Comment déléguer pour gérer son temps plus efficacement

Délégation et gestion du temps

Quelles tâches déléguer ?

Il n'est guère possible de tout réaliser soi-même. Bien des tâches peuvent être confiées à un collaborateur. C'est l'unique moyen de se libérer du temps pour se consacrer aux sujets plus importants qui relèvent de votre compétence. Identifier les tâches à déléguer est la toute première opération qui tombe sous le sens. Pourtant elle n'est pas si évidente que cela.

Il est en effet important de bien connaître ses collaborateurs au préalable, autant en terme de compétence que de capacité de travail. D'autre part, l'acte de déléguer nécessite un regard objectif sur ses propres capacités, là encore autant en terme de compétence que de charge de travail acceptable.

Comment déléguer efficacement ?

Je vous propose une méthode simple et efficace, c'est ainsi que bien des gestionnaire aguerris pratiquent.

Important : respecter impérativement les postulats de départ ce sont les précautions à prendre avant de lancer le processus de délégation.

• Postulat 1

  Vous avez mis votre ego en veilleuse et vous admettez que quelqu'un d'autre est capable de réaliser une tâche aussi bien sinon mieux que vous-même.
  
  Tout est là. Bien des managers en "burn-out" n'ont pas encore accepté ce constat.

• Postulat 2

  Vous évitez de déléguer uniquement les tâches les plus rébarbatives.
  
  Trop facile ! Mais les subalternes ont vite fait de comprendre le subterfuge et de se démotiver.

• Postulat 3

  Vous évitez de choisir toujours le même collaborateur dont vous êtes certain des compétences et du sérieux. Profitez-en pour tester vos autres collaborateurs.
  
  Classique, c'est toujours le ou la plus dévoué(e) qui s'y colle ! Il ou elle finira aussi par se démotiver.

• Postulat 4

  Vous résistez à la tentation de contrôler le travail en cours de réalisation à tout instant. Vous acceptez de juger sur résultats en faisant confiance aux compétences du chargé de la réalisation.
  
  Ouh! Comme c'est difficile de résister à mettre son nez dans le travail du subalterne.

• Postulat 5

  La tâche à déléguer est parfaitement identifiée, le contenu et les limites sont connus et clairement précisés.
  
  Autrement dit pas de flou. Déléguer c'est aussi aussi un travail de préparation bien conduit.

• Postulat 6

  Le collaborateur choisi est tout à fait d'accord pour prendre en charge cette tâche et la réaliser dans les délais prévus avec les critères de professionnalisme requis.
  
  Ce n'est pas toujours évident, bien des tâches plus ou moins rébarbatives sont à réaliser et on ne se bat pas au portillon pour s'y coller.

• Postulat 7

  Vous vous assurez que le collaborateur choisi dispose du temps nécessaire pour réaliser cette tâche sans trop perturber son propre plan de travail.
  
  Indispensable, si la barque est déjà chargée, il est temps de réorganiser les priorités.

• Postulat 8

  Vous acceptez que le collaborateur réalise cette tâche à sa manière, tant qu'il reste dans les règles de l'art. B
  
  Bien des managers imposent leur méthode sans penser qu'il y à peut-être bien d'autres moyens de faire.

Une fois ces conditions initiales parfaitement remplies, voyons dès à présent les dix étapes de la méthode proposée.

La méthode en 10 points du point de vue du collaborateur.

• 1) Quelle tâche me confiez-vous ?

  Prenez le temps nécessaire pour bien expliquer la tâche à réaliser.

• 2) Sommes nous en phase ?

  Assurez-vous que votre collaborateur a parfaitement saisi les enjeux, la finalité, les difficultés, les risques et les obstacles potentiels.
  

• 3) Comment je sais si j'ai réussi ?

  Exprimez clairement les attendus et les facteurs de succès.

• 4) Qu'est-ce que ça me rapporte ?

  N'omettez-pas de préciser les gains potentiels pour la personne concernée (formation, expérience...)
  

• 5) Je fais comment ?

  S'il y lieu, précisez les standards de travail.
  

• 6) J'ai quoi comme délai ?

  Précisez impérativement la deadline.
  

• 7) C'est moi qui décide ?

  Assurez-vous que le collaborateur dispose du pouvoir de décision nécessaire pour exécuter la tâche en totale autonomie.

• 8) Et si je ne comprends pas tout ?

  Prenez le temps de répondre aux questions.

• 9) Quelle est la mesure de progression ?

  Définissez ensemble une échelle de suivi, une manière de reporting.
  En fait, il ne s'agit pas de répéter à tout moment comme un disque rayé la question "Où en es-tu ?", sans pour autant plonger dans l'excès inverse avec l'abandon total du collaborateur. Il est nettement préférable de procéder à un suivi régulier par jalon dans un climat de confiance où le collaborateur n'hésitera pas à tirer le signal d'alarme dès qu'il sent une perte de repères.
  

• 10) J'ai terminé. C'est bien ?

  Au final procédez à une évaluation des résultats, une critique constructive, et n'oubliez pas de féliciter votre collaborateur pour la tâche accomplie...

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

À ce sujet, voir aussi

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Ressources web

• Why People Don’t Delegate ?
  Une réflexion sur les multiples obstacles perçus autant du côté du manager que de celui des collaborateurs (North Carolina State University).

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