Comment prendre des notes avec Evernote

Les fiches du dossier: "Outils efficacité"

Comment prendre des notes en ligne

Il existe aujourd'hui d'excellents outils pour archiver le fruit de ses recherches de documents en ligne. Étudions l'outil Evernote ®, le plus populaire encore aujourd'hui. Il est gratuit dans sa version de base. Cette version, quoique limitée, s'avère bien suffisante pour répondre aux situations les plus courantes de la prospection d'information. Remarque : un classement thématique en accord avec son plan de travail est la clé d'une bonne collecte d'informations. Voyons cela.

Le bon outil de prise de notes sur le web c'est celui qui vous permet de retrouver facilement l'information.

1) Pourquoi est-ce important ?, 2) Objectifs, 3) Evernote, 4) Clipper, 4) Erreurs à ne pas commettre 6) Ressources

Pourquoi un outil de prise de notes est-il indispensable ?

Prospecter de l'information sur le web, c'est prendre le risque de trouver justement une multitudes d'informations. Impossible de mémoriser les adresses internet des pages d'intérêts et les bookmarks ou signets des navigateurs s'avèrent bien limité. Il n'est alors que temps d'adopter un outil de prise de notes en ligne. Nous étudierons ici l'outil Evernote ® que j'utilise personnellement depuis une bonne dizaine d'années. De toutes façons la logique adoptée par les produits concurrents est assez équivalente.

Il existe d'autres produits aux fonctionnalités similaires tels que Simplenote®, Google keep®, ou encore Onenote® de Microsoft®.

Objectifs de cette fiche pratique

Objectif : Maîtriser la prospection d'informations sur le web.
Résultat attendu : Utiliser un outil de prise de note en ligne, Evernote en l'occurence.
Conseil : la qualité du classement des notes conditionne l'intérêt de la prospection.
Risques d'échec : S'imaginer que l'on mémorise les adresses web et ne pas les enregistrer immédiatement.

Evernote présentation rapide

Evernote, l'outil utilisé comme exemple ici, est un instrument simple et intuitif. Nul besoin de se plonger dans le mode d'emploi pour commencer à l'utiliser. Vous pouvez ainsi très aisément définir des dossiers thématiques pour mieux organiser les notes saisies à la volée.

Une " note " peut être une page web, un fichier particulier, un article au format PDF, une vidéo ou encore un simple texte rapidement tapé. Pour mieux standardiser les notes manuelles, l'outil propose en option des modèles prédéfinis.

Evernote mini-guide de démarrage en 4 temps

1. Inscrivez-vous sur le site de l'éditeur et sélectionnez l'option " Basic ". Cette version, quoique limitée, s'avère bien suffisante pour répondre aux situations les plus courantes d'une autoformation.
- Le site de evernote.com en version française
2. Téléchargez et installez l'outil Evernote.
3. Installez l'outil de capture web " clipper " comme extension du navigateur (Chrome, Firefox, etc.) Cet outil est incontournable pour réaliser les captures d'écran web des pages d'intérêt.
4. Essayez-le sans tarder. Les commandes disponibles tombent sous le sens, l'outil est ergonomiquement bien conçu.

Synchronisation

Tous vos documents sont accessibles quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Que vous soyez chez vous depuis votre PC ou en séminaire avec votre smartphone, vous accédez aussi aisément à votre compte pour consulter, organiser ou créer de nouvelles notes.
Tous les outils de saisies de notes en ligne cités ici procèdent de la même façon. Ils utilisent un stockage de type " cloud " afin que toutes les notes soient aisément accessibles quel que soit le lieu et quel que soit l'appareil utilisé (PC, smartphone, tablette).

L'outil Clipper et la fonction de surlignage

Vous avez trouvé un article intéressant sur le web et vous souhaitez le conserver. Vous avez notamment repéré quelques phrases significatives qui correspondent au plus près de votre sujet d'étude. L'outil clipper vous permet de les surligner simplement avant de sauver et de classer l'article dans votre espace personnel.

L'outil clipper d'evernote

Classer ses notes

Ensuite, il s'agit d'organiser ses notes. Pour cela, l'outil dispose d'une fonction " Étiquettes ". Il suffit donc de libeller ces notes selon le thème afin de les retrouver plus aisément. Les notes sont regroupées dans des carnets pour un classement de niveau supérieur en accord avec son plan de travail.

Etudier la philosophie

Pour l'exemple ci-dessus, on retrouve l'article précédemment sauvé et justement classé.
Il est tout à fait possible de poursuivre plusieurs thèmes d'étude en même temps. Pour l'exemple suivant, l'auto-apprenant a décidé d'étudier les fondamentaux de la philosophie.
C'est une ambition personnelle qui ne l'empêche pas, bien au contraire, de se perfectionner dans les techniques du management. Il suffit dans ce cas de créer un second compte sur Evernote et de passer de l'un à l'autre à volonté.

Etudier le management

L'outil clipper d'evernote pour le management

Synthèse

Les outils de saisie de notes en ligne sont indispensables pour une autoformation réussie. Il suffit d'en équiper son smartphone et son PC pour retrouver ses dossiers en tout lieu et à tout moment. Les fonctions de bases présentées ici sont suffisantes pour démarrer son autoformation.

Pour les utilisateurs plus exigeants, les versions payantes de ces outils proposent, entre autres avantages, la possibilité de collaborer à plusieurs au sein d'espaces partagés. Une fonction intéressante lorsque l'on partage des thèmes d'étude avec d'autres apprenants. Autant mettre en commun le fruit de ses recherches, c'est un gain de temps pour chacun des participants.

Remarque

Personnellement, je me contente de la version de base de l'outil Evernote. Elle me suffit amplement pour mes besoins d'autoformation. En revanche, si les fonctionnalités de la version de base vous semblent trop limitées, il sera sûrement judicieux de procéder à un audit des autres outils de saisie de notes avant de passer à la version payante.

Outil concurrents

À noter : l'outil OneNote fait partie de la suite office de Microsoft.

Classer ses notes

Chacun trouvera la technique de classement des notes qui lui convient. La plus simple reste encore d'adopter une démarche thématique selon l'approche que l'on a des thèmes à connaître. Il semble cependant assez logique que la structure de classement des documents à conserver soit en accord avec le plan que nous avons préparé au début de cette étude.

Les erreurs à ne pas commettre

Deux erreurs typiques, on y échappe qu'avec précaution et méthode.

1) Le syndrome de " Diogène "

Profiter de la taille des disques de stockage pour couper à la corvée de tri n'est vraiment pas la solution. Stocker des articles que l'on ne lira jamais n'est pas vraiment indispensable, si ce n'est pour s'embrouiller un peu plus et ne plus parvenir à identifier les documents dignes d'intérêt.

2) Les catégories " fourre-tout " et " on verra plus tard "

Dans le même ordre d'idées, créer une rubrique des " inclassables " n'est pas une solution viable. Il est vrai que bien des articles semblent couvrir plusieurs sujets. Il faut pourtant se résoudre à choisir et à les classer dans une rubrique, et une seule.

C'est aussi dans ces cas précis que l'on apprécie une plus large facilitation de l'utilisation d'une " taxonomie ", c'est-à-dire d'un système d'indexation personnel à l'aide d'étiquettes et de " tags ". Un document est ainsi associé à un ou plusieurs mots-clés précisant son contenu. D'une simple recherche, on retrouve tous les documents utilisant le même mot-clé, quel que soit le dossier d'appartenance.

À noter, les utilisateurs de Apple Mac disposent, depuis la version 10.9, d'un judicieux système de « tags » avec des puces de couleurs qui résout justement ces problèmes de classement.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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