutile. Il sera vite remisé. Au pire, il est totalement néfaste puisqu'il peut inviter à prendre des décisions hors de propos.

Un exemple trivial pour illustrer ce danger : Un indicateur type de la profession mesure des quantités. Le concepteur pensant bien faire a placé cet indicateur en bonne position sur votre tableau de bord. Pourtant, aucun de vos objectifs de performance liés à la stratégie ne vous demande d'améliorer les quantités produites. Mais cet indicateur vous incitera à agir en ce sens, aux dépens des véritables objectifs de performance indispensables pour accomplir la stratégie.

Ce tableau de bord est donc totalement contre-productif. D'où l'importance de consacrer le temps nécessaire, et d'adopter la méthode adéquate pour réaliser un véritable outil d'aide à la décision en parfait accord avec les décideurs concernés et la stratégie à accomplir.

Composition du tableau de bord

Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs. Il est structuré de manière à transmettre du mieux possible le "sens" de l'information.
  • Il est donc équilibré, c'est à dire que les indicateurs sont mis en balance pour éviter les comportements inconsidérés. Le décideur n'a pas des oeillères et surveille donc l'action engagée et ses conséquences.
  • Il offre l'accès à l'information complète. Un indicateur présente impérativement à la demande le détail des informations ayant servi à sa construction. Le tableau de bord est aussi un outil d'analyse.
  • Il suggère des pistes de réflexion. Les tableaux de bord les mieux conçus ouvrent l'accès à des outils plus prospectifs comme, par exemple, les bases OLAP et tableaux dynamiques, voire le datamining pour les décideurs les plus avertis.

Les méthodes La méthode Gimsi lite pour les projets léger. Pour bâtir un un projet décisionnel global pour l'entreprise, la méthode Gimsi en dix étapes est ici détaillée. Pour rendre possible l'innovation manégeriale et dynamiser la prise décision en équipe voir la démarche Socride qui prolonge et complète la méthode Gimsi pour ce thème bien précis.

À ce sujet, voir aussi

  • À quoi peut bien servir un tableau de bord ?
    Un tableau de bord, ce n’est pas un présentoir à ratios de gestion. On le sait depuis déjà bien longtemps ou en tout cas on devrait le savoir. Un tableau de bord ne sert pas non plus à prendre les décisions à votre place. Ça, j’ai comme l’impression qu’on le sait moins. EN fait, c'est simple, un tableau de bord est un instrument pour piloter le progrès. Il sert à mesurer l’amélioration selon un axe de développement choisi. Il permet ainsi de juger la pertinence des actions engagées. C’est à cela que sert un tableau de bord. Précisons maintenant à l’aide d’un exemple concret.
  • Décider en équipe, La Révolution du Management
    Faciliter la prise de décision en équipe, c'est se placer en pole position pour rendre possible l'entreprise du 21ème siècle, coopérative, pro-active, et donc innovante. Toute innovation managériale repose en effet sur une autonomie pleinement assumée par les équipes et les managers de terrain. Mais pour parvenir à cet idéal vertueux, c'est une tout autre philosophie du processus de décision, et donc de la distribution du pouvoir dans l'entreprise, qu'il s'agit d'adopter. C'est à la portée de toutes les entreprises, il ne suffit que d'une vraie volonté d'une direction adulte qui saura résister aux velléités de democraticwashing. Voyons tout cela.
  • Le tableau de bord avec excel, la méthode
    Principe et méthode conception et réalisation du tableau de bord avec le tableur Excel de Microsoft. Les points clés le pourquoi et le comment, les gains prévisibles, gains visibles et gains cachés. Charger les exemples, les ressources.
  • Comment Choisir les Objectifs de Performance
    Executifs et autres managers, si vous ne faites pas participer activement l'ensemble des équipes à la sélection des objectifs de performance, ne soyez pas surpris si la motivation et l'enthousiasme flirtent avec le zéro Kelvin absolu. La réussite du projet management de la performance, pilotage et tableaux de bord repose sur cette phase fondamentale de sélection coopérative des objectifs de performance.

Ressources web


Les trois livres de référence

Le livre "Les tableaux de bord du manager Innovant" développe une démarche concrète pour bâtir le système de pilotage favorisant la délégation de la prise de décision auprès des managers et des équipes de terrain.

Les Tableaux de Bord du Manager Innovant Lire la fiche, extrait et commentairesLes Tableaux de Bord du Manager Innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe

Auteur : Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles

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Cet ouvrage est la synthèse de plus de vingt-cinq ans de conception de système de pilotage par tableaux de bord en France et à l'Étranger. Illustré de nombreux cas concrets, de l'entreprise traditionnelle à la SCOP, ce livre vous guide pas à pas pour construire le système de tableaux de bord de pilotage réparti dans l'entreprise.

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L'ouvrage, l'Essentiel du tableau de bord avec Excel", est un guide pratique pour concevoir et construire un tableau de bord de pilotage en utilisant le tableur Excel® de Microsoft®.

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L'essentiel du tableau de bord
Méthode complète et mise en pratique avec Excel

Auteur : Alain Fernandez
Editeur : Eyrolles
5ème édition révisée et complétée
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Ce livre est spécifiquement destiné aux PME ainsi qu'aux services qui disposent d'un degré d'autonomie suffisant pour mettre en oeuvre de leur propre chef un tableau de bord performant, personnalisé et rapidement opérationnel et ce, à moindres coûts...

La première partie, "Conception", suit la construction du tableau de bord d'une petite unité commerciale et déroule le processus de création en cinq étapes (Gimsi® lite).
La seconde partie, "Réalisation", vous accompagne pas à pas dans l'utilisation du tableur Excel® pour réaliser un tableau de bord personnalisé et parfaitement opérationnel.

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Les nouveaux tableaux de bord des managers
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Le projet Business Intelligence clés en main

sixième édition, plus de 40 000 exemplaires vendus

Auteur : Alain Fernandez
Editeur : Eyrolles
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Un système de Business Intelligence ne vise d'autres buts que celui de faciliter la prise de décision à tous les niveaux de l'entreprise. Et ce, grâce à un réseau de tableaux de bord de nouvelle génération judicieusement composés...

On ne peut pas se contenter des classiques indicateurs de coûts pour piloter dans l'urgence et l'incertain. Le système décisionnel à base de tableaux de bord opérationnel doit être capable de mesurer, en temps réel, toutes les autres formes de valeur ajoutée (délais, qualité, processus internes et externes, satisfaction client, bien-être des salariés, capacité d'innovation, qualité des relations partenaires, impact environnemental, etc. etc.)

Après un rappel sur le rôle et l'importance de mettre en place un principe de mesure de la performance parfaitement adaptée et ce, que que soit le type d'organisation (c'est aussi vrai pour les organisations publiques), cet ouvrage développe une approche pratique et concrète de la construction des tableaux de bord en replaçant la conception du système dans les dimensions de l'entreprise, des hommes et de la technologie.

De la sélection des objectifs au choix et à la mise en oeuvre des outils de la Business Intelligence, cette étude traite les 10 étapes de la démarche et notamment les délicates questions de collecte, consolidation et intégrité des données et d'accompagnement du changement, points clé de la réussite du projet.
Une étude de cas complète illustre la démarche.

Cet ouvrage s'adresse à tous les acteurs de l'entreprise en charge de la mesure et du pilotage. Contrôleurs de gestion, DSI, responsables qualité, managers et responsables opérationnels, chefs de projet et consultants trouveront les réponses adaptées à leurs préoccupations respectives.

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