Qu'est-ce qu'un indicateur de performance ?

Mise à jour le 04 mai 2023 Par Alain Fernandez

Un indicateur de performance KPI est une mesure ou un ensemble de mesures braquées sur un aspect critique de la performance globale de l'organisation. Il permet d'apprécier si la direction est bien maintenue et si le rythme de progression est correctement assuré. Un indicateur de performance ne laisse jamais le décideur indifférent. Lorsque le décideur n'agit pas, c'est en toute conscience qu'il juge que rien ne doit changer pour le moment. C'est en cela qu'un bon KPI n'est jamais muet.

Qu'est-ce qu'un bon indicateur de performance ? 6 critères
Présentation graphique des indicateurs de performance
Trois recommandations avant de se lancer
Les tutos en ligne (Excel)
L'auteur de l'article
Ressources complémentaires
Les livres de référence

Note: on utilisera de temps à autre dans cet article le sigle KPI (Key Performance Indicator) comme synonyme d'indicateur de performance

Qu'est-ce qu'un bon indicateur de performance ? 6 critères

Un indicateur de performance n'a d'autre rôle que d'orienter les actions dans le sens de l'accomplissement de la stratégie. Un indicateur de performance est en effet nécessairement lié à la stratégie poursuivie déclinée localement.

Il est aussi étroitement dépendant du contexte spécifique de l’activité qu’il a pour mission d’orienter.

Pour être qualifié de bon indicateur celui-ci doit impérativement :

Être Orienté pour mesurer l'avancement selon l'objectif
Être Réalisable aisément sans nécessiter trop de ressources
Être Rafraîchi en "Temps Réel" c-à-d toujours "à jour" quand on doit l'utiliser
Être réalisé à un coût acceptable
Être fiable au sens des utilisateurs (confiance)
Être Décisif, c-à-d qu'il engage à "l'action"

Développons maintenant chacun de ces points. Il est essentiel de bien comprendre l'importance de ces six critères critiques pour éviter une fois pour toute de choisir des indicateurs un peu n'importe comment, qui causent plus de tort que de bien et finissent relégués dans un coin du tableau de bord que plus personne ne regarde.

1) Le KPI est Orienté pour mesurer l'avancement selon l'objectif
L'indicateur mesure l'objectif à suivre. Ce propos semble évident et il l'est. Pourtant dans la "vraie vie" de l'entreprise, on trouve parfois des tableaux de bord composés d'indicateurs qui n'ont strictement rien à voir avec les objectifs de performance du moment.
Explication : C'est ce qui arrive quand on s'imagine qu'il suffit de les piocher dans les listes toutes prêtes par profession, elles foisonnent sur le web. C'est une erreur magistrale.
2) Il est réalisable aisément
Il n'est pas trop difficile à réaliser et son calcul est relativement simple.
Explication : Tout utilisateur de l'indicateur doit savoir précisément comment il est construit et pourquoi il est ainsi fabriqué. Pour prendre des décisions à partir d'un indicateur, il faut nécessairement avoir toute confiance dans l'information portée. Et la confiance se gagne par la connaissance.
3) Il est Rafraîchi en "Temps Réel" c.a.d toujours "à jour"
Toujours rafraîchi à temps, c'est-à-dire qu'au moment de son utilisation, les données sont à jour.
Explication : Pour autant, cela ne veut pas dire qu'il est indispensable d'accélérer tous les cycles. Les informations d'un rapport trimestrielles sont publiées... tous les trois mois??nbsp;!
4) Le coût de réalisation est acceptable
Il s'agit de ne pas exploser l'enveloppe budgétaire pour aller chercher des informations dont on peut se passer.
Explication : La construction d'infrastructure de collecte des données sont toujours bien plus coûteuses qu'il n'y paraît. La collecte des données, ce n'est rien d'autre que la "bête noire" des responsables financiers des projets, tant cette phase est délicate à traiter correctement.
5) Le KPI est Fiable au sens des utilisateurs qui lui accordent toute confiance
Là aussi, le propos semble évident. Pourtant, toujours dans la "vraie vie" de l'entreprise, il arrive que le décideur doute de la fiabilité des données ayant servi à construire l'indicateur. Bien évidemment, il ne l'utilisera pas.
Explication : C'est aussi la question de la confiance. Un indicateur peut être fiable au sens de ceux qu'il l'ont construit, et douteux pour celui qui devra l'utiliser. En fait, il ne l'utilisera pas tant que l'on aura pas éclairci les doutes.
6) Il est Décisif et implique le passage à l'action
On ne se contente pas d'un simple "constat" qui n'induit aucune idée d'action. Un indicateur est une aide à la prise de décision.
Explication : Cette décision peut être de ne rien faire, mais c'est tout de même une décision.

Les outils

Étape 7 Pour dérouler ce processus en équipe, on peut s'appuyer sur les techniques de brainstorming pour dynamiser la production d'idées. Tout dépend du public concerné.

Dans tous les cas, le diagramme d'affinité est un outil incontournable pour structurer les propositions des participants au travail d'inventivité en équipe.

Un bon indicateur de performance se doit de répondre à des caractéristiques bien précises. Il s'agira de s'assurer que les propositions des membres de l'équipe, le cas échéant, maximisent chacun de ces six critères avant d'être sélectionné pour être affiché sur le tableau de bord concerné.

Un KPI sert à transmettre le "sens" de l'information. Autant bien le sélectionner, le construire et le présenter !

KPI : de la réalité à l'esprit
Source: "Les nouveaux tableaux de bord des managers" Édition Eyrolles

À chacun son tableau de bord pour piloter le progrès

Phase 1 : Un tableau de bord se conçoit en coopération avec les utilisateurs et en parfaite connaissance de la stratégie poursuivie (15 outils).

1. On définit la meilleure démarche de progrès
2. On identifie les acteurs concernés
3. On choisit les objectifs en commun
4. On sélectionne les indicateurs adaptés aux exigences de pilotage locales
5. On organise le tableau de bord comme aide à la décision

Phase 2 : Enfin, on le réalise avec Excel (15 fiches pratiques).

Ce livre de référence, 5^ème édition, est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon

Présentation graphique des indicateurs de performance

Un indicateur est porteur d'un sens bien précis. Pour bien saisir en totalité le sens de l'information transmise, le choix de la représentation graphique joue un rôle majeur. Tous les outils de tableau de bord, ne serait-ce qu'Excel de Microsoft, offrent un large éventail de présentations graphiques.

Voyons comment la choisir en fonction du type d'information portée :

Jauge

La jauge est le graphique recommandé pour suivre la progression vers un objectif. Il est de préférence réservé à ce seul usage.

Feu tricolore

La représentation "feu de signalisation" est utilisé pour matérialiser les indicateurs de type « alerte », indispensables pour indiquer un dysfonctionnement exigeant une réaction immédiate..

Courbe

La courbe est la représentation à privilégier pour suivre l’évolution d’une ou plusieurs valeurs dans le temps. C'est aussi un bon outil pour extrapoler les tendances.

Diagramme en aires empilées

Le diagramme en aires empilées est un outil à utiliser essentiellement pour comparer deux à deux les évolutions de plusieurs grandeurs dans le temps.

Histogramme

L’histogramme permet de visualiser clairement les variations d’une mesure dans le temps telles que des quantités produites au fil des mois.

Graphique secteur

Le graphique par secteur est utilisé pour étudier les proportions des composantes d’une grandeur spécifique telles que le chiffre d'affaires par régions.

Graphique en anneaux

Le graphique en anneaux est utilisé notamment pour comparer les résultats par rapport aux prévisions. C'est un usage parmi d'autres.

Graphique à bulles

Au contraire des courbes et des histogrammes qui présentent les informations en deux dimensions, le graphique à bulles présente l'immense avantage de présenter les informations en trois dimensions, la taille de la bulle étant elle-même une information.

Graphique radar

Le graphique type radar est utilisé pour représenter les multiples caractéristiques d’une grandeur donnée. C'est aussi un excellent outil de comparaison. On peut en effet visualiser deux grandeurs sur le même graphique.

Tableau et Sparkline

Enfin, si vous devez présenter des données sous forme de tableaux, ce qui n'est pas la manière la plus séduisante, n'oubliez pas les fameux sparklines de Edward Tufte.

Suivez ce lien pour bien utiliser les sparklines avec Excel.

Trois recommandations avant de se lancer

1. Un indicateur doit être contrebalancé

Un indicateur unique suffit rarement à lui seul pour bien apprécier la performance et prendre les décisions qui s’imposent. Un indicateur de performance ne mesure qu’un seul aspect de la performance. Il faut d’ailleurs se méfier des indicateurs trop globalisés dits synthétiques.

L'information portée par un indicateur doit impérativement être corroborée avec un autre indicateur qui contrebalance l'information du premier.

Par exemple, il serait assez facile d'accélérer le déroulement d'un projet tout en laissant s'envoler les coûts. En revanche, si un indicateur de coût contrebalance celui de durée, l'exercice est un poil plus délicat. C'est un exemple trivial, mais l'importance d'équilibrer les indicateurs est essentiel pour un pilotage pleinement assumé.

2. Un indicateur est spécifique

Bien des concepteurs peu avertis abusent du benchmarking et se satisfont des indicateurs utilisés par la concurrence sans tenir compte de la stratégie suivie et des besoins de terrain. C'est une erreur très courante qui conduit à un échec assuré.

La phase de choix des indicateurs est directement issue de la phase de choix des objectifs.

3. L’indicateur filtre pour nous les informations

L’indicateur de performance nous montre la direction à suivre, c’est une aide à la décision. Lorsque l’on poursuit un but et que l’on souhaite agir, on filtre naturellement les informations qui nous parviennent dès la phase de la perception.

Par exemple, celle ou celui qui rêve de s’offrir une Porsche Cheyenne ne sera intéressé que par les informations concernant ce modèle. Sa perception sera plus sélective et plus pointue à la fois pour filtrer et analyser tous les éléments concernant ce modèle de la célèbre marque allemande.

C’est un peu ce rôle que remplissent les indicateurs de performance. Ils ne nous présentent qu’une facette de la réalité. Mais la facette qui nous préoccupe actuellement, c'est celle qui concerne l'objectif que l’on souhaite atteindre, la performance que l'on vise à maximiser.

Tutos: réaliser un indicateur de performance avec Excel

1. Comment réaliser un indicateur de type "jauge":

Comment réaliser un indicateur de type "vumetre":

Formation tableaux de bord avec excel en video
Plusieurs formation vidéos gratuites sont disponibles : une première en deux volets pour concevoir et réaliser le tableau de bord, ainsi que plusieurs tutos pour réaliser des indicateurs jauges en plusieurs version et un vumètre. Un tuto d'apprentissage des tableaux dynamiques est aussi disponible.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance, de l’aide à la décision et de la conception de tableaux de bord de pilotage. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit de nombreux projets de réalisation de système décisionnel en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Ressources web

clearlyandsimply, le blog très actif de Robert Mundigl dédié à la présentation des données
spreadsheetpage, une collection de modèles professionnels avec Excel, une base de réflexion pour construire votre propre outil
bscdesigner, des pistes pour bien présenter ses indicateurs
fuzzymath, un guide complémentaire pour concevoir ses indicateurs

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