Réunion de travail : le distanciel ne remplacera jamais le présentiel

Mise à jour le 15 février 2024 Par Alain Fernandez

Les fiches du dossier: "Construire l'équipe"

Si depuis déjà deux bonnes décennies l'internet nous dote d'un certain don d'ubiquité, on ne remplacera jamais le présentiel - quand on se retrouve face à face - par le distanciel - où l'on se retrouve par le biais d'écran et de micro. Reprenons la célèbre expérience de Harold J. Leavitt qui mérite plus que jamais de revenir au premier plan dans le contexte notamment du télétravail.

Sommaire :

La conduite de réunion et la communication maîtrisée
Déroulement de l'expérience de H Leavitt
De l'importance du Feed-Back
L'auteur de l'article
Ressources complémentaires
Livres de référence

Postulat de départ : Aucune technologie ne remplacera jamais une communication de vive voix lorsque les interlocuteurs sont physiquement en présence.

La conduite de réunion et la communication maîtrisée

Dès l'origine de la théorisation de la dynamique de groupe, Harold J. Leavitt (1922-2007) avait modélisé schématiquement les principes de la communication. À l'aide d'une simple expérience fort simple à réaliser, il avait mis en évidence l'importance de la présence physique des interlocuteurs ainsi que le rôle essentiel du canal feed-back. Pour mieux comprendre ces avancées, étudions rapidement les grandes lignes et les conclusions de cette expérience fondatrice de la théorie de la communication.

Déroulement de l'expérience de H Leavitt

Le contexte d'expérimentation

Un groupe réduit de personnes et une figure simple.
Un membre du groupe, que l'on baptisera l'émetteur pour l'expérience, se voit remettre une figure composée de six rectangles se touchant deux à deux par un seul côté ou angle. Voir l'illustration ci-après.

Expérience de Leavitt
Légende : L'xpérience de Leavitt Source : Le chef de projet efficace ©Eyrolles

Les rôles attribués

L'émetteur décrit précisément la figure aux autres membres du groupe, les récepteurs
Bien évidemment, les récepteurs ne voient pas ladite figure. Ils s'efforcent de la reproduire du mieux possible selon les informations reçues et comprises. C'est leur rôle.

Déroulement de l'expérience

Cette expérience selon quatre scénarios enchaînés les uns à la suite des autres :

Premier scénario

L'émetteur est caché et ne voit pas le groupe des récepteurs. Les récepteurs restent silencieux et ne posent aucune question.

Deuxième scénario

L'émetteur est visible et voit le groupe. Ni l'émetteur ni les récepteurs ne peuvent poser de questions.

Troisième scénario

L'émetteur est visible et voit le groupe. Il peut poser des questions, mais les récepteurs ne peuvent répondre que par oui ou par non.

Quatrième scénario

L'émetteur est visible et voit le groupe. Il peut poser des questions et répondre aux questions des membres du groupe.

Au terme de chacun des scénarios correspondant aux phases de l'expérimentation, on relève les dessins réalisés afin de pouvoir mieux les comparer en fin d'expérimentation.

Analyse des résultats

Leavitt suggère de relever trois types d'information :

la durée de l'expérimentation,
le degré de confiance que chaque récepteur accorde à son travail et
la valeur du résultat.

Comme on peut s'en douter intuitivement, le premier scénario est le plus rapide de la série, mais pour offre un piètre résultat. D'autre part, les récepteurs chargés de reproduire le message n'ont guère confiance en leur travail.

À l'opposé, le quatrième scénario est de très loin le plus efficace de la série en termes de qualité des résultats rendus et de la confiance en soi des récepteurs. Autrement dit, si avec le premier scénario ils ont bien conscience d'être passés totalement à côté de la figure à reproduire, avec le quatrième scénario, ils ont quasi la certitude d'être assez proches du modèle. (Véridique).

De l'importance du Feed-Back

En substance, l'expérience de Leavitt démontre, si besoin était, l'importance cruciale du canal feed-back. Autrement dit, une communication bicanal libre et soutenue afin de s'assurer de la complétude de la compréhension.

De l'importance des réunions de travail en « présentiel »

Les réunions de travail, soigneusement préparées et correctement conduites, se dérouleront impérativement en présence physique de tous les participants. Bien évidemment, dans le cadre du télétravail, il sera plus qu'utile d'organiser régulièrement des réunions physiques et ne pas se contenter des seules réunions à distance. Le manager en télétravail a tout intérêt à rapidement prendre conscience de cette différence fondamentale de qualité entre les deux types de réunions.

Le sens de l'information va bien au-delà des simples mots.

Être en présence de son interlocuteur permet de mieux saisir les inflexions de la voix, d'observer les expressions du visage, les gestes de la main ou les mouvements du corps. Nul besoin d'être un spécialiste de la psychologie comportementale.
Nous sommes, par nature, des animaux sociaux et savons intuitivement décoder ces signaux.

De même, l'expression orale est bien plus riche que l'expression écrite. La spontanéité de la parole au cours d'une discussion est plus naturelle, donc plus expressive qu'un écrit où l'on s'attachera immanquablement à la forme, quitte à en délaisser un peu le fond.

Par ailleurs, l'évolution de l'ambiance régnante au sein des réunions, à mesure de l'avancement du projet, est assez révélatrice du moral global de l'équipe.

Ce texte est très largement inspiré du chapitre : "Efficacité du manager : la psychologie au service des projets complexes" du livre "Le chef de projet efficace" publié aux Éditions Eyrolles et présenté ci-dessous.
Cet ouvrage multi réédité présente les douze points clés d'un projet où le manager devra délaisser un tant soit peu méthodes, procédures, règles et normes pour exercer son bon sens bien naturel.

L'auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l'aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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