Définition et principe du tableau de bord de l'entreprise

24 septembre 2018  Par                   Partagez
Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs piochés ici ou la et placés à la va-comme-je-te-pousse sur un même écran. Ce n'est pas non plus un outil de gestion exclusivement tourné vers les résultats, le passé. Le tableau de bord est avant tout l'instrument clé d'un pilotage pro-actif rendant possible l'entreprise innovante. Voyons le principe et la manière de le concevoir pour parvenir à bâtir une véritable aide à la décision pour tous les acteurs de l'entreprise, une étape fondamentale pour toute innovation managériale.

La prise de température n'a jamais guéri qui que ce soit. Elle reste cependant indispensable pour établir un diagnostic et conduire à la guérison. (piloter.org)

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

  • Définition
Un tableau de bord est avant tout un instrument d'aide à la décision.
Il mesure la performance afin de mieux évaluer le chemin parcouru et le chemin restant à parcourir pour accéder aux objectifs de performance.
Il présente les éléments d'appréciation pour juger de la situation sous l'éclairage des objectifs de performance. Doit-on continuer ainsi ? Faut-il renforcer les actions ou plus radicalement infléchir la démarche ?
Il contribue ainsi à réduire l'incertitude et offre une meilleure appréciation des risques inhérents à toutes prises de décision.


Le tableau de bord construit pas à pas avec l'ouvrage l'Essentiel du tableau de bord (voir plus bas)

Principe du tableau de bord actuel

Délaisser l'outil de contrôle pour adopter l'instrument de pilotage, c'est passer d'une attitude "réactive" à une conduite "pro-active"

Trop longtemps utilisé comme un simple outil de contrôle, il est grand temps de changer de logique pour qu'enfin cet instrument soit exploité à sa juste mesure, c'est-à-dire pour une aide au pilotage à part entière. Le tableau de bord de pilotage est la brique essentielle à toute démarche de progrès conçue dans un esprit de performance durable.

du contrôle au pilotage

En effet, cet instrument de mesure de la performance ne sert pas uniquement à "contrôler" la conformité de l'effort accompli selon les prévisions initiales. Le tableau de bord de pilotage, objet de ce site, va bien au delà de cette conception que l'on peut qualifier de "traditionnelle" et totalement dépassée aujourd'hui.

Cet instrument apporte un éclairage précis de la situation en cours, orientée selon les objectifs de la démarche stratégique engagée. À la lecture des indicateurs de performance, le décideur ou l'équipe de décideurs sont alors à même d'évaluer la pertinence des actions engagées pour atteindre les objectifs tactiques. Ils sont aussi mieux armés pour étudier l'opportunité de nouvelles actions. C'est dans cet esprit qu'ils assurent un pilotage "pro-actif" et non pas uniquement "réactif".

L'instrument clé du déploiement stratégique

On comprend aussi mieux le rôle de premier plan joué par cet indispensable instrument pour le déploiement de la stratégie. La stratégie aussi bien conçue soit-elle ne devient effective qu'une fois déployée dans l'entreprise. C'est-à-dire lorsque tous les décideurs de terrain concernés ont bien compris et accepté leur mission "tactique" précisée par des objectifs de performance bien spécifiques.

Ils conçoivent alors leur instrument d'aide au pilotage, le tableau de bord donc, en parfait accord avec la démarche engagée à leur niveau pour rendre la stratégie concrète. Les objectifs de performance sont l'expression de la déclinaison de la stratégie sur le terrain, en phase avec les besoins spécifiques du manager et de l'équipe autonome le cas échéant. C'est dire à quel point la sélection des objectifs de performance est la clé de voûte du projet.

Mais qu'est-ce que la Performance ?

La performance s'exprime selon deux dimensions étroitement liées : l'efficacité et l'efficience.
  • L'efficacité, c'est poursuivre les bonnes actions pour atteindre les objectifs fixés.
  • L'efficience, c'est s'assurer que l'on utilise au mieux les moyens impartis.

Efficacité et Efficience

Poursuivre un objectif stratégique, c'est piloter en respectant bien les deux dimensions. C'est là où le tableau de bord de pilotage marque la différence avec une approche plus classique, plus ancienne.

Ainsi, se contenter de ne piloter que l'efficience, c'est à la portée d'un instrument comptable. Mais piloter l'efficacité exige une tout autre conception de l'outil tableau de bord, une nouvelle approche des indicateurs de performance et de leur usage. C'est là l'objet de ce site ainsi que des ouvrages associés. maintenant passons à la phase pratique et voyons comment le réaliser.

Comment faire un tableau de bord ?

Voyons dès à présent les six étapes incontournables d'une démarche type:

1) Définir les axes de progrès

Par définition, un tableau de bord sert à piloter une démarche de progrès. Il s'agit en effet de prendre les bonnes décisions pour atteindre l'horizon fixé. Il semble donc évident que la toute première phase du projet soit nécessairement de fixer et de formaliser ledit horizon. C'est là le thème de la définition de la stratégie d'entreprise. Bon. Toutes les entreprises ne bâtissent pas nécessairement une stratégie. En revanche, ou en tout cas on l'espère, elles sont engagées dans une démarche de progrès en continu.

2) Préciser les points d'intervention

Une démarche de progrès donnée n'a pas pour finalité de mettre l'entreprise cul par-dessus tête. Seuls un certain nombre de processus sont concernés par cette démarche. Il s'agit donc d'identifier les processus et activités concernés et donc les femmes et les hommes en charge du déploiement stratégique. Ce sont eux qui seront équipés en priorité d'un tableau de bord réactualisé.

3) Sélectionner les objectifs de performance

Sur le terrain, chaque manager, chaque équipe autonome est en charge de décliner la stratégie c'est à dire de conduire les tactiques qui permettront de la réaliser. Les objectifs de performance matérialisent le but à atteindre localement pour accomplir la stratégie ou la démarche de progrès choisie. La sélection des objectifs de performance est quelque part la phase la plus importante du projet. C'est aussi à ce stade que l'on élabore les plans d'action.

4) Sélectionner les indicateurs de performance

C'est une fois parvenu à ce stade que l'on peut choisir les indicateurs de performance les plus pertinents pour piloter la prise de décision afin qu'elle soit parfaitement en phase avec : la stratégie poursuivi, le contexte spécifique, les besoins des décideurs et surtout les actions à piloter.

5) Structurer le tableau de bord

On dispose maintenant de tous les éléments pour structurer le tableau de bord afin qu'il soit un bon passeur de sens et une aide à la décision, encore faut-il respecter les quelques règles ergonomiques spécifiques à cet instrument essentiel pour le manager et les équipes autonomes.

6) Audit

Au fil du temps, l'entreprise évolue, la connaissance s'affine, et aussi les perspectives stratégiques peuvent changer. Périodiquement, il sera plus qu'utile de vérifier la pertinence de l'outil afin de s'assurer
  • 1) de sa parfaite adéquation avec les objectifs poursuivis,
  • 2) qu'il est bien en phase avec les actions lancées et
  • 3) qu'il est correctement utilisé.

Les Méthodes

Cette démarche ici présentée en 6 étapes est bien sûr fortement inspirée de la méthode Gimsi®
  • La méthode Gimsi est orientée projet décisionnel assez conséquent. En 10 étapes, elle couvre tous les aspect du projet Business Intelligence afin qu'il remplisse pleinement son office, c'est à dire faciliter la prise de décision pour tous les acteurs concernés.
  • Pour les projets plus léger, il exister une méthode pour réaliser son tableau de bord avec Excel dite "lite" qui couvre les 5 étapes fondamentales pour bâtir un outil de mesure de la performance et de pilotage, personnel ou pour une équipe.
  • Enfin, plus récente, la démarche Socride, prolonge la méthode Gimsi pour faciliter la prise de décision en équipe, une phase incontournable de toutes innovations managériales.

Les Outils

  • Concevoir et réaliser son Tableau de bord avec Excel de Microsoft est tout à fait une solution viable pour les projets légers.
  • Bien entendu il vaut mieux utiliser un outil spécifique de la Business Intelligence, dès que le projet décisionnel devient un poil conséquent. La maintenance et le déploiement des solutions Excel, ne sont pas une sinécure.
  • Enfin les solutions d'outils BI Open Source sont aussi des voies à étudier, aucun doute à ce sujet.
  • Le brainstorming est une technique à retenir pour faciliter la production d'idées notamment pour le choix des objectifs et la sélection des indicateurs de performance.
  • Le diagramme d'affinité est alors un outil incontournable.

Quels indicateurs de performance ?

Un tableau de bord se compose d'au moins un écran présentant les indicateurs de performance. Ceux-ci reflètent le plus précisément possible la quête de performance au sens de la stratégie choisie, des particularités du secteur d'activité et des besoins spécifiques du décideurs ou de l'équipe autonome. Il est bien évident qu'il ne s'agira pas de piocher à droite ou à gauche des indicateurs types. C'est une erreur magistrale de procéder ainsi. Un indicateur de performance est nécessairement choisi par les acteurs de terrain concernés.

Indicateur type
Un indicateur type construit avec Excel pas à pas avec l'ouvrage l'Essentiel du tableau de bord (voir ci-dessous)

Indicateur mal choisi : Danger !

Un tableau de bord construit de bric et de broc, sans une parfaite logique de conception impliquant les décideurs, est au mieux inutile. Il sera vite remisé. Au pire, il est totalement néfaste puisqu'il peut inviter à prendre des décisions hors de propos.

Un exemple trivial pour illustrer ce danger : Un indicateur type de la profession mesure des quantités. Le concepteur pensant bien faire a placé cet indicateur en bonne position sur votre tableau de bord. Pourtant, aucun de vos objectifs de performance liés à la stratégie ne vous demande d'améliorer les quantités produites. Mais cet indicateur vous incitera à agir en ce sens, aux dépens des véritables objectifs de performance indispensables pour accomplir la stratégie.

Ce tableau de bord est donc totalement contre-productif. D'où l'importance de consacrer le temps nécessaire, et d'adopter la méthode adéquate pour réaliser un véritable outil d'aide à la décision en parfait accord avec les décideurs concernés et la stratégie à accomplir.

Composition du tableau de bord

Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs. Il est structuré de manière à transmettre du mieux possible le "sens" de l'information.
  • Il est donc équilibré, c'est à dire que les indicateurs sont mis en balance pour éviter les comportements inconsidérés. Le décideur n'a pas des oeillères et surveille donc l'action engagée et ses conséquences.
  • Il offre l'accès à l'information complète. Un indicateur présente impérativement à la demande le détail des informations ayant servi à sa construction. Le tableau de bord est aussi un outil d'analyse.
  • Il suggère des pistes de réflexion. Les tableaux de bord les mieux conçus ouvrent l'accès à des outils plus prospectifs comme, par exemple, les bases OLAP et tableaux dynamiques, voire le datamining pour les décideurs les plus avertis.

Les méthodes La méthode Gimsi lite pour les projets léger. Pour bâtir un un projet décisionnel global pour l'entreprise, la méthode Gimsi en dix étapes est ici détaillée. Pour rendre possible l'innovation manégeriale et dynamiser la prise décision en équipe voir la démarche Socride qui prolonge et complète la méthode Gimsi pour ce thème bien précis.

Référence : Les tableaux de bord du manager innovant

Il est désormais évident qu'une entreprise ne sera réactive, pro-active et innovante uniquement si elle sait déléguer la prise de décision auprès des acteurs de terrain et des équipes autonomes.

Pour parvenir à bâtir des organisations réticulaires, responsables et "libérées", il faut donc commencer par réformer la mesure de la performance, et construire des tableaux de bord parfaitement adaptés aux besoins des décideurs de terrain, individuels ou en équipe, tout en assurant la cohérence stratégique globale.

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Á ce sujet, voir aussi

L'Essentiel du tableau de bord avec Excel

Ce second ouvrage, cinquième édition, plus de 30 000 exemplaires vendus, est un guide pratique pour concevoir et construire un tableau de bord de pilotage en utilisant le tableur Excel® de Microsoft®.

Ce livre est spécifiquement destiné aux PME, aux petites unités et à tous ceux qui souhaitent un tableau de bord performant, personnalisé et rapidement opérationnel et ce, à moindres coûts.

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La première partie, "Conception", suit la construction du tableau de bord d'une petite unité commerciale et déroule le processus de création en cinq étapes (Gimsi® lite).
La seconde partie, "Réalisation", vous accompagne pas à pas dans l'utilisation du tableur Excel® pour réaliser un tableau de bord personnalisé et parfaitement opérationnel.

Nul besoin d'être un expert en tableur, seules des fonctions de bases sont exploitées. Tous les exemples décrits dans cet ouvrage, dont le tableau de bord final de la société exemple, sont disponibles au téléchargement : Exemples à télécharger.


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