Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent n'est que rarement important. Dwight D. Eisenhower
Les étapes de la méthode Gestion du temps
Chacun devra développer sa propre stratégie de rationalisation du temps afin d'être plus efficient tout en profitant pleinement de la vie.
Pas si facile, c'est bien pour cela qu'il est préférable de s'investir un peu afin de définir avec précision attentes et besoins personnels.
Avant d'entreprendre une démarche de gestion du temps, il est essentiel d'adopter un comportement positif et actif.
Positif
...dans le sens où il est absolument indispensable d'abandonner toutes les réactions de justification et les sentiments de culpabilité.
Il ne s'agit pas de se lancer dans un bilan de ses erreurs passées. Ce n'est pas le bon point de départ. Il s'agit en fait d'être constructif.
Toutes les tâches devant être accomplies n'ont pas la même durée, la même complexité, la même importance, la même urgence. Établir des priorités tombent sous le sens.
Une première méthode sera d'énumérer l'ensemble des tâches à accomplir. Puis de les classer en 3 ou 4 catégories correspondant chacune à un degré de priorité.
Nul besoin d'outil informatique, un classement avec des fiches type bristol fonctionne à merveille. La meilleure solution reste encore de les afficher sur un mur, en trois ou quatre colonnes selon le nombre de catégories.Le matin de bonne heure, le midi lors de la pause déjeuner, le soir tard. Chacun choisit le moment le plus adéquat selon son tempérament, son propre biorythme.
Le critère d'importance permet d'arbitrer les tâches concurrentes se recouvrant sur le même créneau horaire.
Une fois les priorités définies, la meilleure des solutions reste encore la plus classique : utiliser un planning. Cet instrument, qui n'est pas nécessairement informatisé, se révèle précieux s'il est suivi et maintenu à jour.
Comment arbitrer au mieux les chevauchements de tâches ? "Pareto" est d'un bon secours. La fameuse loi de Vilfredo Pareto, appelée aussi loi des 20/80, est vérifiée pour de multiples thématiques.
Si, sur un plan global, la majeure partie des résultats est le produit d'une minorité de tâches, autant se préoccuper en priorité de celles-ci. En reprenant au pied de la lettre la loi de Pareto, en réalisant environ 20% des tâches, on peut accomplir pratiquement 80 % de son rôle, il restera alors suffisamment de temps pour s'organiser à traiter le restant. C'est la fin du surmenage !
S'il faut apprendre à refuser pour mieux gérer son temps, dire "NON" n'est pas un acte inné, ni un acte aisé pour tout le monde.
Il s'agit pourtant d'éviter le surmenage et la mise en danger de notre stratégie soigneusement établie.
C'est un fondamental d'une gestion du temps rationnelle.
Le temps n'est pas élastique et on ne peut pas tout faire.
Apprendre à lire plus rapidement est la seule solution pour conjuguer ses besoins de formation, ou plus généralement d'enrichissement culturelle, avec une gestion du temps bien conduite.
Voir l'article complet ci-après :
Ue bonne répartition des travaux en fonction du moment de la journée est un choix d'organisation particulièrement judicieux.
Par exemple, les tâches complexes exigeant un effort de concentration conséquent seront placées aux moments de la journée ou de la semaine où l'on risque le moins d'être interrompu.
En revanche les tâches courtes et plus simples seront exécutées lorsque l'on est le plus facilement dérangé : possibilité de réunions impromptues, appels téléphoniques plus courants, présence de collègues hyper actifs...
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