Le déroulement d'une réunion efficace

28 février 2019 Par Alain Fernandez

L'humour est bien utile pour décoder les travers. Étudions à la loupe une réunion de travail plus vraie que vraie, une réunion où vous avez peut-être déjà participé malgré vous !

Une réunion sur le vif

Une réunion de travail, ce n'est pas bien compliqué. Il suffit de respecter quelques règles fondamentales désormais archi-connues de préparation et d'organisation du déroulement.

1. Un motif et un ordre du jour précis
2. Des participants correctement ciblés
3. Un déroulement minuté

En conclusion, au terme de la réunion on récupère le fruit de la rencontre, c'est-à-dire :

1. Un plan d'actions
2. Un ou plusieurs responsables nominativement désignés
3. Un calendrier
4. Un compte-rendu

Jusque là, rien de bien compliqué dès que l'on s'adresse à des individus responsables et rationnels, prêts à oeuvrer pour la communauté et la réussite du projet.

Mais voilà ! Sommes-nous toujours responsables et rationnels, prêts à coopérer pour la réussite du projet ?

Suivons le déroulement de la réunion du lundi matin…

En exemple, pour illustrer le propos, suivons le déroulement précis d'une réunion rondement menée…

Le contexte

D'abord plantons le décor…

La Société Martin, nous sommes lundi, il est exactement 10h30.

L'objet de la rencontre

Le motif de la réunion est clair. Il s'agit de résoudre la question du retard abyssal pris par le développement du nouveau produit, un produit riche en innovation, futur phare de la société. Le premier client qui a innocemment cru au message des commerciaux a aujourd'hui dépassé le stade de l'inquiétude. Il commence à faire sérieusement chauffer le téléphone.
Bref, ça ne va plus.
Réunion de travail d'urgence.

Sont présents :

Gérard Réson : Directeur Général
Christophe Pamois : Directeur des Systèmes d'Information
Clarisse Lôtre : Responsable du Bureau d'Études
Gilbert Paltant : Chef du Marketing
Géraldine Padavi : Directeur Administratif et Financier
Jean-Edouard Settould : Directeur du Département Recherche et Développement
Jeanne-Evelyne Nesaipadirnont : Jeune Ingénieure Logistique, nouvellement arrivée
Georges Fain : Responsable Commercial

Ouverture de la réunion :

G. Réson : - Bon sang qu'est-ce qu'il se passe encore ?
Agressif et direct, il demande des comptes en prenant soin de ne pas se sentir responsable. Un patron quoi !

C. Pamois commence à se justifier. Lui, il n'y est pour rien. Faudrait voir avec les autres services.

C. Lôtre surenchérit. Elle non plus, elle n'y est pour rien la pauvre chérie. Même que, selon ses dires, elle en a fait plus que sa part dans cette affaire. Non, ce n'est pas vraiment de son côté qu'il faut chercher la faute.
Les deux compères, C Pamois, C Lôtre participent à toutes les réunions afin de s'assurer qu'ils ne porteront jamais le chapeau. Il est en effet préférable de rejeter la faute sur… justement celui ou celle qui n'est pas là !

G. Paltant : - Désolé pour mon retard, je suis à la bourre en ce moment. Une grosse affaire. Je vous en parlerai une autre fois. (il serre rapidement les mains tout en parlant). D'ailleurs, je ne fais que passer, je lirai le compte-rendu à tête reposée.
Son portable sonne, il répond en sortant de la salle…

G. Padavi propose alors de comparer les différentes opportunités, sans bien sûr n'en valoriser aucune ! Elle ne va tout de même pas s'engager non ?
On n'avance pas d'un poil.

J.E. Settould , heureusement, a bien étudié la question et, comme toujours, sait exactement comment il aurait fallu faire pour que tout se passe bien.

G. Réson écoute ou plutôt attend son moment pour proposer/imposer la solution. C'est simple, il faut reprendre l'affaire en main et nommer un nouveau responsable pour redresser la situation. J.E. Nesaipadirnont semble tout à fait taillée pour ce poste. Fraîchement recrutée, elle ne peut pas vraiment refuser. Elle proposera un plan d'actions pour la fin de la semaine. Il fera office de compte-rendu.
Décision approuvée à l'unanimité, affaire réglée !

G. Fain a le mot de la fin : On bouffe où ce midi ?

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