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Définition et principe du tableau de bord de l'entreprise

Mis à jour le 29 décembre 2020  Par   Partagez
Le tableau de bord est l'instrument clé de l'indispensable pilotage pro-actif. Ce n'est pas un simple présentoir d'indicateurs piochés ici ou là, comme on le voit trop souvent. Ce n'est pas non plus un outil de gestion exclusivement tourné vers les résultats, le passé. Voyons le principe et la méthode de conception pour bâtir une aide à la décision et au pilotage pour tous (ou quasiment).

La prise de température n'a jamais guéri qui que ce soit. Elle reste cependant indispensable pour établir un diagnostic et conduire à la guérison. (piloter.org)

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

Définition du TdB

Un tableau de bord est avant tout un instrument d'aide à la décision facilitant le pilotage pro-actif. Il mesure la performance afin de mieux évaluer le chemin parcouru et le chemin restant à parcourir pour accéder aux objectifs de performance et présente les éléments d'appréciation pour juger de la situation.

Doit-on continuer ainsi ? Faut-il renforcer les actions ? Faut-il infléchir la démarche ? Donner des éléments de réponses à ces questions cruciales, c'est là le rôle d'un tableau de bord bien conçu. Pour cela il est structuré, organisé, personnalisé et spécifique. Il est parfaitement adapté :

  • 1. aux besoins du ou des décideurs
  • 2. au système à piloter
  • 3. à la stratégie à conduire
  • 4. à la tactique à mettre en oeuvre
  • En substance, il contribue à réduire l'incertitude et offre une meilleure appréciation des risques inhérents à toutes prises de décision.


Le tableau de bord construit pas à pas avec l'ouvrage "L'essentiel du tableau de bord"

Comment faire un tableau de bord ? La méthode

Voyons dès à présent les 6 étapes incontournables de la démarche :

1) Définir les axes de progrès

Par définition, un tableau de bord sert à piloter une démarche de progrès. Il s'agit en effet de prendre les bonnes décisions pour atteindre l'horizon fixé. Il semble donc évident que la toute première phase du projet soit nécessairement de fixer et de formaliser ledit horizon.

C'est là le thème de la définition de la stratégie d'entreprise. Bon. Toutes les entreprises ne bâtissent pas nécessairement une stratégie. En revanche, ou en tout cas on l'espère, elles sont engagées dans une démarche de progrès en continu. Une entreprise se doit de s'inscrire effectivement dans une spirale d'amélioration concertée afin d'être toujours en phase avec son contexte concurrentiel.

2) Préciser les points d'intervention

Une démarche de progrès donnée n'a pas pour finalité de mettre l'entreprise cul par-dessus tête. Seuls un certain nombre de processus sont concernés par cette démarche. Il s'agit donc d'identifier les processus et activités concernés et donc les femmes et les hommes en charge du déploiement stratégique.

Ce sont eux qui seront équipés en priorité d'un tableau de bord réactualisé afin de piloter le processus d'amélioration prévu. Il s'agit en effet d'être en mesure de prendre les décisions adéquates et nécessairement ad hoc sur le terrain, pour ne pas perdre de temps.

3) Sélectionner les objectifs de performance

Sur le terrain, chaque manager, chaque équipe autonome est en charge de décliner la stratégie c'est-à-dire de conduire les tactiques qui permettront de la réaliser. Les objectifs de performance matérialisent le but à atteindre localement pour accomplir la stratégie ou la démarche de progrès choisie.

La sélection des objectifs de performance est quelque part la phase la plus importante du projet. Cette phase impose en effet la direction à suivre tout comme le rythme de travail d'amélioration. Il est indispensable que les acteurs de terrain en charge du projet d'amélioration soient partie prenante durant cette phase essentielle. C'est aussi à ce stade que l'on élabore les plans d'action.

4) Sélectionner les indicateurs de performance

C'est une fois parvenu à ce stade que l'on peut choisir les indicateurs de performance les plus pertinents pour piloter la prise de décision afin qu'elle soit parfaitement en phase avec : la stratégie poursuivi, le contexte spécifique, les besoins des décideurs et surtout les actions à piloter.

Là encore ce sont les acteurs de terrain qui choisissent ou tout au moins participent activement à cette phase de sélection. Ce sont effectivement eux qui seront en charge de prendre les décisions en s'appuyant sur les informations portées par ces indicateurs. La question de la confiance se pose entièrement.

5) Structurer le tableau de bord

On dispose maintenant de tous les éléments pour structurer le tableau de bord afin qu'il soit un bon passeur de sens et une aide à la décision. Encore faut-il respecter les quelques règles ergonomiques spécifiques à cet instrument essentiel pour le manager et les équipes autonomes.

Les indicateurs ne sont pas distribués à la "va comme je te pousse". Au contraire, il s'agit d'organiser la disposition des indicateurs afin que le message porté par ceux-ci soit le plus complet possible. Un tableau de bord doit être équilibré.

6) Audit

Au fil du temps, l'entreprise évolue, la connaissance s'affine, et aussi les perspectives stratégiques peuvent changer. Périodiquement, il sera plus qu'utile de vérifier la pertinence de l'outil afin de s'assurer :
  • 1) de sa parfaite adéquation avec les objectifs poursuivis,
  • 2) qu'il est bien en phase avec les actions lancées et
  • 3) qu'il est correctement utilisé.

Cette ultime phase n'est que rarement jugée à sa juste valeur. Elle est pourtant d'une importance primordiale. Le système ne fonctionne que si et seulement si les décideurs, le tableau de bord et le contexte à piloter sont parfaitement en phase.

Composition du tableau de bord

Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs. Il est structuré de manière à transmettre du mieux possible le "sens" de l'information.

  • Il est donc équilibré, c'est à dire que les indicateurs sont mis en balance pour éviter les comportements inconsidérés. Le décideur n'a pas des oeillères et surveille donc l'action engagée et ses conséquences.
  • Il offre l'accès à l'information complète. Un indicateur présente impérativement à la demande le détail des informations ayant servi à sa construction. Le tableau de bord est aussi un outil d'analyse.
  • Il suggère des pistes de réflexion. Les tableaux de bord les mieux conçus ouvrent l'accès à des outils plus prospectifs comme, par exemple, les bases OLAP et tableaux dynamiques, voire le datamining pour les décideurs les plus avertis.

Quels indicateurs de performance ?

Un tableau de bord se compose d'au moins un écran présentant les indicateurs de performance. Ceux-ci reflètent le plus précisément possible la quête de performance au sens de la stratégie choisie, des particularités du secteur d'activité et des besoins spécifiques du décideurs ou de l'équipe autonome. Il est bien évident qu'il ne s'agira pas de piocher à droite ou à gauche des indicateurs types. C'est une erreur magistrale de procéder ainsi.

Un indicateur de performance est nécessairement choisi par les acteurs de terrain concernés.

Indicateur type
Un indicateur type construit avec Excel pas à pas avec l'ouvrage "L'essentiel du tableau de bord"

Indicateur mal choisi : Danger !

Un tableau de bord construit de bric et de broc, sans une parfaite logique de conception impliquant les décideurs, est au mieux inutile. Il sera vite remisé. Au pire, il est totalement néfaste puisqu'il peut inviter à prendre des décisions hors de propos.

Un exemple trivial pour illustrer ce danger : Un indicateur type de la profession mesure des quantités. Le concepteur pensant bien faire a placé cet indicateur en bonne position sur votre tableau de bord. Pourtant, aucun de vos objectifs de performance liés à la stratégie ne vous demande d'améliorer les quantités produites. Mais cet indicateur vous incitera à agir en ce sens, aux dépens des véritables objectifs de performance indispensables pour accomplir la stratégie.

Ce tableau de bord est donc totalement contre-productif. D'où l'importance de consacrer le temps nécessaire, et d'adopter la méthode adéquate pour réaliser un véritable outil d'aide à la décision en parfait accord avec les décideurs concernés et la stratégie à accomplir.

L'instrument clé du déploiement stratégique

Délaisser l'outil de contrôle pour adopter l'instrument de pilotage, c'est passer d'une attitude "réactive" à une conduite "pro-active".

Trop longtemps utilisé comme un simple outil de contrôle, il est grand temps de changer de logique pour qu'enfin cet instrument soit exploité à sa juste mesure, c'est-à-dire pour une aide au pilotage à part entière. Le tableau de bord de pilotage est la brique essentielle à toute démarche de progrès conçue dans un esprit de performance durable.

Du contrôle au pilotage

En effet, cet instrument de mesure de la performance ne sert pas uniquement à "contrôler" la conformité de l'effort accompli selon les prévisions initiales. Le tableau de bord de pilotage, objet de ce site, va bien au delà de cette conception que l'on peut qualifier de "traditionnelle" et totalement dépassée aujourd'hui.

Cet instrument apporte un éclairage précis de la situation en cours, orientée selon les objectifs de la démarche stratégique engagée. À la lecture des indicateurs de performance, le décideur ou l'équipe de décideurs sont alors à même d'évaluer la pertinence des actions engagées pour atteindre les objectifs tactiques. Ils sont aussi mieux armés pour étudier l'opportunité de nouvelles actions. C'est dans cet esprit qu'ils assurent un pilotage "pro-actif" et non pas uniquement "réactif".

On comprend aussi mieux le rôle de premier plan joué par cet indispensable instrument pour le déploiement de la stratégie. La stratégie aussi bien conçue soit-elle ne devient effective qu'une fois déployée dans l'entreprise. C'est-à-dire lorsque tous les décideurs de terrain concernés ont bien compris et accepté leur mission "tactique" précisée par des objectifs de performance bien spécifiques.

Ils conçoivent alors leur instrument d'aide au pilotage, le tableau de bord donc, en parfait accord avec la démarche engagée à leur niveau pour rendre la stratégie concrète. Les objectifs de performance sont l'expression de la déclinaison de la stratégie sur le terrain, en phase avec les besoins spécifiques du manager et de l'équipe autonome le cas échéant. C'est dire à quel point la sélection des objectifs de performance est la clé de voûte du projet.

Qu'est-ce que la Performance ?

La performance s'exprime selon deux dimensions étroitement liées : l'efficacité et l'efficience.

  • L'efficacité, c'est poursuivre les bonnes actions pour atteindre les objectifs fixés.
  • L'efficience, c'est s'assurer que l'on utilise au mieux les moyens impartis.

Efficacité et Efficience

Poursuivre un objectif stratégique, c'est piloter en respectant bien les deux dimensions. C'est là où le tableau de bord de pilotage marque la différence avec une approche plus classique, plus ancienne.

Ainsi, se contenter de ne piloter que l'efficience, c'est à la portée d'un instrument comptable. Mais piloter l'efficacité exige une tout autre conception de l'outil tableau de bord, une nouvelle approche des indicateurs de performance et de leur usage. C'est là l'objet de ce site ainsi que des ouvrages associés. maintenant passons à la phase pratique et voyons comment le réaliser.

Ressources web

À ce sujet, voir aussi

  • À quoi peut sert un tableau de bord ?
    C'est un instrument pour piloter le progrès. Il sert à mesurer l’amélioration selon un axe de développement choisi. Il permet ainsi de juger la pertinence des actions engagées.
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    Faciliter la prise de décision en équipe, c'est se placer en pole position pour rendre possible l'entreprise du 21ème siècle, coopérative, pro-active, et donc innovante.
  • Le tableau de bord avec excel, la méthode
    Principe et méthode conception et réalisation du tableau de bord avec le tableur Excel de Microsoft. Les points clés, le pourquoi et le comment, les gains prévisibles, visibles et gains cachés.
  • Comment Choisir les Objectifs de Performance
    La réussite du projet management de la performance, pilotage et tableaux de bord repose sur cette phase fondamentale de sélection coopérative des objectifs de performance.

Livres de référence

Le livre "Les tableaux de bord du manager Innovant" développe une démarche concrète pour bâtir le système de pilotage favorisant la délégation de la prise de décision auprès des managers et des équipes de terrain...

Tableaux de bord du manager innovant, le livreLes tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe

Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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L'ouvrage, "L'essentiel du tableau de bord avec Excel", est un guide pratique pour concevoir et construire un tableau de bord de pilotage en utilisant le tableur Excel® de Microsoft®. 5 étapes, 15 outils et 15 fiches pratiques...

Tableau de bord avec  Excel L'essentiel du tableau de bord
Méthode complète et mise en pratique avec Microsoft Excel

Alain Fernandez
5ème édition Eyrolles
280 pages

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Ce troisième ouvrage, "Les nouveaux tableaux de bord des managers" est le livre de référence de la méthode Gimsi ®. Une méthode en 10 étapes pour bâtir le système décisionnel de l'entreprise...

Les nouveaux tableaux de bord des managersLes nouveaux tableaux de bord des managers
Le projet Business Intelligence clés en main

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468 pages

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Un système de Business Intelligence ne vise d'autres buts que celui de faciliter la prise de décision à tous les niveaux de l'entreprise. Et ce, grâce à un réseau de tableaux de bord de nouvelle génération judicieusement composés...


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