Comment faire un Reporting efficace et donc utile ?

Le reporting, qu'est-ce que c'est ?

Définition

Le terme "Reporting" désigne une famille d'outils de Business intelligence destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité selon un format prédéterminé.

Principe

L'outil de reporting assure l'interrogation des bases de données selon les requêtes SQL préparées lors de l'élaboration du modèle. Le rapport d'activité peut ensuite être publié sur l'Intranet périodiquement en automatique, ou ponctuellement à la demande.

Utiliser les outils de publication de rapport d'activité

Bien qu'avec les outils requêteurs, l'utilisateur peut formuler des requêtes d'interrogation "ad hoc" à volonté, les outils de reporting ne sont pas à proprement parlé des instruments d'aide à la décision.

En théorie on peut estimer qu'ils permettent au responsable de disposer d'une précieuse vue d'ensemble de son activité.

En pratique, ils sont surtout destinés à "rendre compte" du travail effectué auprès de la hiérarchie.

Comment réussir son reporting ?

Un "rapport réussi" est un rapport suffisamment pertinent et correctement présenté pour intéresser ses destinataires, soutenir l'attention et susciter des commentaires constructifs.

La méthode

La méthode se déroule en six étapes.

Étape 1- Choisissez les bons objectifs

• Quel message souhaite-t-on transmettre ? C'est la première question à se poser lorsque l'on élabore un rapport d'activité à diffuser.

Étape 2- Collectez les données

• Tout commence par une parfaite collecte de données. L'informatique et les outils d'ETL ne suffisent pas.

Étape 3- Transformez les données en information

• On évitera de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre de données risque de détourner l'attention et de perturber la perception du message. Il est préférable de se focaliser uniquement sur les informations essentielles. Pour cela il faut au préalable bien définir le message à faire passer.

Étape 4- Optimisez le rapport

• Un bon rapport interpelle ses destinataires. Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d'information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables.

Étape 5- Limitez le nombre de présentations graphiques

• Un bon rapport est un rapport simple. Là encore, il ne faut pas surcharger le rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que l'on souhaite transmettre.

Étape 6- Ne perdez aucune occasion de feed-back

• Comment est perçu le message ?
  Il est toujours profitable d'étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires dans une logique d'amélioration continue.

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Les différents types de reporting

• Suivi d'activité

  Le modèle classique de contrôle périodique de l'activité d'une entité placée sous une autorité

• Financier

  Suivi des budgets et autres éléments de l'analyse financière, voir le dossier Reporting financier

• Projet

  Suivi d'avancement et communication autour d'un projet relativement conséquent

• Social

  Dans le cadre de la Responsabilité Sociale des Entreprises

• Développement durable

  Voir les dossiers suivants :
  
  • Développement durable
  • Bilan carbone
  • Tableau de bord du développement durable
  • et notamment le global Reporting initiative et les indicateurs du développement durable

Les outils de reporting

• SAP Business Object Crystal Report
• IBM Cognos Report Net
• Oracle Report...

Les outils Open Source

• Jasper report www.jaspersoft.com
• Open Report oreports.com
• Birt www.eclipse.org/birt/phoenix
• Les outils de reporting Open Source

Les reportings sont-ils utiles ?

Évitez que votre personnel ne passe son temps à rendre compte des choses qu'il aurait pu faire, s'il n'avait pas été obligé de rendre compte. Propos de O.L. Barenton, confiseur, Auguste Detoeuf

Intéressant propos de Auguste Detoeuf, industriel et fondateur du groupe Alsthom en 1928 qui est plus que jamais d'actualité.

En effet, il y a déjà quelques années, le Journal du Net publiait les résultats d'un intéressant sondage (enquête en ligne) à propos des pratiques du Reporting en entreprise titré : "Les reportings jugés pertinents mais chronophages".

Si 67% estiment que les reportings prennent en compte des indicateurs pertinents, 62% considèrent que l'élaboration de ces derniers demande trop de travail, plus d'1/2 heure par semaine pour 76% d'entre eux, soit les 3/4 des managers interrogés.

Fiabilité

Plutôt intéressant, seulement 19% des personnes interrogées affirment ne jamais "estimer" certains éléments et se fient uniquement au données collectées.

En revanche, 36%, soit plus d'un tiers, recourent "souvent" à la pratique des "résultats à l'estime"...

Utilité

Plutôt curieux, 9%, soit pratiquement 1/10, avouent ne pas vraiment savoir à qui sont destinés les reportings...

En conclusion

Voir les résultats de l'enquête publiée sur JDN : Les reportings jugés pertinents mais chronophages.

• 1 rapport d'activité sur 5 est assurément fiable.
• 1 rapport d'activité sur 3 est assurément faux.
• De toute façon, une bonne frange de responsables d'activité, 1 sur 10 tout de même, ne savent pas "pour qui", ni "pourquoi" ils le font...

Le reporting financier

Au programme de ce chapitre : Qu'est-ce que le reporting financier ? Préparer un budget, élaborer des rapports consolidés, valider les budgets, exploiter l'analyse financière, autant de fonctions indispensables pour une saine gestion financière. Dans le cadre des entreprises multi-sites et des regroupements d'entités issues de rapprochement, fusion ou absorption, la question de la consolidation des comptes est particulièrement délicate.

Définition : le reporting financier analytique

Préparer un budget, élaborer des rapports consolidés, valider les budgets, exploiter l'analyse financière, autant de fonctions indispensables pour une saine gestion financière. Dans le cadre des entreprises multi-sites et des regroupements d'entités issues de rapprochements, fusions ou absorptions, la question de la consolidation des comptes est particulièrement délicate.

Les outils de reporting financier

Dans ce contexte, les outils informatiques de Reporting financier ou analytique sont incontournables pour assurer la cohérence du suivi des recettes, le contrôle des dépenses et faciliter l'élaboration des budgets. L'intégrité et la rapidité de publication des informations sont deux intérêts primordiaux des solutions de reporting financier. Ce sont de véritables exigences en un contexte pour le moins perturbé.

Les outils du marché pour réaliser un reporting financier

Quelques éditeurs de Business Intelligence se sont faits une spécialité du reporting financier analytique et proposent une palette d'outils assez complète : consolidation des comptes, planification, budget, prévision et reporting , diffusion de l'information.

Ressources web

• Oracle Hyperion Financial Management, le site Web, une gamme d'outils de consolidation financière et de reporting.
  Hyperion et un acteur historique de l'analyse multidimensionnelle et financière. La société possédait dans sa gamme, après sa fusion avec Arbor Software en 1998, le fameux produit d'analyse multidimensionnelle "Essbase". Voir aussi le cube Olap.
  Essbase était à l'origine une extension des tableurs de l'époque, Lotus 123 notamment. On retrouve la même logique avec les tables pivots de Excel.
  La société Hyperion a été rachetée par Oracle Software en 2007
• Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, le site Web
• PROPHIX Reporting, le site Web
• SAP Business Object, le site Web
  Business Object était à l'origine une société française éditrice de logiciel d'intelligence économique, avec un concept particulièrement original "d'univers" orientés métier. La société Business Object a été rachetée par SAP en 2008.
• IBM Cognos, le site Web
  Cognos est aussi un éditeur "historique" de solution d'analyses de données. Cette société canadienne a été rachetée par IBM en 2008.

À lire…

Les trois livres de référence du site…

L'essentiel du tableau de bord
Méthode complète et mise en pratique avec Microsoft Excel
Alain Fernandez
5^ème édition Eyrolles
280 pages

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Les nouveaux tableaux de bord des managers
Le projet Business Intelligence clés en main
Alain Fernandez
6^ème édition Eyrolles
468 pages

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Format ebook : PDF ou ePub, Kindle

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Les tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe
Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

☛ Consultez la fiche technique »»»

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance, de l’aide à la décision et de la conception de tableaux de bord de pilotage. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit de nombreux projets de réalisation de système décisionnel en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

Ressources web

• 7 règles d'or à suivre pour un reporting efficace (CIO-Online)
• A guide to enterprise reporting
• Reporting vs. Analysis: What’s the Difference?

À ce sujet, voir aussi

• Tableau de bord de l'entreprise
  Définition et principe. Un tableau de bord n'est pas qu'un simple présentoir d'indicateurs piochés ici ou là, et placés à la va-comme-je-te-pousse sur un même écran. Ce n'est pas non plus un outil de gestion exclusivement tourné vers les résultats, le passé. Le tableau de bord est avant tout l'instrument clé d'un pilotage pro-actif rendant possible l'entreprise innovante.
• À quoi sert un tableau de bord ?
  Un tableau de bord, ce n’est pas un présentoir à ratios de gestion. On le sait depuis déjà bien longtemps ou en tout cas on devrait le savoir. Un tableau de bord ne sert pas non plus à prendre les décisions à votre place. Ça, j’ai comme l’impression qu’on le sait moins. En fait, c'est simple, un tableau de bord est un instrument pour piloter le progrès.

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Voir aussi...

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