Organiser et conduire une réunion projet, les bonnes règles

Mise à jour le 22 novembre 2022 Par Alain Fernandez

Comment organiser et conduire une réunion projet ? Quels sont les rôles, les fonctions et les usages de la réunion ? Quelles sont le bonnes pratiques et règles de bon sens pour une réunion réussie dans ses trois phases principales : la préparation, le déroulement et le bouclage pour obtenir un résultat conforme aux objectifs initiaux. Voyons tout cela...

Sommaire :

Organiser une réunion de travail : Rôles et fonctions
Conduire une réunion, une perte de temps ?
Préparation, déroulement et bouclage de la réunion : Quelques règles de bon sens
Ressources complémentaires

Livres de référence

Ceux qui ne sont pas capables d'apprendre des réunions passées sont condamnés à les recommencer. Loi de Mc Kernan

Organiser une réunion de travail : Rôles et fonctions

Un instant privilégié

Au cours d'un projet, les réunions de travail sont des instants privilégiés. Encore faut-il qu'elles soient opportunes et productives.

Lorsque la réunion de projet se déroule correctement, elle joue le rôle non négligeable de "rephasage" des acteurs projets sur les enjeux réels et poursuivis.

Les réunions de travail régulièrement tenues sont en effet essentielles pour accéder et maintenir dans la durée la synergie du groupe.

Ce n'est pas un interrogatoire

Les réunions de travail n'ont pas toujours la meilleure renommée. Bien souvent, et ce plus particulièrement au sein de structures verticalisées et autoritaires, les réunions de travail sont essentiellement utilisées pour rendre compte de l'activité des acteurs de terrain, voire culpabiliser et mettre la pression.

Rien de bien positif. Avancement nul. Il est inutile de multiplier de telles réunions. C'est d'ailleurs dans ces cas précis qu'elles sont dénigrées, jugées à juste titre comme une perte de temps, un produit de la "réunionite aigüe".

À titre de complément, voir ici l'article : Bilan, reporting et compte-rendu projet.

Pour une prise de décision en groupe

La durée d'une réunion croît avec le carré du nombre de participants. La productivité de la réunion décroît avec le carré du nombre de participants. Loi de Eileen Shanahan

En revanche, dans les structures dynamiques et autonomes comme celles que l'on préconise au fil de ces pages, la réunion bien conduite remplit réellement son rôle. Elle permet de consolider la force d'une équipe en débusquant et en éclairant les zones d'ombre et en facilitant la prise de décision en groupe.

Remarque : Si les réunions en "distanciel", Zoom, Slack et autres, est bien pratique notamment en télétravail, elles ne remplaceront jamais les réunions en présentiel comme le démontre fort bien l'expérience de H. Leavitt sur la communication.

La réunion est essentielle pour un pilotage efficace du projet. Elle assure un traitement des problèmes dans ses trois phases : Prévention, Détection et Action.

Conduire une réunion, une perte de temps ?

Selon un récent sondage Ifop, un cadre sur trois s'est déjà endormi en réunion, et neuf cadres sur dix se sont déjà sentis inutiles...

Pour faciliter la conduite d'une réunion efficace au sein d'un groupe projet. Une réunion ne sert pas uniquement à faire le point.

C'est un composant clé du pilotage de projet, notamment lorsque les équipes sont autonomes, lorsque le pilotage est dynamique et que le groupe fonctionne en auto-organisation.

Préparation, déroulement et bouclage de la réunion : Quelques règles de bon sens

Conduite de réunion Projet
Légende : Les trois phases principales de la réunion :
Préparation, déroulement et bouclage

La préparation

Une réunion se prépare avec méthode afin que son déroulement soit porteur des fruits attendus.

Ce n'est pas qu'une simple rencontre afin de discuter d'un problème ou d'échanger autour d'une nouvelle idée. Elle doit être productive. On en attend un résultat formel et concret.

Pour cela, dès sa préparation, il faudra prendre le temps nécessaire pour préciser au minimum les points suivants :

1. Objectifs et Ordre du jour
Des objectifs précis, un ordre du jour orienté résultats attendus et non exclusivement constat.
2. Participants
La liste des participants est établie en fonction des résultats attendus au point 1. Il ne s'agit pas d'oublier un acteur qui détient une information essentielle. D'autre part, la réunion est aussi utile pour assurer l'intégrité du groupe. Il vaut mieux éviter d'être trop sélectif envers les membres de l'équipe.
3. Horaire
Un horaire précis à respecter. Cette contrainte impose de maintenir un timing serré.

Si une préparation est nécessaire, celle-ci sera jointe à l'ordre du jour. Il est important que chacun soit prêt à passer au mode actif sans perdre de temps en quête d'informations.
Chacun se doit de préparer cette rencontre.

Déroulement

Au cours de la réunion
Chacun s'exprimera sans complexe, sans retenue. Ce n'est pas toujours le cas. Il est du ressors de l'animateur de prendre soin que tous les points de vue soient bien développés en commun et qu'il n'existe pas de retenues, voire de frustrations. Il est d'ailleurs hautement recommandé de procéder régulièrement à un tour de table.
Secrétaire volontaire
Elle ou il prendra soin de rapporter l'ensemble des éléments significatifs et rédigera ensuite un compte rendu de synthèse réellement informatif.
Animateur/trice
Elle ou il gardera toujours en ligne de mire la phase active de la rencontre. Il s'agit en effet que soient exposés le plus clairement possible les problèmes en suspens et les solutions possibles afin de prendre les décisions collégiales qui s'imposent.

Bouclage

Compte rendu
Le compte-rendu comportera non seulement le détail des décisions prises mais aussi les personnes concernées, les actions à mener, les moyens nécessaires et les délais prévus.
Clôture et préparation de la prochaine rencontre
Au titre du feed-back, dans un délai relativement court, chaque participant prendra le temps de lire le compte-rendu afin de l'approuver ou de l'amender le cas échéant.

Coopérer n'est pas un vain mot !
Réformer l'entreprise afin de jouer la carte de la (vraie) coopération en trois temps :

1) En finir avec les méthodes autoritaires (Lean notamment),
2) Profiter du Kaizen pour améliorer le bien-être des salariés,
3) Bâtir une gouvernance participative en 10 étapes.

Ces trois temps sont traités dans ce livre de référence :

Instaurer la gouvernance démocratique dans l'entreprise
Avec exemple concret au sein d'une PME hitech
» Auteur : Alain Fernandez, consultant, auteur et formateur, spécialiste des organisations industrielles depuis près de 30 ans.
» ISBN : 978-2959320422
» Dispo : 1) Format broché
» Dispo : 2) Format Kindle , 3) Format epub
» Plus d'infos (extraits à télécharger...)
» Extrait sur google-livre

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Les tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe
Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages