Le déroulement d'une réunion efficace

Une réunion sur le vif

Une réunion de travail ce n'est pas bien compliqué. Il suffit de respecter quelques règles fondamentales désormais archi-connuesd e préparation et d'organisation du déroulement.

• 1) Un motif et un ordre du jour précis
• 2) Des participants correctement ciblés
• 3) Un déroulement minuté.

En conclusion, au terme de la réunion on récupère le fruit de la rencontre, c'est à dire

• 1) Un plan d'actions,
• 2) Un ou plusieurs responsables nominativement désignés,
• 3) Un calendrier
• 4) Un compte-rendu.

Jusque là, rien de bien compliqué dès que l'on s'adresse à des individus responsables et rationnels, prêts à oeuvrer pour la communauté et la réussite du projet
Mais voilà ! Sommes-nous toujours responsables et rationnels, prêts à coopérer pour la réussite du projet ?

Suivons le déroulement de la réunion du lundi matin...

En exemple, pour illustrer le propos, suivons le déroulement précis d'une réunion rondement menée...

Le contexte...

D'abord plantons le décor :
La Société Martin, nous sommes lundi il est exactement 10h30.

L'objet de la rencontre

Le Motif de la réunion est clair, il s'agit de résoudre la question du retard abyssal pris par le développement du nouveau produit, un produit riche en innovation, futur phare de la société. Le premier client qui a innocemment cru au message des commerciaux a aujourd'hui dépassé le stade de l'inquiétude. Il commence à faire sérieusement chauffer le téléphone.
Bref, ça ne va plus.
Réunion de travail d'urgence.

Sont présents :

• Gérard Réson : Directeur Général
• Christophe Pamois : Directeur des Systèmes d'Information
• Clarisse Lôtre : Responsable du Bureau d'Etudes
• Gilbert Paltant : Chef du Marketing
• Géraldine Padavi : Directeur Administratif et Financier
• Jean-Edouard Settould : directeur du département Recherche et Développement
• Jeanne-Evelyne Nesaipadirnont : Jeune ingénieure logistique, nouvellement arrivée
• Georges Fain : Responsable Commercial

Ouverture de la réunion :

G. Réson : - Bon sang qu'est-ce qu'il se passe encore ?
Agressif et direct, il demande des comptes en prenant soin de ne pas se sentir responsable. Un patron quoi !

C. Pamois commence à se justifier. Lui il n'y est pour rien. Faudrait voir avec les autres services.

C. Lôtre surenchérit. Elle non plus elle n'y est pour rien la pauvre chérie. Même que, selon ses dires, elle en a fait plus que sa part dans cette affaire. Non, ce n'est pas vraiment de son côté qu'il faut chercher la faute.
Les deux compères, C Pamois, C Lôtre participent à toutes les réunions afin de s'assurer qu'ils ne porteront jamais le chapeau. Il est en effet préférable de rejeter la faute sur... justement celui ou celle qui n'est pas là !

G. Paltant : - Désolé pour mon retard, je suis à la bourre en ce moment. Une grosse affaire. Je vous en parlerai une autre fois. ( il sert rapidement les mains tout en parlant...) D'ailleurs je ne fais que passer, je lirai le compte-rendu à tête reposée.
Son portable sonne, il répond en sortant de la salle...

G. Padavi propose alors de comparer les différentes opportunités. Sans bien sûr n'en valoriser aucune ! Elle ne va tout de même pas s'engager non ?
On n'avance pas d'un poil.

J.E. Settould , heureusement. a bien étudié la question, et, comme toujours, sait exactement comment il aurait fallu faire pour que tout se passe bien.

G. Réson écoute ou plutôt attend son moment pour proposer/imposer la solution. C'est simple, il faut reprendre l'affaire en main et nommer un nouveau responsable pour redresser la situation. J.E. Nesaipadirnont, semble tout à fait taillée pour ce poste. Fraîchement recrutée, elle ne peut pas vraiment refuser. Elle proposera un plan d'actions pour la fin de la semaine. Il fera office de compte-rendu.
Décision approuvée à l'unanimité, affaire réglée !

G. Fain a le mot de la fin : On bouffe où ce midi ?

Lecture recommandée

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  Comment conduire une réunion projet ?

  Comment organiser une réunion projet ? les rôles et fonctions et usages de la réunion, un déroulement bien conduit pour un résultat conforme aux objectifs initiaux
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  Team Building, les rôles en equipe selon Meredith Belbin

  Manager l'equipe projet avec les techniques du Team Building. Comment construire le groupe et définir les rôles selon les approches de Belbin. Team roles work roles

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