Quels Sont les Avantages du Tableau de Bord avec Excel ?

Les gains financiers du projet

"Un tableau de bord de pilotage opérationnel et pertinent, moi je veux bien mais ça me rapporte quoi concrètement ?"

Autrement dit, quelle est donc la valeur ajoutée du projet tableau de bord ? Voyons une réflexion et un cas réel pour l'évaluer le plus exhaustivement possible puis nous poursuivons avec un cas d'un cas typique où le projet n'est pas considéré à sa juste valeur et la direction le traite à la légère...

L'ensemble de ces améliorations, le gain caché en quelque sorte, est le fruit d'une maîtrise raisonnée du développement orientée performance. Extrait de l'Essentiel du tableau de bord. Fernandez

Les avantages du projet, évaluer la valeur ajoutée

Quelle est la réelle valeur ajoutée du projet tableau de bord ?
Quels en sont les avantages, financiers notamment ?
Comment évaluer le ROI (Retour sur Investissement) et comment le mesurer

Si les gains purement financiers sont directement dépendants de la stratégie choisie, le tableau de bord bien conçu est à l'origine de gains sensibles orientés amélioration continue et progrès durable. Pour évaluer avec précision ces gains qui contribuent au premier titre à la création de la richesse globale, encore faut-il définir une métrique et se placer dans une démarche désormais classique d'amélioration permanente.

L'exemple de la société Nivelma, entreprise de produits pharmaceutiques

L'expérience de la société Nivelma, particulièrement significative est utilisée comme illustration pratique et détaillée au fil des pages de ce livre.

Les voies d'amélioration attendues ont été identifiées collectivement. Une première opération de sélection sur critères a permis, toujours collectivement, d'identifier les besoins les plus cruciaux. Ensuite, une deuxième batterie de critères, la métrique en quelque sorte, a permis, une fois le système opérationnel, de détecter l'existence d'un progrès et d'en évaluer sa valeur.

Voir aussi ici le plan de conception du tableau de bord avec Microsoft Excel

Etude des résultats

Le tableau suivant présente les gains obtenus par la société Nivelma, une fois le système de tableaux de bord en "vitesse de croisière".
Il se lit très simplement. La première colonne liste les voies d'amélioration retenues pour lesquelles un progrès a été obtenu.
La seconde matérialise en pourcentage l'importance au sens de la collectivité de cette voie d'amélioration. La 3ème colonne la plus à droite indique la valeur du progrès constaté.

Bien entendu, il s'agit là d'une démarche de progrès continue. Il est important de répéter la démarche, ne serait-ce qu'à titre d'audit, afin de vérifier la pertinence du système de tableau de bord dans la durée.

Les gains du projet tableau de bord déployé au sein de la société Nivelma
Tableau extrait de "l'essentiel du tableau de bord" © Eyrolles 2005-2018

Lorsque la direction prend le projet par dessus la jambe...

Un témoignage, parmi tant d'autres, d'un échec assuré, tellement facile à prévoir...
Il s'agit d'une PME. Appelons-la "Alpha". C'est une entreprise de taille respectable du monde de l'agroalimentaire, quelques dizaines de salariés, et un chiffre d'affaires tout à fait en phase avec son secteur d'activité. Alpha est sur un créneau particulièrement concurrentiel. Curieusement, l'entreprise est assez peu informatisée.

Il y a peu encore, elle gérait la qualité de sa production... avec des fiches bristol remplies à la main ! Confrontée aux questions cruciales de la traçabilité, la pratique était un peu légère. C'est sous la pression des principaux donneurs d'ordre qu'Alpha a été contrainte de s'informatiser. Cette implantation a engendré des coûts imprévus. La direction, comme la majorité des directions n'aime pas les coûts imprévus.

L'importance du tableau de bord pour réagir vite

Lorsque le thème de l'aide au pilotage est devenu un peu plus brûlant, concurrence oblige, la direction d'Alpha a bien compris l'intérêt de disposer d'un système de tableaux de bord bien conçus. Sur un secteur concurrentiel il est en effet impératif de réagir vite et bien. Nul besoin de développer, à force d'être ressasser le propos est aujourd'hui un lieu commun, une vraie lapalissade.

Pourtant, cette même direction n'a pas du tout mesurer la portée et l'importance stratégique du projet. Toujours en chasse de coûts supposés inutiles, elle a purement et simplement confié la totalité du projet à un qualiticien récemment engagé, peu expérimenté et déjà pas mal surchargé de travail.

Rôle et mission du responsable du projet tableau de bord

Sa mission ?
Elle est claire. Réaliser une première version opérationnelle de ce système de tableaux de bord pour les postes clés de l'entreprise d'ici... deux mois !
Ses atouts ?
Il a gracieusement bénéficié d'une formation de ... deux jours sur le thème du "pilotage de la performance". On a même parlé de "tableaux de bord" rassure-t-il ainsi son entourage. Il est armé de toute la confiance du débutant, fier d'une telle responsabilité. Le malheureux ne sait rien encore des lois "secrètes" de la rétention d'informations ni des pouvoirs "occultes" lors de la prise de décision en entreprise.
L'aide qu'il peut attendre des cadres de l'entreprise ?
"Démerde-toi, on n'a pas le temps, on a assez de boulot comme cela !" Ou une variante en termes tout aussi fleuris, mais le sens est là.

Nul besoin d'être devin pour connaître l'issue du projet...

Il ne s'agit pas d'un cas extrême. Encore aujourd'hui il subsiste encore trop de dirigeants de PME qui ne raisonnent pas différemment. Ne sachant pas estimer le Retour Sur investissement du projet, ils adoptent un mode de pensée digne d'un épicier qui ne comprend pas pourquoi il fait faillite :
Étant donné que le projet tableaux de bord de pilotage n'améliore pas immédiatement la productivité, il ne mérite pas que l'on s'y attarde plus que cela !"

Le pouvoir à ceux qui raisonnent dans la durée

Sans généraliser bien entendu... Pour contrebalancer le propos, il est aussi vrai que de plus en plus de PME cherchent à obtenir une meilleure lisibilité des informations essentielles et sont prêtes à consacrer l'effort nécessaire.
Plus visionnaires, elles ne raisonnent pas uniquement en gains immédiats et pensent dans la durée. Ce sont celles-ci qui méritent toute notre attention.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Ressources web

HOW TO CALCULATE ROI TO JUSTIFY A PROJECT HBR online. Understanding how to calculate the potential return on investment (ROI) of a project is an essential financial skill for all professionals to develop.
PMP Exam Prep: Return on Investment (ROI) Project Management Academy: The Return on Investment (ROI) tool is a means to compare profits to costs to determine if funds were used effectively.

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