Le projet GED, Gestion Electronique des Documents

Les fiches du dossier: "Gestion de la Connaissance"

Définition GED Gestion Electronique des Documents

La GED, qu'est-ce que c'est ?

La GED, Gestion Electronique des Documents ou encore GEIDE, Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants.

La GED définit le processus de dématérialisation des documents de l'entreprise, que ce soit les factures, les procédures, les plans, les dossiers, les rapports ou les analyses, afin d'en faciliter l'exploitation, les échanges, le stockage et la gestion. Le terme de GED englobe un ensemble d'outils, comme l'OCR*, et de techniques dédiées à cet usage.
OCR* : Optic Caracter Recognition, Reconnaissance Optique des Caractères.
Voir aussi la Gestion de contenu ECM, Enterprise Content Management

Gestion de contenu ECM, Enterprise Content Management

La gestion efficace du "capital document"
Une fois les documents dématérialisés, la barrière du type de support s'estompe. Les capacités multi-formats, textes, fax, e-mail, sons, vidéos, facilitent la gestion et la recherche d'informations sans commune mesure.

Le principe de la GED

Stockage de l'information
Une fois numérisés, les documents sont stockés et indexés selon des règles déterminées au préalable.
Accès à l'information
Ils sont alors accessibles, selon une thématique, en recherche par mots clés ou en recherche intégrale.
Echange de documents
La facilité d'échange offerte par la dématérialisation n'est pas le seul avantage. En un même instant, plusieurs correspondants peuvent tout à fait travailler autour d'un même document en des lieux différents.

Le projet GED et Gestion de contenu ECM

Tous les documents ne méritent pas d'être numérisés. Il est préférable de travailler par projet en étudiant précisément l'apport de chacun des documents. Tous les documents n'ont pas non plus la même durée de vie. Quelques documents spécifiques, soumis à des contraintes juridiques par exemple, nécessitent un traitement particulier. Enfin le concepteur se posera la question des modifications. Les documents sont-ils modifiables ? Par qui ? Faut-il alors conserver les versions antérieures ?

Dans tous les cas, l'estimation de la valeur ajoutée du document une fois numérisé servira de juge de paix pour définir la nécessité de la dématérialisation. Le calcul du ROI complet s'avère indispensable.

Cet article s'inspire de l'ouvrage : "Le bon usage des technologies expliqué au manager" Editions d'Organisation ©.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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La prise de décision en équipe ne s'improvise pas. Pour parvenir à ce mode de management délégataire, crucial pour les organisations actuelles, privées comme publiques, un indispensable travail de fond prélable est nécessaire. La méthode SOCRIDE centrée sur les questions incontournables de Confiance et de Reconnaissance est ici expliquée, illustrée et détaillée :

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