Qu'est-ce que le workflow ?

Mise à jour le 20 avril 2021 Par Alain Fernandez

Le workflow, ou "flux de travaux" pour la traduction littérale officielle, dit bien ce qu'il veut dire. Il s'agit en effet de formaliser les traitements à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir un travail précis dans un contexte d'exécution séquentielle.

1. Définition 2. Déclinaisons 3. Ressources web 4. Autres ressources 5. À lire

Définition du workflow

Un outil de gestion de workflow permet de modéliser et d'automatiser les flux de travaux dans l'entreprise.
L'outil de workflow permet par exemple de préciser les circuits de cheminement de documents en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.

Workflow, littéralement "flux de travaux", est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.

Le workflow permet la modélisation des processus métier dans le cadre du BPM Business Process Management, une démarche plus globale.

Les déclinaisons

Il existe plusieurs types de Workflow selon le contexte et le type d'utilisation. Passons les principaux en revue :

Workflow administratif

Pour mieux comprendre, un exemple d'application au tertiaire avec le workflow administratif.

La gestion des demandes de prêts pour un organisme bancaire, les dossiers de traitement des sinistres pour une compagnie d'assurance ou encore le remboursement de notes de frais pour tout type d'organisation sont des exemples d'applications pour des outils de workflow de type administratif ou tertiaire.

Pour chacun de ces cas ci-dessus énoncés, les documents à élaborer suivent un parcours spécifique comportant des tâches de vérification, d'investigation, d'information ou d'approbation. Les outils informatiques de workflow permettent de définir le parcours de chaque type de documents, de contrôler les délais et d'en suivre précisément l'exécution. L'outil de workflow est suffisamment souple pour permettre de modifier en cours de parcours le circuit prédéfini afin d'éviter toute forme de blocage.

Piloter, c'est partager le pouvoir

Encore faut-il réformer la mesure de la performance afin qu'elle ne soit plus l'outil de contrôle, frein de l'innovation, mais bien l'instrument de pilotage pour tous.

Tableaux de bord du manager innovant, le livre

1. On réforme la mesure de la performance et on démonte les KPIs manipulateurs
2. On développe une démarche en sept étapes pour dynamiser l 'innovation en entreprise
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Workflow ad hoc et workflow procédural

Le workflow de type ad hoc, au contraire du workflow procédural plus verrouillé, autorise les utilisateurs à intervenir dynamiquement sur le cheminement afin de parer plus efficacement aux imprévus.

Un bon outil de workflow intègre aussi la notion de traçabilité. Il s'agit de conserver la mémoire précise du traitement d'un dossier ou plus généralement d'un produit au fil du processus de réalisation.

Une rationalisation déjà ancienne

Le workflow n'est pas un concept récent. L'idée d'automatiser les flux de travaux est aussi vieille que la généralisation de l'informatique en entreprise à la fin des années 70. Depuis le concept a bien évolué tout comme les outils informatiques, la normalisation et la modélisation.
Le workflow appliqué au tertiaire est un instrument de rationalisation tout à fait similaire aux pratiques déjà bien anciennes pratiquées dans l'industrie.
Pour la petite histoire, le workflow dans le tertiaire n'est pas non plus une invention récente liée au déploiement de l'informatique. Au cours des années 20, de nombreuses administrations utilisaient pour le transport de documents des circuits internes de tubes pneumatiques...

Un article "historique" présentant les fondements du GroupWare dont le workflow peut être vu comme une des facettes Lire ici les 3 types de partage de documents.

Ressources web

wfmc.org : le site du Workflow Management Coalition, un groupement d'acteurs de l'univers du Workflow et du BPM.
ABOUT THE WORKFLOW MANAGEMENT FACILITY SPECIFICATION : le site de l'OMG (Object Management Group). Cette spécification est basée sur les travaux du WFMC (voir le lien ci-dessus) désormais disponible dans le domaine public.

Outils Progiciel

bonitasoft.com : Bonita est un produit logiciel Open Source pour le projet Workflow et BPM.
Flow.microsoft : la solution de Workflow de Microsoft avec des modèles prédéfinis.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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