Animer une réunion projet, les bonnes règles

Par    Partagez : Envoyer le lien de cet article par e-mail   

Une perte de temps ?

Selon un récent sondage Ifop, un cadre sur trois s'est déjà endormi en réunion, et neuf cadres sur dix se sont déjà sentis inutiles...
Pour faciliter la conduite d'une réunion efficace au sein d'un groupe projet. Une réunion ne sert pas uniquement à faire le point. C'est un composant clé du pilotage de projet. Notamment lorsque les équipes sont autonomes, lorsque le pilotage est dynamique et que le groupe fonctionne en auto-organisation.

Quelques règles de bon sens

La préparation

Une réunion se prépare avec méthode afin que son déroulement soit porteur des fruits attendus. Ce n'est pas qu'une simple rencontre afin de discuter d'un problème ou d'échanger autour d'une nouvelle idée. Elle doit être productive. On en attend un résultat formel et concret. Pour cela dès sa préparation il faudra prendre le temps nécessaire pour préciser au minimum les points suivants :
  1. Des objectifs précis, un ordre du jour orienté résultats attendus et non exclusivement constat.
  2. La liste des participants. Elle est établie en fonction des résultats attendus au point 1. Il ne s'agit pas d'oublier un acteur qui détient une information essentielle. D'autre part, la réunion est aussi utile pour assurer l'intégrité du groupe. Il vaut mieux éviter d'être trop sélectif envers les membres de l'équipe.
  3. Un horaire précis à respecter. Cette contrainte impose de maintenir un timing serré.
  4. A noter, si une préparation est nécessaire, celle-ci sera jointe à l'ordre du jour. Il est important que chacun soit prêt à passer au mode actif sans perdre de temps en quête d'informations. Chacun se doit de préparer cette rencontre.

Déroulement

  • Au cours de la réunion, chacun s'exprimera, sans complexe, sans retenue. Ce n'est pas toujours le cas. Il est du ressors de l'animateur de prendre soin que tous les points de vue soient bien développés en commun et qu'il n'existe pas de retenues voire de frustrations. Il est d'ailleurs hautement recommandé de procéder régulièrement à un tour de table.
  • Le secrétaire volontaire prendra soin de rapporter l'ensemble des éléments significatifs . Il rédigera ensuite un compte rendu de synthèse réellement informatif.
  • L'animateur gardera toujours en ligne de mire la phase active de la rencontre. Il s'agit en effet que soient exposés le plus clairement possible les problèmes en suspens et les solutions possibles afin de prendre les décisions collégiales qui s'imposent.

Bouclage

  • Le compte rendu comportera non seulement le détail des décisions prises mais aussi les personnes concernées, les actions à mener, les moyens nécessaires et les délais prévus.
  • Clôture et préparation de la prochaine rencontre Au titre du feed-back, dans un délai relativement court, chaque participant prendra le temps de lire le compte-rendu afin de l'approuver ou de l'amender le cas échéant.

Sur le même thème


À lire

1. Un livre de référence, guide pratique avec exercices et exemples, écrit par un spécialiste incontournable du management d'équipe

The Project Meeting Facilitator: Facilitation Skills to Make the Most of Project MeetingsLa conduite de réunion
Facilitation Skills to Make the Most of Project Meetings
Roger Mucchielli
ESF Editions
210 pages
Prix : 22 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr

2. Animer des réunions projet productives, principes et techniques applicables pour les projets classiques, lean ou agiles. (Livre en anglais)

The Project Meeting Facilitator: Facilitation Skills to Make the Most of Project MeetingsThe Project Meeting Facilitator
Facilitation Skills to Make the Most of Project Meetings
T. Adams, Janet A. Means, M. Spivey
Jossey-Bass Inc. U.S.
240 pages
Prix : 57 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr

3. Le workshop judicieusement animé se révèle une excellente méthode pour réactiver la création en équipe tout en dynamisant la cohésion.

Passez en mode workshop !
Jean-Michel Moutot, David Autissier
Pearson   Édition Avril 2016
304 pages
Prix : 35 Euros
Dispo chez :
www.amazon.fr  

4. La référence du site

Le chef de projet efficaceLe chef de projet efficace
Les 12 bonnes pratiques pour un management humain

Alain Fernandez - Eyrolles
Pour réussir les projets d'entreprise, adoptez une démarche qui dynamise le relationnel entre les femmes et les hommes.
6ème Edition Mai 2018
250 pages - Prix librairie : 22 EUR

voir la fiche détaillée »»»

Dispo chez :
   


1 2

Partagez cet article...

Envoyer le lien de cet article par e-mail   
(total partages cumulés > 185)

Si vous souhaitez partager votre point de vue sur cet article, utilisez désormais Twitter ou votre réseau social favori.

La reproduction ou la traduction totale ou partielle de ce texte, images et documents est formellement interdite. Voir ici les conditions pour publier un extrait sur votre site ou blog. Ce texte et les images et documents qu'il contient est déposé auprès de l'IDDN

Suivez aussi les news du portail sur Twitter et rejoignez-nous sur Facebook

Google+    Twitter    Facebook

Excel ® est une marque déposée de Microsoft Corp ®
Gimsi ® est une marque déposée de Alain Fernandez


Copyright : Alain FERNANDEZ ©1998-2018- Tous droits réservés


Le Portail du Manager Innovant
Le portail du Manager Efficace Piloter.org