Le projet Knowledge Management, les 5 règles d'or pour le réussir

Mise à jour le 14 avril 2022 Par Alain Fernandez

Comment conduire, gérer et réussir le projet Knowlegde Management, gestion des connaissances ? Les 5 règles "empiriques" à suivre pour mener à bout le projet avec succès : technique des "petits pas", dynamique coopérative, réalisme, amélioration continue et la mesure de la performance.

Les enjeux du projet "KM" du point de vue des utilisateurs
5 règles "empiriques" pour réussir le projet Knowledge Management
Une technologie disponible mais des structures organisationnelles anachroniques
Les outils Knowledge Management Open Source, GED, Gestion des contenus
L'auteur de l'article
Les ressources complémentaires
Les livres de référence

L'enjeu du projet n'est pas de stocker la connaissance mais bien de la partager.

Les enjeux du projet "KM" du point de vue des utilisateurs

Il n'y a pas si longtemps que cela, le contexte économique semblait suffisamment stable pour que les entreprises puissent se reposer sur un système de production fondé essentiellement sur les prévisions et les planifications. Il semblait alors possible de rechercher une automatisation absolue de l'ensemble des processus de l'entreprise. La reproductibilité semblait être la clé de la réussite.

... Et les temps d'incertitude sont arrivés

Mais en peu de temps, le monde économique est entré dans une phase d'hyper concurrence, et il est devenu fort risqué de s'appuyer exclusivement sur des solutions entièrement automatisées. A chaque instant, une situation imprévue et imprévisible par nature peut survenir et mettre à mal les prévisions et planification les plus fines.

Technologies de la Gestion de la connaissance

Pour bâtir des systèmes réellement efficaces, il est fortement conseillé de compléter les processus automatisés (mode de fonctionnement procédural) d'une capacité à réagir (mode de fonctionnement ad hoc) reposant sur les hommes de l'entreprise. Les moyens existent.

Le monde de la technologie est depuis quelques années très fécond en nouveaux produits et concepts orientés assistance des hommes en situation comme par exemple le Knowledge Management. Les solutions de Gestion de la Connaissance proposées par le marché sont techniquement opérationnelles et méritent d'être étudiées de près.

Encore faut-il conduire le projet "KM" correctement ce qui n'est pas une mince affaire si l'on fait passer les choix technologiques avant les besoins humains comme c'est souvent le cas.

Un projet orienté "Performance"

La performance d'une entreprise ne s'exprime plus en terme exclusivement productiviste, et la répétition ad vitam æternam de processus de fabrication pré-établis ne fait plus recette. C'est bien plus dans sa capacité à être réactif pour résoudre rapidement les problèmes et détecter suffisamment tôt les tendances du marché que s'exprime aujourd'hui la performance.

Un projet orienté "coopération"

Nous disposons tous d'un cerveau en ordre de marche. Pour exploiter au mieux cette intelligence collective il est hautement recommandé de prendre rapidement conscience que les femmes et les hommes de l'entreprise sont autre chose que de simples exécuteurs dont la tâche ne s'estime qu'en terme de taux horaires et en nombre d'heures fournies.

Il est temps de passer à une véritable valorisation des compétences et savoir-faire et à la mise en commun des connaissances globales et de conduire le projet en conséquence en adoptant une démarche pleinement coopérative.

En utilisant les outils de la Gestion de la Connaissance (Knowledge Management), une bonne part des connaissances disponibles au sein même de l'organisation -capitalisées et expertises- devient accessible à tout un chacun.

Encore faut-il que le projet soit conduit en parfaite coopération avec les futurs utilisateurs.

Piloter, c'est partager le pouvoir

Encore faut-il réformer la mesure de la performance afin qu'elle ne soit plus l'outil de contrôle, frein de l'innovation, mais bien l'instrument de pilotage pour tous.

Tableaux de bord du manager innovant, le livre

1. On réforme la mesure de la performance et on démonte les KPIs manipulateurs
2. On développe une démarche en sept étapes pour dynamiser l'innovation en entreprise
3. Ce livre de référence est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon

5 règles "empiriques" pour réussir le projet Knowledge Management

Projet Knowledge Management, Gestion des la Connaissance

1. Adopter la technique des "petits pas"

Les projets courts, légers et bien cernés sont toujours plus faciles à réaliser et à intégrer dans l'existant. D'autre part lorsque le périmètre est correctement délimité et les objectifs parfaitement identifiés, la mise en oeuvre et le changement des habitudes des utilisateurs sont plus fluides. Ce qui bien sûr n'empêche en rien de préparer dans le même temps le "petit pas" suivant.

Cohérence des projets

D'une manière ou d'une autre, les objectifs poursuivis pour chacun de ces projets doivent impérativement s'accorder avec les objectifs stratégiques et les attentes clients. Autrement, il faudra longtemps chercher un hypothétique Retour sur Investissement.

2. Favoriser la dynamique coopérative

Les premiers projets de Gestion de la connaissance étaient focalisés sur l'unique notion de capitalisation. Une tentative en quelque sorte de formaliser une bonne fois pour toute le capital immatériel de l'entreprise. Ce fut vraisemblablement l'une des principales causes de l'échec des projets de Gestion de la connaissance de première génération.

Cartographie des compétences

Il est bien plus profitable de centrer la démarche sur l'utilisateur et de s'assurer qu'il dispose à tout instant d'un accès rapide à la connaissance formalisée bien sûr, mais aussi aux experts reconnus.

3. Être réaliste

Dans notre monde de compétition exacerbée, il n'y a rien de moins naturel que de partager l'information. Lorsqu'il est bien présenté, le projet de gestion des connaissances de nouvelle génération sera susceptible de soulever un enthousiasme certain. Cependant, une fois au pied du mur, lorsqu'il n'y a plus qu'à, il ne faut tout de même pas s'attendre à une participation active et spontanée.

4. Améliorer le processus en continu

Le projet Knowledge management est un processus continu. Tout est dans cette phrase. Le système est toujours en phase d'enrichissement et s'améliore à l'usage. Après un temps de fonctionnement, l'apprentissage s'affirme, l'outil est mieux connu, les bonnes pratiques sont quasiment identifiables.

C'est en s'appuyant sur les bonnes pratiques que l'on pourra poursuivre et améliorer le processus en continu.

5. Mesurer la performance en terme d'usage

Pour évaluer la performance du système de gestion de performance, ce n'est pas les tailles de bases de données qu'il s'agit d'évaluer mais bien la satisfaction des utilisateurs et la qualité de l'utilisation, fréquence de consultation, réflexe d'enrichissement permanent...

Une technologie disponible mais des structures organisationnelles anachroniques

La démarche présentée ici est une approche désormais classique.

À la "grande" époque du Knowledge Management, lorsque, il y a déjà une bonne vingtaine d'années, le thème dans la dynamique des nouvelles technologies occupait tous les esprits des technophiles avertis, les travaux de Nonaka et Takeuchi étaient incontournables. Notamment les études autour des notions de connaissances tacites et de connaissances explicites et des processus de formalisation et d'apprentissage.

La dynamique d'échanges directs et impromptus engendrée par les réseaux sociaux et les apports en matière de coopération et de gestion des relations sociales ont quelque peu bousculé les pratiques.

Wiki, blogs, réseaux sociaux, twitter etc., désormais cadrés dans une dimension purement dynamique et réactive, la gestion de la connaissance de nouvelle génération pourrait être prête à décoller...

À la condition de bousculer un tant soit peu la structure des organisations et de renverser les modes de managements pour le moins anachroniques.

Vaste programme !

Les outils Knowledge Management Open Source, GED, Gestion des contenus

Quelques-uns des principaux produits logiciels de Knowledge Management publiés sous licence Open Source. La notion de gestion des connaissances englobe de nombreux domaines interconnectés. Nous nous intéresserons essentiellement à la thématique de la Gestion des Contenus (GDC) et au e-learning.

CollaborativeECM

CollaborativeECM est un produit Knowledge Management sous licence Open Source publié par Knowings. CollaborativeECM est un produit de gestion des connaissances, Gestion de contenu et GED, dont l'ambition est de développer l'efficacité collective.
Knowings a intégré le Groupe Everial en 2015.

www.everial.com

Alfresco

Alfresco est un système de gestion de contenu (ECM Enterprise Content Management) publié sous licence Open Source. Alfresco se positionne directement comme concurrent de solutions commerciales comme Documentum ® ou Microsoft ® SharePoint ®. La version Comunity Edition est en téléchargement libre et gratuit. Alfresco propose une gamme de services d'assistance.

Nuxeo EP

Éditeur de logiciel libres de Gestion Electronique de Contenu (GED) Nuxeo EP

Moodle

Moodle est une plate-forme de e-formation ou e-learning, Course Management System CMS, disponible selon une licence open source.

Moodle est un produit multilingue. Il offre un ensemble de ressources structurées pour bâtir des formations à part entière. Le site en ligne propose une démonstration complète. Moodle est téléchargeable gratuitement.

www.moodle.org, le site éditeur. Cartographie mondiale des utilisateurs enregistrés.
Les formations e-learning disponibles sous Moodle.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Le mooc désigne un système de cours ouvert à tous et diffusé en ligne. Il suffit donc de disposer d'un accès en ligne et d'un capital temps pour apprendre tout ce qui nous fait envie. A-t-on pour autant découvert la solution universelle de l'autoformation ?
Comment choisir un MOOC ?
Le choix d'un mooc ne doit pas être le fruit d'un jeu du hasard. On y trouve en effet le pire comme le meilleur. Et si un mooc est en général d'un accès libre et gratuit, il faudra y consacré beaucoup de temps et d'énergie si l'on souhaite en tirer un quelconque enseignement profitable et durable.