Excel et la Business Intelligence

Par Alain Fernandez

Quels sont les avantages et les inconvénients d'utiliser Excel comme outil utilisateur de la Business intelligence? Excel est en effet devenu au fil du temps un outil Business Intelligence à part entière, voir notamment Power Pivot et Power View.

Du tableur à l'analyse de grands volumes de données

Depuis déjà une bonne décennie, Excel ne se contente plus d'être un simple tableur. Il est devenu au fil du temps un outil d'analyse de données à part entière.

Ainsi aux traditionnelles fonctions du tableur : calcul, utilisation des formules prédéfinies, création de formules personnelles et les fonctions de mise en page, Excel intègre de véritables fonctions d'analyse de données comme les tableaux croisés dynamiques.

Depuis la livraison d'Excel millésime "2013", confirmé en "2016" il n'y a plus de doute à ce sujet, le tableur est devenu un outil d'analyse Business Intelligence à part entière. Bon, avec quelques limites m'objecteront les spécialistes de la question.

Mais il faut aussi prendre en compte qu'il ne s'agit que d'un tableur très largement diffusé, et bien assez puissant pour toutes les analyses que pourra souhaiter effectuer un utilisateur très averti, voire un analyste spécialiste de la BI.

Quelques précisions à propos de Power Pivot et Power View.

Ces deux outils d'analyse BI de l'éditeur sont désormais intégrés en standard au sein même du tableur. Il suffit de les valider pour disposer de deux nouveaux onglets dans le menu général. Power Pivot est un nouvel espace de travail pour traiter de grandes quantités de données.

Il est ainsi possible de préparer des tableaux croisés dynamiques de grande taille utilisant des données provenant de plusieurs sources. Power View est un outil de visualisation et de présentation des informations.

Tables pivots ou tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques, traduction francophone un peu rapide des tables pivots, ont été un premier pas magistral dans le monde de l'analyse des données.

Connectées aux sources de données de l'entreprise, elles facilitent la manipulation des lignes et colonnes pour une étude plus pointue des informations et une meilleure compréhension du sens. Elles sont tout à fait adéquates pour manipuler le cube Olap d'une base décisionnelle. L'outil reste toutefois encore un peu trop limité pour les besoins actuels.

L'exemple de tableau croisé dynamique du livre

Dépasser les limites

Avec l'accroissement des volumes de données en circulation dans l'entreprise, il fallait dépasser les limites de capacité de traitement pour qu'excel soit un outil BI sans complexe. C'est fait avec la livraison d'Excel 2013 (et donc Excel 2016). Le tableur phare du moment intègre désormais en standard les deux produits de l'éditeur : Power Pivot et Power View.

Power pivot

Power pivot était déjà disponible pour Excel 2010. Il suffit de le télécharger ici. Désormais, il est intégré dans Excel 2013, 2016. Il suffit de le valider pour que le nouvel onglet apparaisse en haut du menu. (Ici en version US)

Power pivot est un espace de travail spécifique dans Excel qui permet de traiter de grandes quantités de données. Nous parlons là de plusieurs dizaines de millions de lignes (toutefois limité à 2Go après compression). L'utilisateur peut ainsi préparer ses données d'origines diverses) pour une analyse plus poussée.

Toutes les analyses sont faites en mémoire sur le poste de travail (moteur : VertiPaq), et vous pouvez utiliser des données de multiples sources : base de données, cube OLAP, fichiers "plats"... Pour aller plus avant, vous disposez d'un langage spécifique DAX (Data Analysis Expressions ) pour établir des relations, des calculs et des agrégats.

Power View

Power View, une fonctionnalité de SQL Server 2012 Reporting Services, est un puissant outil de visualisation et de présentation des données désormais intégré en standard dans la version Excel 2013, 2016. Il suffit de le valider (Options - compléments) et le nouvel onglet Power View apparaît en haut du menu. (Ici en version US) Remarque, c'est une application "Silverlight", il faut donc l'installer au préalable.

Comme on peut le supposer, Power View exploite les données de Power Pivot pour réaliser des présentations ou des rapports bien plus complets. C'est un véritable outil pour les analystes de la Business Intelligence.

Power Query

Avec la livraison Excel 2016, Microsoft a choisi d'intégrer aussi "Power Query" qui était précédemment un "plugin" à télécharger. Il est désormais disponible sous l'onglet "Données" puis "Récupérer et transformer" Power Query est un outil assez pratique pour mixer des données de source différentes au sein d'une même requête. Elle sera ensuite mise en forme avec Power View et Power Pivot.

Power Query sait en effet extraire les données d'une page web, d'un fichier texte ou XML, des principales bases de données SQL bien entendu, mais aussi des sources Hadoop, entre autres.

Langage DAX

Le langage DAX pour Data Analysis Expressions est un langage d'interrogation pour Microsoft Power Pivot et Power BI. Il ne s'agit pas d'un langage de programmation mais bien un langage d'interrogation pour des analyses spécifiques.

Voir ici un petit guide (bien) pratique d'initiation: Principes fondamentaux de DAX dans Power BI Desktop

Ressources web

Pour aller plus avant, consultez le site de l'éditeur dédié aux solutions "Power BI" de Microsoft.
Pour aller plus avant, consultez le site de l'éditeur dédié à l'outil Power Query
Vous pouvez aussi télécharger Power Pivot si vous ne disposez que d'une version plus ancienne d'Excel

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance, de l’aide à la décision et de la conception de tableaux de bord de pilotage. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit de nombreux projets de réalisation de système décisionnel en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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® Excel, Power Pivot, Power View, Power Query et Office sont des marques déposées de Microsoft Corp

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