Définition du projet, c'est là que tout commence...

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Quelques recommandations pour la phase de définition

Planter le décor

Prendre le temps de soigner la phase de définition du projet est réellement un atout de réussite. Au cours de cette phase, l'ensemble des parties prenantes pourra en effet "palper" pour la première fois, et ce quasiment concrètement, non seulement ce que sera le produit final mais aussi sa réalisation. C'est dire l'importance d'accorder toute notre attention et de ne pas se contenter de dérouler mécaniquement les phases d'une méthode et produire des documents utiles mais limités en terme de sens. Sans récapituler la totalité des résultats de cette phase du projet, intéressons-nous plutôt aux quelques points tout aussi importants qui sont bien souvent oubliés.

Étude d'impact et dépendances

Il est notamment essentiel d'identifier exhaustivement les dépendances du projet à la manière d'une étude d'impact. Quels seront les effets sur le reste de l'organisation et des partenaires du produit final et du déroulement du projet ?
Cette étude permettra à chacune des parties prenantes de mieux apprécier l'ampleur du projet et des changements à venir. Chacun pourra ainsi estimer au plus juste la mesure de son implication.
Les changements organisationnels seront aussi évalués afin de préparer l'accompagnement du changement.
D'autre part, il est aussi plus qu'utile de situer le projet vis-à-vis des autres projets en cours ou à venir, là encore en terme de dépendances et d'impacts.

Contraintes et risques

Lorsqu'il est fondé sur de solides bases concrètes, l'optimisme est un sentiment porteur pour démarrer un projet. Aussi est-il important de soigner l'étude des contraintes.

Quelles sont les contraintes les plus courantes ?

  • Les contraintes budgétaires bien sûr.
  • La disponibilité des compétences est aussi à considérer sous cet aspect, tout comme celle des ressources.
  • Le projet se déroule en une unité de temps fini, le timing est une contrainte d'autant plus forte que le projet s'inscrit dans une ambition plus globale dont le synchronisme de la réalisation conditionne l'accomplissement du tout.
  • Les techniques et technologies trop jeunes sont aussi des contraintes que l'on fera plutôt apparaître dans l'étude des risques.
À ce sujet, lorsqu'elle est bien conduite, l'étude des risques peut amener à évaluer des solutions partielles alternatives qui méritent d'être traitées ici afin de disposer d'entrée de jeu de tous les atouts.

Les hors de propos

Cette phase a pour finalité de définir exhaustivement le contenu concret du projet à réaliser. Pour bien marquer les limites, il est tout aussi éclairant de préciser ce qui n'est pas dans le projet.

Feed Back

Enfin, il est conseillé de procéder à une étude feed-back afin de s'assurer que le message est bien passé, qu'il n'existe plus d'inconnue, de doute ou d'incompréhension, que les objectifs sont clairement fixés, les impacts bien identifiés et l'accompagnement du changement prêt à être initié.

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