Les 5 cinq S

Mise à jour le 10 septembre 2020 Par Alain Fernandez

Les 5S sont les initiales en japonais des cinq opérations de base indispensables pour rationaliser les tâches : Débarrasser, Ranger, Nettoyer, Standardiser, Éduquer & discipliner. C'est un mode de gestion dans un esprit d'amélioration continue, partie intégrante du système de production Toyota (TPS).

1. Définition 2. Description 3. 4 remarques 4. Ressources 5. À lire

Définition des 5S

Ces 5 recommandations sont applicables quel que soit le contexte de travail. Ainsi indépendamment de l'activité exercée, chacun peut réfléchir à la manière d'exploiter ces 5 recommandations dans une démarche d'amélioration continue.

Les 5 opérations fondamentales sont identifiées ainsi :

1 Seiri Débarras
2 Seiton Rangement
3 Seiso Nettoyage
4 Seiketsu Standardiser
5 Shitsuke Discipline & Éducation

Cinq S, Cinq opérations

Les méthodes qualité d'origine japonaise notamment celles produites au sein de Toyota sont particulièrement simples dans leur principe et riches de bon sens. Aussi sont-elles particulièrement aisées à comprendre.

Cela dit, la mise en oeuvre n'est pas toujours évidente, et le mot est faible même pour une méthode de bon sens comme les 5S qui semble évidente au premier abord. Il s'agit bien souvent de changer non seulement les pratiques mais l'ensemble du système de management en vigueur au sein des entreprises occidentales. En fait, c'est une démarche de fond de type Kaizen qu'il s'agit d'entreprendre. Les 5 s sont une briques constituantes du lean management toujours dans la logique du TPS (Toyota production system ).

Piloter, c'est partager le pouvoir

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Passons en revue chacun des "S" des "5S"

1) Seiri (Débarras)
Autrement dit éliminer tout ce qui ne sert pas la tâche présente. On travaille sur un thème, sur un sujet. On ne s'encombre pas d'accessoires, d'outils, de dossiers, de documents inutiles pour son accomplissement. On libère le plan de travail de tous les instruments et accessoires inutiles pour les travaux du moment. C'est un gain de temps et on limite aussi les risques d'erreur.

Ainsi on ne trouvera sur le poste de travail uniquement les objets nécessaires pour l'execution de la tâche présente. Les autres outils, objets, documents, inutiles pour le moment seront judicieusement rangés, classés, archivés pour ne pas avoir à les chercher lorsque l'on en aura besoin pour réaliser une tâche d'un autre type.

2) Seiton (Rangement)
Ranger de façon rationnelle outils et accessoires du plan de travail. Une place pour chaque objet et chaque objet à sa place. Un objet peut-être un outil, un instrument, un document, une mention sur un document...
C'est assez logique, il vaut mieux avoir à portée de la main les objets dont on a le plus besoin pour la tâche en cours d'exécution et éloigner tout ce qui n'est pas indispensable. C'est le meilleur moyen de ne pas perdre de temps, d'éviter de perdre sa concentration à chercher un indispensable outil et surtout de ne pas commettre d'erreur.
3) Seiso (Nettoyage)
Nettoyer régulièrement l'espace de travail. C'est aussi le moment où l'on détecte les avaries, les anomalies. Cette phase de nettoyage est aussi une phase d'inspection.
4) Seiketsu (Standardiser)
Établir les règles de débarras, de rangement, de classement et de nettoyage. Il s'agit d'élaborer des procédures efficaces afin de mieux standardiser les opérations et de construire une structure de travail, la mieux détaillée possible, afin que chacun puisse se l'approprier sans effort inutile.
5) Shitsuke (Discipline)
Adopter des règles et une discipline pour appliquer le 5S avec rigueur dans une dynamique de progrès continu organisé (PDCA).

Ce dernier point est important. On n'obtient pas la perfection sans un effort continu. Il importe donc de déployer un plan de progression avec des objectifs précis pour baliser le parcours et des indicateurs judicieusement choisis pour mesurer la progression.

Sans mesure précise et bien choisie, aucun progrès n'est envisageable. C'est une règle de base. D'autre part, les 5 S ne sont efficaces que dans un esprit participatif et collaboratif.

Il ne suffit pas d'imposer, encore faut-il convaincre du bien-fondé de cette discipline pour le moins contraignante en tout dans dans un premier temps.

Quatre remarques

1) "L'ordre", "le rangement", "la propreté" et "la discipline" se retrouvent déjà dans les recommandations de Fréderik Winslow Taylor, notamment dans son ouvrage "Shop Management" écrit en 1911.
2) D'autre part, Satoshi Kamata, journaliste en "immersion" chez Toyota, explique dans son excellent ouvrage "l'usine du désespoir" que ces règles de bon sens étaient surtout utilisées par la direction pour se défausser en cas d'accident... Des accidents dus essentiellement au piètre état des équipements et aux cadences soutenues, difficiles à suivre.... En tout cas à l'époque où Satoshi Kamata était présent à l'usine, c'est à dire en 1973, bien après que Taiichi Ohno ait instauré le mode de production : TPS.
3) On peut aussi prendre à contre-pied ces recommandations dignes d'un bloc opératoire pour laisser un peu plus de liberté à tous ceux qui ne sont pas génés par une bonne dose de désordre, sur un bureau par exemple. Selon les défenseurs du "désordre organisé", c'est justement le moyen de rapprocher des informations où des documents qui a priori n'ont auccun rapport. Ce rapprochement peut être à l'origine d'une bonne idée. C'est en tout cas la thèse que développe Eric Abrahamson avec l'ouvrage traduit en français sous le titre : Un peu de désordre = beaucoup de profit(s) et publié aux éditions Flammarion, voir les références en bibliographie.
4) Tout est donc relatif, à chacun de faire son marché sans s'imaginer que la pratique des termes japonais résout à elle seule les exigences de la production industrielle...

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