Comment réaliser l'audit du tableau de bord et du projet BI?

Etape 10 : audit périodique du système

L'audit

• Procéder à un audit régulier et périodique du système...

Le changement est rapide et continu dit-on. Il n'y a rien de plus juste. Les marchés évoluent, les stratégies s'affinent, les équipes se font et se défont, les objectifs changent, les pratiques s'améliorent. Autant de raison pour que le système d'aide au pilotage et évolue en conséquence. Mais pour éviter les développements sauvages fait au coup par coup par on ne sait qui et on ne sait comment, il est préférable de procéder à un audit régulier et périodique du système.

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L'audit : un «certain» regard

• L'audit n'est ni une inspection ni un contrôle des pratiques...

L'audit est une évaluation du système à un moment donné dans le cadre de l'amélioration permanente
Selon l'AFNOR l'audit se définit ainsi :

"L'audit est un examen périodique d'une situation réalisé en coopération avec les intéressés en vue de vérifier l'adéquation avec l'objectif recherché". Extrait.

L'audit est consensuel. Il s'agit d'adopter un regard commun du système placé sous l'éclairage des objectifs visés.

L'audit : déroulement

• Un audit se déroule habituellement en 4 temps majeurs...

• Initialisation de la mission

• Collecte d'information

• Etude des informations collectées

• Synthèse

Un audit s'accompagne d'un ordre de mission :

• Définition des objectifs

• Composition de l'équipe d'audit

• Date et durée de l'audit

• Référentiel

L'audit : recommandations

• La phase de collecte d'informations est la plus délicate...

Pour réussir cette phase essentielle, l'auditeur devra tout mettre en oeuvre pour dépasser les résistances à la communication. Pour une grande majorité d'entreprise, il n'est malheureusement pas naturel que chacun puisse émettre un point de vue en toute liberté. Le poids de la hiérarchie, supposé ou réel, est un obstacle à dépasser. L'instauration préalable d'un climat de confiance accompagné de techniques de communication privilégiant la prise de conscience et fondé sur le feed-back contribuera à limiter le nombre de quiproquos et de non-dits. >

Conclusion de l'audit

• Une fois à son terme ,l'audit apporte des réponses précises aux 3 questions suivantes :

• Où en sommes-nous aujourd'hui ?

• Quelle est notre progression depuis le dernier audit ?

• Que faut-il faire pour améliorer le système ?

Un diagramme polaire valorisé, résume assez bien la situation.
Une liste d'actions collectivement choisies et soigneusement détaillées (qui?, quand? , Comment?...)conclue cet audit.

Pour plus de complément sur la méthode d'audit et son déroulement, n'hésitez pas à vous reporter au livre de référence, support de ce cours.

A lire

Lire le chapitre "Etape 10" pages 431 à 442 du livre support de cours.

• Qu'est-ce qu'un audit ?
• Déroulement de l'audit
• Construire le référentiel
• Collecter les informations
• Valoriser et Analyser les résultats
• Tirer les conclusions

Les 4 thèmes traités

1. L'audit du système de tableaux de bord
2. Etablir le référentiel
3. Techniques de communication
4. Méthode d'établissement des plans d'actions

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a accompagné nombre d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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