Projet Informatique décisionnelle

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Le projet Business Intelligence en 8 questions-réponses

Historique BI
La quantité d'informations ne fait pas la qualité de la décision. piloter.org

L'informatique décisionnelle, un processus continu

Un point rapide pour mieux comprendre l'informatique décisionnelle en 8 questions-réponses.

Ce texte, déjà ancien, est conservé afin de mieux mettre en perspective les évolutions les plus récentes de la Business Intelligence.
Voir aussi à ce sujet la remarque concluant cette série de questions, en bas de page après la 8ème réponse.

Mieux connaitre dans la durée les attentes des utilisateurs et les ambitions de la Business Intelligence sur le plan technologique est une garantie pour une compréhension plus fine et plus cohérente des mutations en cours.

1. Comment expliquer la faible rentabilité des systèmes d'information décisionnels mis en oeuvre aujourd'hui ?

Stocker un maximum d'informations n'est pas la solution...
La grande majorité des projets de Business Intelligence dans sa déclinaison informatique décisionnelle sont fondés sur le postulat suivant :
"Pour décider, il faut un maximum d'informations".
Partant de là, les concepteurs bâtissent une architecture de stockage conséquente, data warehouse ou datamart, et stockent tout ce qui est stockable.

Ensuite, toujours selon cette approche, il "suffit" alors d'équiper les utilisateurs d'une interface d'accès plus ou moins sophistiquée.
Il existe d'ailleurs de très bons outils pour remplir cet office : les outils de reporting, les tableaux de bord, le data mining, voire simplement Microsoft Excel...
À eux de trouver l'information pertinente !

Après une première phase de curiosité, si le système d'informatique décisionnelle n'est pas délaissé, il ne sera que partiellement utilisé. Lorsque le système ne sert qu'à élaborer des rapports pas toujours pertinents, le ROI se laisse désirer.

2. Il semble pourtant important de stocker l'information de l'entreprise !

Les décideurs et les analystes n'ont pas les mêmes besoins...
Nous posons le problème à l'envers.
La Business Intelligence et plus généralement l'aide à la décision, comme le propose l'informatique décisionnelle actuelle, font intervenir deux métiers totalement différents mais non opposés : les décideurs et les analystes.

Les décideurs ont besoin d'indicateurs clés pour prendre rapidement des décisions. Ils ne pourront matériellement pas rechercher une information pertinente dans une masse de données dépassant le téra-octet comme le proposent les systèmes de data warehouse.

De leur côté, les analystes ne travaillent pas dans la même dimension de temps. Ils utiliseront à profit des outils d'analyses statistiques ou de data mining pour exploiter de grandes masses d'informations contenues dans le data warehouse ou datamart et en tirer un enseignement.

Ce sont deux métiers différents, même s'ils travaillent sur les mêmes données.
Nous ne nous intéressons ici qu'à la population la plus critique : les décideurs en situation.

3. Quelle aide l'informatique décisionnelle peut-elle apporter aux décideurs ?


On ne pilote que ce que l'on mesure...
Ce n'est sûrement pas en proposant aux décideurs de chercher l'information pertinente dans une masse de données dépassant le téraoctet comme le proposent certains concepteurs de data warehouse ! 1 téraoctet correspond à 500.000 livres de 500 pages, soit bien plus que la médiathèque de la Villette qui ne contient par exemple "que" 300.000 documents.
Il faut repartir du besoin réel du responsable.

Le processus de décision

Quelle que soit la définition de l'informatique décisionnelle retenue, on n'échappera pas lors de la réalisation du projet à une réflexion précise et complète sur la réalité du processus de décision. Personne ne décide tous azimuts.
Le décideur oriente son action selon des axes de gestion bien définis. Son principal besoin en matière d'assistance au pilotage porte sur la mesure précise du système contrôlé en fonction des axes de développement choisis.

4. Comment construire le système de mesure ?

Le décideur souhaite disposer sur son tableau de bord d'indicateurs clés mesurant son système et signalant dysfonctionnements et autres écarts en fonction de la direction choisie. Une des principales difficultés du choix des indicateurs est essentiellement de ne pas se limiter à un simple constat.

L'indicateur doit engendrer l'action.
Nous sommes en train de parler d'aide à la décision, le tableau de bord doit assister le pilotage

5. Quelle est la différence entre constat et pilotage ?

Il ne s'agit pas de mesurer pour "contrôler" mais bien pour "piloter"...
Cette différence est majeure. Cette simple question porte en substance tout le changement de conception du système de pilotage de l'entreprise. En effet, les tableaux de bord ne sont pas nouveaux. Depuis les débuts de l'ère industrialo-taylorienne, nous construisons des tableaux de bord pour constater les écarts par rapport à une norme fixée. "Tu seras blâmé ou gratifié" en fonction de tes résultats. Aujourd'hui, ce n'est plus le propos.

Mesurer pour piloter

La complexité du monde dans lequel évoluent les entreprises se révèle de jour en jour. Il ne s'agit plus de produire selon un référentiel préétabli et de s'en tenir là.
Tous les acteurs de l'entreprise sont dorénavant personnellement concernés par la performance, qu'elle s'exprime en terme de productivité, de qualité de production, de maîtrise des coûts, de service client ou de protection de l'environnement... Cette liste est non exhaustive par définition, elle sera toujours à compléter.

Pour évoluer en univers incertain, la tâche de chaque acteur se trouve enrichie d'une composante plus ou moins grande de prise de décision ad hoc. Le tableau de bord que nous devons bâtir, véritable système de pilotage personnel, doit prendre en compte cette nouvelle définition du rôle de chacun et de ses préoccupations pour devenir un assistant personnalisé. C'est là le rôle de l'informatique décisionnelle. C'est dans cette direction qu'il s'agit de donner sens à la notion d'informatique décisionnelle et de préciser une définition propre et spécifique qu'il s'agira de ne pas perdre de vue durant la mise en oeuvre du projet de conception du système de pilotage.

6. Instrument de motivation ?

On ne peut donc pas considérer le tableau de bord comme un instrument de motivation ?
Surtout pas ! Le mot motivation est souvent perçu comme le moyen miracle du management : "Il faut motiver".
Le tableau de bord ne doit pas être un objet de compétition. Il ne s'agit pas de faire "PLUS" que l'équipe d'à côté, mais de faire "MIEUX" ensemble pour l'intérêt conjugué de tous ! L'indicateur n'est ni un instrument de motivation, ni un instrument de stress mais une aide au pilotage. C'est la brique fondamentale du système de pilotage de l'entreprise. Le tableau de bord est un instrument de progrès...

7. Comment concevoir le système décisionnel ?

Un nombre toujours plus important d'acteurs de l'entreprise sont concernés par la prise de décision. Comment concevoir le système décisionnel, quels outils de la Business Intelligence devons-nous implanter, Reporting, OLAP, SIAD ?

Le tableau de bord assistant du décideur...

Le reporting est un outil trop peu interactif pour répondre aux besoins des décideurs de l'entreprise. C'est pourtant, il est vrai, l'instrument le plus courant des systèmes décisionnels en fonction. Il est préférable de sélectionner un instrument se rapprochant plus de la définition du tableau de bord telle que nous avons pu la concevoir ces dernières années : forte interactivité, ergonomie et simplicité d'emploi aussi bien en configuration qu'en exploitation.

Utilisation des outils de la Business Intelligence

Les besoins en matière d'analyse un peu plus complète seront remplis avec les outils de Business Intelligence OLAP et Data Mining. Leur propos est de répondre à la question POURQUOI ?
Cependant, les outils de Business Intelligence OLAP et surtout Data Mining devront rester relativement simples d'emploi. On ne perdra pas de vue l'évolution prévisible des outils de Business Intelligence vers le Knowledge Management afin d'apporter un maximum d'aide à la prise de décision rapide.

Nous nous sommes intéressés ici exclusivement à l'aspect présentation de l'information. Les questions de la collecte (outils d'ETL Extract, Transform, Load) et de stockage (Data warehouse, Datamart) sont tout autant primordiales. Les projets de Business Intelligence achoppent le plus souvent en raison d'une mauvaise appréciation de cette phase essentielle du projet.

La collecte des données implique de lourds travaux de préparation. Les données de production ne peuvent être stockées telles quelles au sein du Data warehouse. Les tâches de nettoyage, formatage et de consolidation sont particulièrement conséquentes. Les phases de collecte et d'alimentation (d'ETL Extract, Transform, Load) du Data warehouse ou Datamart représentent selon les spécialistes plus des 3/4 du projet de Business Intelligence autant en terme de délais que de budgets. Voilà un rapide panorama d'un système décisionnel.

8. Que penser de l'Intranet pour notre système décisionnel ?

Avec le développement des portails informationnels (EIP Enterprise Information Portal) et l'essor croissant du décisionnel, les produits d'aide à la décision se banalisent. Le déploiement sur le web facilite grandement les besoins de généralisation à grande échelle et d'évolution permanente des métiers et des rôles dans l'entreprise.
Avec le groupware et plus généralement la gestion de la connaissance KM Knowledge Management), assurant le partage et l'échange de l'information entre les décideurs, nous sommes réellement sur la voie de la généralisation du décisionnel dans l'entreprise.

Nota bene : Ce document n'est pas l'un des plus récents de ma réserve personnelle. A titre d'infos, j'avais répondu à ce questionnaire en... 1999 ! Selon mon constat sur le terrain, une bonne décennie plus tard, il me semble toujours d'actualité. C'est pour cela que je le remet en ligne après une rapide mise à jour.
En fait, c'est bien sur la notion de Business Intelligence plus humaine de nouvelle génération que débouche ce 8ème et dernier point. Il s'agit en effet d'insérer le système de pilotage dans une dimension bien plus large de coopération comme le proposent les réseaux sociaux et plus généralement le web et réseaux sociaux adaptés à l'entreprise selon le concept encore à concrétiser d'entreprise numérique. Le passage sur la question de l'analyse mériterait d'être complété. Les bases de données sont en croissance continue (100 téraoctets n'est pas une singularité), la captation des données clients sur le web génère de plus en plus de données qu'il s'agit d'analyser intelligemment. Le lecteur pourra compléter cette étude des dossiers du thème Analyse Business Intelligence.


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