Le principe du diagramme d'affinité est fort simple, il tient en quelques lignes. La pratique en revanche, nécessite une bonne expérience pour parvenir à un stade de créativité en groupe opérationnel. Au terme du processus, le consensus actif doit être atteint . Aussi est-il essentiel d'aborder la session sans aucun a priori ou idées préconçues.
1) Chacun des participants consigne ses idées ou propositions à l'aide de deux ou trois post-it, maximum cinq, tout dépend du thème de la session. Jamais plus d'une idée par post-it, décrite en quelques mots. Une règle à connaître : moins il y a de post-it, plus on aura de chances de recueillir le idées principales de chacun des participants.
2) Ensuite, en commun, à l'aide d'un tableau visible de tous, on regroupe, en catégories les propositions de chacun des participants. On élimine les propositions hors-sujet, tout comme les inévitables idées redondantes. De toute façon, une fois affichées au tableau, les idées et propositions n'ont plus de propriétaire. Elles sont le bien commun.
3) Le choix des titres des catégories est particulièrement important. C'est un travail coopératif afin de trouver les termes les plus significatifs pour l'assemblée.
4) Le résultat du processus sera ensuite consigné, et servira de référentiel commun pour le groupe.
Les diagrammes d'affinités sont un outil assez classique et bien connu aujourd'hui. Comme tous les outils qualité, il est d'une grande efficacité à condition de bien suivre le déroulement et de s'assurer que chacun des participants s'exprime en toute liberté.
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