Le Groupware, les outils de travail en groupe

Par Alain Fernandez

Le Groupware désigne la première génération d'outils informatiques destinés à faciliter le travail en équipe notamment en proposant une gestion complète des documents: cheminement, partage, étude et rédaction indépendamment de la localisation physique des participants. C'est là leur force.

Travailler sur les mêmes documents sans pour autant être ensemble

C’est là l'enjeu des outils du GroupWare. L’approche actuelle du groupware vient en complément des fonctions de messagerie, en y ajoutant une capacité au travail en groupe à partir d’un même référentiel.
Un système informatique classique, quelle que soit la génération, s’appuie sur une gestion de données. A contrario, un système de Groupware gère des documents.

Structure du système

La structure d’un système de Groupware sera fondée sur le document vu au sens large, intégrant le multimédia, les liens inter-application, les liens hyper-texte et HTML (Internet)...
Cet aspect est assez séduisant. Dans la vie de tous les jours, on échange plus (ou en tout cas on devrait) des informations structurées comme des documents, que des données brutes.

Le système de Groupware est, comme il se doit, fondé sur un concept d’échanges d’informations. Ces échanges peuvent être effectués au travers d’une messagerie.

L'e-mail outil simple d'emploi

La messagerie électronique est fondée sur un type de communication asynchrone de messages simples ou complexes.
L'e-mail, par essence, permet la diffusion d’informations à plusieurs correspondants.

Cet outil, très simple d’emploi, est victime de son succès. Il est en effet assez difficile de gérer les accumulations de messages. L’absence de critères de sélection et d’outils de tri rend mal aisée une utilisation rationnelle. Cependant, le courrier électronique reste irremplaçable en matière de signalisation, de communication de 1 à 1 ou de 1 à n (liste de diffusion).

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Comment écrire un email professionnel ?
Quelle que soit l'activité professionnelle exercée, il sera toujours indispensable de maintenir le lien avec ses partenaires. L’outil le plus simple reste encore l’e-mail, c'est une évidence tant l'outil est entrée dans les moeurs. Malheureusement, bien peu d'internautes l'utilisent comme il se doit. Les quelques règles énoncées ici sont un impératif pour profiter pleinement d'échanges fructueux.

Les bases d’informations partagées.

Lorsque l’on travaille en équipe, on partage le même espace, le même bureau, le même tableau et les mêmes documents de référence. Les technologies de GroupWare permettent de s’affranchir des contraintes de même lieu et de même temps, tout en offrant un espace de discussion fondé sur un référentiel commun, la base d’informations partagées, intégrant les documents structurés par thème.

Ainsi, un utilisateur pourra rapatrier à volonté sur son propre poste les divers documents de travail (mises à jour et noms des signataires). Il mettra à jour et créera ses propres documents avant de les rapatrier sur le serveur afin de les partager avec les autres membres du groupe de travail.

Cette méthode de travail est intéressante dans un cadre sans contraintes au niveau de la circulation des documents. Cette approche du travail en groupe est adaptée aux travaux de recherche ou de rédaction en commun. L’idée étant de rapprocher les outils de travail et de créativité en groupe au plus près des suites bureautiques.

Ray Ozzie, génial inventeur de Lotus Notes, le premier logiciel de travail en groupe, devenu ensuite directeur technique de Microsoft initiateur des produits de Cloud Computing de l'éditeur jusqu'en 2010 .

Le Workflow

De nombreux documents de l’entreprise doivent suivre un parcours très précis. Par exemple, le cheminement d’une note de frais est clairement défini et inclut les opérations de vérification et d’approbation. Le Workflow va permettre de définir les circuits de cheminement de chaque type de dossiers, en précisant les intervenants, les délais et les actions attendues.

L’outil de workflow est souple et permet de modifier en cours de route le circuit pour emprunter un parcours de rechange. Au contraire des deux modes précédents que nous pouvons définir comme correspondant aux processus non structurés de l’entreprise,

ce troisième mode, a contrario, correspond aux processus structurés. Aucun de ces trois types de travail en groupe ne s’exclut. Au contraire, une entreprise mettra à profit l’intégration des trois modes de fonctionnement1processus structurés.

Qu'est-ce que le workflow ?
Qu'est-ce que le Workflow ? Le Workflow, ou flux de travaux pour la traduction littérale officielle, dit bien ce qu'il veut dire. Il s'agit en effet de formaliser les traitement à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir un travail précis. Workflow procédural, workflow procédural, Workflow administratif, rationalisation

Une gouvernance coopérative n'est ni un mythe ni un luxe
C'est en effet l'unique moyen de parvenir à une indispensable intelligence collective tout en répondant aux attentes des salariés qui pour la large majorité ne supporte plus d'être considéré comme un centre de coût, réduit "au mieux" à la portion congrue des succès.
Pourquoi oublie-t-on si facilement que ce sont eux les véritables créateurs de valeurs de l'entreprise ?
Dans cette étude, nous verrons comment bâtir concrètement avec exemples à l'appui une gouvernance coopérative digne de ce nom.

La transformation démocratique de l'entreprise
Pour en finir avec le mépris, principe délétère du management d'hier et d'aujourd'hui
Auteur : Alain Fernandez
Sujet : Une étude méthodique et illustrée d'implantation d'une gouvernance coopérative au sein d'une entreprise industrielle
Pages : 360 pages
ISBN : 978-2959320422
Dispo : Cliquez sur l'image

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Remarque

Ce texte était présent dans les éditions 2,3 et 4 du livre "Les nouveaux tableaux de bord des managers". Il commençait à dater un peu et a donc été supprimé et remplacé pour les nouvelles éditions. Il est toutefois toujours disponible en ligne ici pour les lecteurs intéressés par ce thème. ©Eyrolles

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