Comment planifier son temps pour gagner en efficacité ?

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Planification et gestion du temps

Utiliser l'outil "planning"

Une fois les priorités définies, la meilleure des solutions reste encore la plus classique : utiliser un planning. Cet instrument, qui n'est pas nécessairement informatisé, se révèle précieux s'il est suivi et maintenu à jour. Pour le cas d'un travail en équipe, le planning commun peut s'inspirer des pratiques de la gestion de projet et notamment du diagramme de Gantt.

Diagramme de GANTT

Ce dernier type d'outil, le diagramme de Gantt, présente l'ensemble des tâches à réaliser en un univers de temps donné. L'échelle des temps est en axe des abscisses. Les différentes tâches sont matérialisées par une barre dont la longueur est proportionnelle à la durée.


Un exemple de diagramme de Gantt

Avec ce principe, chacun peut suivre l'enchaînement des différents travaux à réaliser et identifier les chevauchements de tâches et autres impossibilités matérielles. On ne peut être au four et au moulin au même instant.

Remarque:
Il est important de ne pas mésestimer la durée des tâches à réaliser. Selon la loi de Parkinson :


Toute tâche finira par occuper la totalité du temps qui lui est alloué.
Plutôt que de laisser trop de mou à une tâche, il est préférable de laisser des espaces tampons, libres d'affectation afin de compenser les dépassements et assurer quelques moments de détente, de convivialités.

Les urgences

Les urgences et autres imprévisibles sont dans la nature même du fonctionnement de l'entreprise. Les urgences imparables a priori mettront systématiquement en péril l'harmonie d'un planning bien organisé.
Il est alors recommandé de garder la tête froide et de se donner un temps de réflexion, d'information et d'échange afin de juger la valeur de l'urgence et de la relativiser vis-à-vis des travaux déjà planifiés.

Il est toujours étonnant de constater à quel point une tâche perd de son caractère d'urgence lorsque l'on se donne la peine et le temps de s'informer plus avant.

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