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Reporting : création et diffusion de rapport d'activité

14 décembre 2021  Par   Partagez

Comment mettre en oeuvre un système de Reporting efficace et donc utile ? Commençons par étudier le principe puis nous développerons une méthode pratique avant d'aborder les produits du marché et les limites du reporting.

Ce rapport, par sa longueur même, se défend contre le risque d'être lu. Winston Churchill

Le reporting, qu'est-ce que c'est ?

Graphique stylisé

Définition

Le terme "Reporting" désigne une famille d'outils de Business intelligence destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité selon un format prédéterminé.

Ils sont essentiellement destinés à faciliter la communication de résultats chiffrés ou d'un suivi d'avancement.


Principe

L'outil de reporting assure l'interrogation des bases de données selon les requêtes SQL préparées lors de l'élaboration du modèle. Le rapport d'activité peut ensuite être publié sur l'Intranet périodiquement en automatique, ou ponctuellement à la demande.

L'outil offre bien entendu des fonctions spécifiques pour l'élaboration du modèle du rapport, des modules de calcul et de la présentation (graphiques) afin de concevoir des comptes rendus particulièrement seyants et pertinents.

Utiliser les outils de publication de rapport d'activité

Bien qu'avec les outils requêteurs, l'utilisateur peut formuler des requêtes d'interrogation "ad hoc" à volonté, les outils de reporting ne sont pas à proprement parlé des instruments d'aide à la décision.

En théorie on peut estimer qu'ils permettent au responsable de disposer d'une précieuse vue d'ensemble de son activité. En pratique, ils sont surtout destinés à "rendre compte" du travail effectué auprès de la hiérarchie.

Le reporting s'inscrit dans une longue tradition du management par le contrôle. Nous sommes bien loin des possibilités d'autonomie que peut offrir la technologie de la Business Intelligence aujourd'hui.

Aussi, on ne confondra pas Reporting avec tableau de bord. Ces deux instruments n'ont absolument rien à voir.

Comment réussir son reporting ?

Un "rapport réussi" est un rapport suffisamment pertinent et correctement présentés pour intéresser ses destinataires, soutenir l'attention et susciter des commentaires constructifs.

reporting

La méthode

La méthode se déroule en six temps :
  • 1- Choisissez les bons objectifs

    Quel message souhaite-t-on transmettre ? C'est la première question à se poser lorsque l'on élabore un rapport d'activité à diffuser.
  • 2- Collectez les données

    Tout commence par une parfaite collecte de données. L'informatique et les outils d'ETL ne suffisent pas. Il ne faut pas hésiter à consulter autour de soi pour confronter les enseignements et valider les données une fois placées en perspective avec la réalité des activités.
  • 3- Transformez les données en information

    On évitera de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre de données risque de détourner l'attention et de perturber la perception du message. Il est préférable de se focaliser uniquement sur les informations essentielles. Pour cela il faut au préalable bien définir le message à faire passer. Le tri des données entre "le bon grain et l'ivraie", "les vital few and trivial many" de Vilfredo Pareto confirmé par Joseph M. Juran, sera effectué en référence à la première étape : "choisissez les bons objectifs".
  • 4- Optimisez le rapport

    Un bon rapport interpelle ses destinataires. Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d'information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables. Pour que le sens de l'information soit transmis sans distorsion, il est important de choisir le bon graphique et les bonnes couleurs. Voir notamment Choisir le bon graphique.
  • 5- Limitez le nombre de présentations graphiques

    Un bon rapport est un rapport simple. Là encore, il ne faut pas surcharger le rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que l'on souhaite transmettre.

    Pour ne pas perdre de vue ce principe fondamental de la transmission d'information, les concepteurs anglo-saxons utilise le sigle KISS pour Keep It Simple, Stupid !, vraisemblablement un clin d'oeil au film de Billy Wilder : Kiss me stupid ! (Embrasse-moi Idiot !)

  • 6- Ne perdez aucune occasion de feed-back

    Comment est perçu le message ?
    Il est toujours profitable d'étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires dans une logique d'amélioration continue.

Les différents types de reporting

Quelques outils de reporting

Les outils Open Source

Les principaux outils sont en mesure de produire des rapports sous différents formats comme HTML, RTF, PDF, XML CSV (Excel)...

Les reportings sont-ils utiles ?

Il y a déjà quelques années, le Journal du Net publiait les résultats d'un intéressant sondage (enquête en ligne) à propos des pratiques du Reporting en entreprise titré : "Les reportings jugés pertinents mais chronophages"

Si 67% estiment que les reportings prennent en compte des indicateurs pertinents, 62% considèrent que l'élaboration de ces derniers demande trop de travail, plus d'1/2 heure par semaine pour 76% d'entre eux, soit les 3/4 des managers interrogés.

Fiabilité

Plutôt intéressant, seulement 19% des personnes interrogées affirment ne jamais "estimer" certains éléments et se fient uniquement au données collectées.
En revanche, 36%, soit plus d'un tiers, recourent "souvent" à la pratique des "résultats à l'estime"...

Utilité

Plutôt curieux, 9%, soit pratiquement 1/10, avouent ne pas vraiment savoir à qui sont destinés les reportings...

En conclusion

Voir les résultats de l´enquête publiée sur JDN : Les reportings jugés pertinents mais chronophages.
  • 1 rapport d'activité sur 5 est assurément fiable.
  • 1 rapport d'activité sur 3 est assurément faux.
  • De toute façon, une bonne frange de responsables d'activité, 1 sur 10 tout de même, ne savent pas "pour qui", ni "pourquoi" ils le font...

Ressources web

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