Qu'est-ce que le Workflow ?

Définition du workflow

Le Workflow, ou "flux de travaux" pour la traduction littérale officielle, dit bien ce qu'il veut dire. Il s'agit en effet de formaliser les traitement à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir un travail précis.

Le workflow pour modéliser et automatiser les flux d'information

Un outil de gestion de workflow permet de modéliser et d'automatiser les flux d'informations dans l'entreprise.

Par exemple, l'outil de workflow permet de préciser les circuits de cheminement de documents en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.

Workflow, flux de travaux

Workflow, littéralement "flux de travaux", est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.

Le workflow permet la modélisation des processus métier dans le cadre du BPM Business Process Management, une démarche plus globale.

Workflow administratif

Pour mieux comprendre, un exemple d'application au tertiaire avec le workflow administratif
La gestion des demandes de prêts pour un organisme bancaire, les dossiers de traitement des sinistres pour une compagnie d'assurance ou encore le remboursement de notes de frais pour tout type d'organisation sont des exemples d'application pour des outils de workflow de type administratif ou tertiaire.

Pour chacun de ces cas ci-dessus énoncés, les documents à élaborer suivent un parcours spécifique comportant des tâches de vérification, d'investigation, d'information ou d'approbation. Les outils informatiques de workflow permettent de définir le parcours de chaque type de document, de contrôler les délais et d'en suivre précisément l'exécution. L'outil de workflow est suffisamment souple pour permettre de modifier en cours de parcours le circuit prédéfini afin d'éviter toute forme de blocage.

Workflow ad hoc et workflow procédural

Le workflow de type ad hoc, au contraire du workflow procédural plus verrouillé, autorise les utilisateurs à intervenir dynamiquement sur le cheminement afin de parer plus efficacement aux imprévus.

Une rationalisation déjà ancienne

Le workflow n'est pas un concept récent. L'idée d'automatiser les flux de travaux est aussi vieille que la généralisation de l'informatique en entreprise à la fin des années 70. Depuis le concept à bien évolué tout comme les outils informatiques, la normalisation et la modélisation.
Le workflow appliqué au tertiaire est un instrument de rationalisation tout à fait similaire aux pratiques déjà bien anciennes pratiquées dans l'industrie.
Pour la petite histoire, le workflow dans le tertaire n'est pas non plus une invention récente liée au déploiement de l'informatique. Au cours des années 20, de nombreuses administrations utilisaient pour le transport de documents des circuits internes de tubes pneumatiques...

A ce sujet, voir aussi

Un article "historique" présentant les fondements du GroupWare dont le workflow peut être vu comme une des facettes Lire ici les 3 types de partage de documents
Voir aussi le Business Process Management

Ressources web

wfmc.org, le site du Workflow Management Coalition, un groupement d'acteurs de l'univers du Workflow et du BPM.

Outils Progiciel

bonitasoft.com, Bonita est un produit logiciel Open Source pour le projet Workflow et BPM.

Le mot d'humeur...

Un bon outil de workflow intègre aussi la notion de traçabilité. Il s'agit de conserver la mémoire précise du traitement d'un dossier ou plus généralement d'un produit au fil du processus de réalisation.

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Lecture recommandée

Le Workflow et la modélisation des processus. Cet ouvrage expose les techniques pour identifier, modéliser, et redessiner les processus métiers. Il explique comment implémenter le workflow.

Workflow Modeling
Tools for Process Improvement and Applications Development
Alec Sharp, Patrick McDermott
Artech House (en anglais)
449 pages

Dispo : www.amazon.fr

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