Qu'est-ce que le workflow ?

Mise à jour le 20 avril 2021 Par Alain Fernandez

Le workflow, ou "flux de travaux" pour la traduction littérale officielle, dit bien ce qu'il veut dire. Il s'agit en effet de formaliser les traitements à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir un travail précis dans un contexte d'exécution séquentielle.

1. Définition 2. Déclinaisons 3. Ressources web 4. Autres ressources 5. À lire

Définition du workflow

Un outil de gestion de workflow permet de modéliser et d'automatiser les flux de travaux dans l'entreprise.
L'outil de workflow permet par exemple de préciser les circuits de cheminement de documents en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.

Workflow, littéralement "flux de travaux", est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.

Le workflow permet la modélisation des processus métier dans le cadre du BPM Business Process Management, une démarche plus globale.

Les déclinaisons

Il existe plusieurs types de Workflow selon le contexte et le type d'utilisation. Passons les principaux en revue :

Workflow administratif

Pour mieux comprendre, un exemple d'application au tertiaire avec le workflow administratif.

La gestion des demandes de prêts pour un organisme bancaire, les dossiers de traitement des sinistres pour une compagnie d'assurance ou encore le remboursement de notes de frais pour tout type d'organisation sont des exemples d'applications pour des outils de workflow de type administratif ou tertiaire.

Pour chacun de ces cas ci-dessus énoncés, les documents à élaborer suivent un parcours spécifique comportant des tâches de vérification, d'investigation, d'information ou d'approbation. Les outils informatiques de workflow permettent de définir le parcours de chaque type de documents, de contrôler les délais et d'en suivre précisément l'exécution. L'outil de workflow est suffisamment souple pour permettre de modifier en cours de parcours le circuit prédéfini afin d'éviter toute forme de blocage.

Piloter, c'est partager le pouvoir

Encore faut-il réformer la mesure de la performance afin qu'elle ne soit plus l'outil de contrôle, frein de l'innovation, mais bien l'instrument de pilotage pour tous.

Tableaux de bord du manager innovant, le livre

1. On réforme la mesure de la performance et on démonte les KPIs manipulateurs
2. On développe une démarche en sept étapes pour dynamiser l 'innovation en entreprise
3. Ce livre de référence est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon

Workflow ad hoc et workflow procédural

Le workflow de type ad hoc, au contraire du workflow procédural plus verrouillé, autorise les utilisateurs à intervenir dynamiquement sur le cheminement afin de parer plus efficacement aux imprévus.

Un bon outil de workflow intègre aussi la notion de traçabilité. Il s'agit de conserver la mémoire précise du traitement d'un dossier ou plus généralement d'un produit au fil du processus de réalisation.

Une rationalisation déjà ancienne

Le workflow n'est pas un concept récent. L'idée d'automatiser les flux de travaux est aussi vieille que la généralisation de l'informatique en entreprise à la fin des années 70. Depuis le concept a bien évolué tout comme les outils informatiques, la normalisation et la modélisation.
Le workflow appliqué au tertiaire est un instrument de rationalisation tout à fait similaire aux pratiques déjà bien anciennes pratiquées dans l'industrie.
Pour la petite histoire, le workflow dans le tertiaire n'est pas non plus une invention récente liée au déploiement de l'informatique. Au cours des années 20, de nombreuses administrations utilisaient pour le transport de documents des circuits internes de tubes pneumatiques...

Un article "historique" présentant les fondements du GroupWare dont le workflow peut être vu comme une des facettes Lire ici les 3 types de partage de documents.

Ressources web

wfmc.org : le site du Workflow Management Coalition, un groupement d'acteurs de l'univers du Workflow et du BPM.
ABOUT THE WORKFLOW MANAGEMENT FACILITY SPECIFICATION : le site de l'OMG (Object Management Group). Cette spécification est basée sur les travaux du WFMC (voir le lien ci-dessus) désormais disponible dans le domaine public.

Outils Progiciel

bonitasoft.com : Bonita est un produit logiciel Open Source pour le projet Workflow et BPM.
Flow.microsoft : la solution de Workflow de Microsoft avec des modèles prédéfinis.

À ce sujet, voir aussi

Les processus métiers critiques, comment les identifier ?
Qu'est-ce qu'un processus métier ? Comment identifier une activité critique ? L'ISO 9000:2000 définit ainsi le processus "Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie".
Cette définition est en fait assez incomplète. Reprenons la définition générale proposée par le Petit Robert : "Un processus est un ensemble de phénomènes conçus comme actifs et organisés...
Qu'est-ce que le BPM ? Business Process Management
Qu'est-ce que le BPM ? Business process management , gestion des processus métiers, Comment gérer le projet. BPM, Acronyme de Business Process Management, que l'on peut traduire en français par la gestion des processus métiers.
Il s'agit là d'un concept clé. En plaçant les processus métiers au centre d'une réflexion globale d'intégration (process-centric), le BPM offre un nouvel angle de perception...
Méthode Kanban
Le kanban est la méthode clé pour mettre en oeuvre le Juste à Temps, un principe de gestion industrielle où la production est tirée depuis la demande et non poussée à partir des prévisions. Le terme - Kanban - signifie étiquette en langue japonaise et c'est justement cette gestion d'étiquettes qui règle aux petits oignons les échanges d'informations entre les différents postes du processus de production afin de livrer un produit fini à -juste temps -. Voyons tout cela.
Comment Établir la Cartographie des Processus
Pour identifier les principaux processus de l'entreprise ainsi que leurs interrelations, il est indispensable d'établir La cartographie. Mais comment réaliser la cartographie des processus clés ou processus métier ? Quels sont les outils ?

Livre de référence du site

Une démarche concrète de stratégie coopérative pour une prise de décision efficace sur le terrain...

Les tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe
Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
320 pages

☛ Consultez la fiche technique »»»

Pour acheter ce livre :

Format ebook : PDF & ePub, Format Kindle

À découvrir...

Indicateur de performance, pièges et difficultés
Tous ceux qui se laissent tenter par la facilité lors du choix des indicateurs supposément de performance ne méritent pas notre compassion. Bref, tant pis pour eux s'ils se plantent ;-). Étudions les quatre principaux obstacles au bon déroulement de cette phase essentielle…