Qu'est-ce que le workflow ?

Le workflow, définition

Un outil de gestion de workflow permet de modéliser et d'automatiser les flux d'informations dans l'entreprise. Par exemple, l'outil de workflow permet de préciser les circuits de cheminement de documents en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.

Workflow, flux de travaux

Workflow, littéralement "flux de travaux", est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier. Le workflow permet la modélisation des processus métier dans le cadre d'une démarche plus globale BPM Business Process Management.

Workflow administratif

Pour mieux comprendre, un exemple d'application au tertiaire avec le workflow administratif
La gestion des demandes de prêts pour un organisme bancaire, les dossiers de traitement des sinistres pour une compagnie d'assurance ou encore le remboursement de notes de frais pour tout type d'organisation sont des exemples d'application pour des outils de worflow de type administratif ou tertiaire.
Pour chacun de ces cas ci-dessus énoncés, les documents à élaborer suivent un parcours spécifique comportant des tâches de vérification, d'investigation, d'information ou d'approbation. Les outils informatiques de workflow permettent de définir le parcours de chaque type de document, de contrôler les délais et d'en suivre précisément l'exécution. L'outil de workflow est suffisamment souple pour permettre de modifier en cours de parcours le circuit prédéfini afin d'éviter toute forme de blocage.

Workflow ad hoc et workflow procédural

Le workflow de type ad hoc, au contraire du workflow procédural plus verrouillé, autorise les utilisateurs à intervenir dynamiquement sur le cheminement afin de parer plus efficacement aux imprévus.

Une rationnalisation déjà ancienne

Le workflow appliqué au tertiaire est un instrument de rationnalisation tout à fait similaire aux pratiques déjà bien anciennes pratiquées dans l'industrie.
Pour la petite histoire, le workflow dans le tertaire n'est pas non plus une invention récente liée au déploiement de l'informatique. Au cours des années 20, de nombreuses administrations utilisaient pour le transport de documents des circuits internes de tubes pneumatiques...

Sur le même sujet

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• Cartographie des processus, la méthode
• La méthode Gimsi ®
• La formation en ligne, "Concevoir le tableau de bord"
  
• Le livre Essentiel du tableau de bord propose une méthode simple et pratique pour identifier et établir la carte des processus.
  
• Sur le perfologue : Management par les processus, critiques, cas concret et analyse

Ressources

• wfmc.org, le site du Workflow Management Coalition, un groupement d'acteurs de l'univers du Workflow et du BPM.

Outils Progiciel

• bonitasoft.com, Bonita est un produit logiciel Open Source pour le projet Workflow et BPM.

Lecture recommandée

Workflow Modeling
Tools for Process Improvement and Applications Development
Alec Sharp, Patrick McDermott - Artech House
Le Workflow et la modélisation des processus. Cet ouvrage expose les techniques pour identifier, modéliser, et redessiner les processus métiers. Il explique comment implémenter le workflow. (en anglais)
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