Calculer le TCO du projet

Il n'est guère envisageable de considérer la rentabilité d'un projet si on élude l'impact du coût de possession, le TCO, Total Cost Ownership des équipements nécessaire à l'accomplissement du projet. Voyons comment le calculer au plus juste ce ratio et l'intégrer auprès du calcul ROI, le Retour sur Investissement.

1) Définition, 2) Calcul, 3) Voir aussi, 4) Vitre brisée, 5) À lire

Estimer le coût de possession

le calcul de la rentabilité financière des projets sera incomplet si l'on n'intègre pas une juste estimation du coût de possession, aussi connu sous l'acronyme TCO (Total Cost of Ownership).
Nous avons tous rencontré de près ou de loin des réalisations informatiques qui au final coûtaient bien plus chers que prévu. Séduisantes sur le papier, elles s'avéraient à l'usage de véritables gouffres financiers.

Bien que sur le plan budgétaire la mise en oeuvre du projet ait été correctement maîtrisée, une fois opérationnel, l'utilisation du système réalisé générait une multitude de coûts non prévus, mettant à mal les perspectives de rentabilité à court, moyen ou long terme.

Définition TCO

Le TCO Total Cost of Ownership est une évaluation du coût total de possession.
Le TCO intègre dans son calcul l'ensemble des coûts directs et indirects générés par la possession et l'utilisation du système : coût matériel, logiciel, consommations, locaux, personnel, formation, support, maintenance, sécurité...

Pourquoi calculer le TCO du projet ?

Lorsque la solution en place nécessite un équipement technologique important, il n'est pas possible d'établir un calcul de ROI (Return On Investment) sans considérer le calcul du TCO. Le poids du coût de fonctionnement pénalise la rentabilité du système. Selon la valeur du TCO, le retour sur investissement peut être plus ou moins long à attendre.

Comment calculer le TCO du projet ?

Le calcul préalable du TCO permet d'évaluer par anticipation le coût total de possession afin de le considérer dans les comptes prévisionnels. Le TCO intègre en effet dans son calcul l'ensemble des coûts directs et indirects générés par la possession et l'utilisation du système tels le coût des matériel, le coût des logiciels, les consommations, les locaux, le personnel affecté, la formation des utilisateurs, le support, la maintenance et la sécurité.

Pour se faire une idée concrète du coût de possession, sachez que Forrester Research ou le Gartner Group évaluent le TCO d'un simple PC sous Windows et Office à plusieurs milliers d'Euros annuel...

Avec il est vrai une grande disparité des résultats selon les cabinets, selon les facteurs pris en considération et la méthode de calcul employée... La comptabilité prévisionnelle n'est malheureusement pas une science exacte !

Pour piloter un projet, la méthode ne suffit pas

4 axes de progrès centrés sur l'humain et les enjeux pour aller au delà des méthodes.

Axe 1 : Maîtrisez l'organisation du projet
Axe 2 : Dynamisez la coopération
Axe 3 : Développez les outils d'assistance
Axe 4 : Facilitez l'intégration

Ce livre de référence est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon.

Un calcul pas si complexe que cela

Théoriquement, le calcul n'est pas bien compliqué. Il suffit d'intégrer les coûts des matériels, logiciels, réseaux, matériels annexes, frais d'installation, de formation, de maintenance, de locaux, de personnels, d'assurance, d'administration, de sécurité...

En pratique, l'opération n'est pas si simple. Il n'est jamais aisé de répartir avec précision les frais généraux sur des postes indépendants. C'est sûrement pour cela que chaque cabinet propose ses propres chiffres et méthodes pour notamment définir le coût de possession d'un PC. En tout cas, pour Gartner Group ou Forrester Resarch, pour ne citer qu'eux, le coût de possession d'un simple PC sous Windows se chiffre en milliers d'Euros.

Image extraite du livre L'essentiel du tableau de bord.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Comment calculer le ROI du projet, Return On Investment : calculer le Retour Sur Investissement, RSI du projet
Le ROI est la mesure de l'efficacité d'un investissement en termes de rentabilité. Il consiste généralement en un simple ratio comparant la valeur du coût de l'investissement avec sa rentabilité.
Pour être qualifié de rentable, un investissement doit nécessairement se transformer en source de recettes à plus ou moins brèves échéances.
Estimer le budget du projet
Estimer le budget du projet et définir le financement en pratiquant l'analyse financière et l'évaluation préalable de la rentabilité. Estimer le besoin en financement du projet est toujours une question difficile et délicate. Il faut pourtant bien parvenir à fixer une enveloppe budgétaire suffisante pour prévenir les aléas et les imprévus du projet.

Sophisme de la vitre brisée

À titre de curiosité, le thème de "la vitre brisée" est quelque part un bon complément au calcul du Coût de possession. En effet, l'idée selon laquelle la destruction était toujours créatrice de richesse est erronée. Les fonds utilisés à reconstruire ce qui a été détruit aurait pu être utilisés à d'autres fins plus profitables pour la communauté.

Ce pamphlet de Frédéric Bastiat écrit en 1850 porte un titre bien évocateur : "Ce qu’on voit et ce qu’on ne voit pas". On voit la richesse créée à reconstruire et on ne voit pas la richesse perdue à réaliser d'autres services utiles, de l'innovation pourquoi pas.

Ressources :

Un article de Alternatives Economiques Auteur : Michael C. Behrent.
Le pamphlet "Ce qu'on voit et ce qu'on ne voit pas de Frédéric Bastiat disponible en ligne sur "wikisource".

Lecture recommandée

Le chef de projet efficace
Les 12 bonnes pratiques pour un management humain
Alain Fernandez - Eyrolles
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