Le Projet Business Intelligence et l'aide à la décision

Le projet Business Intelligence, les informations pour décider

Postulat fondamental :
Quel que soit le type de décision que vous soyez amené à prendre, vous aurez toujours besoin de disposer d'informations validées et actualisées. C'est ainsi.
Le processus de décision commence invariablement par une phase de collecte des informations.Ceux qui vous affirment avec aplomb décider en toute situation à l'instinct, avec leurs tripes, "with the guts", ne procèdent pas différemment.
Ils sont simplement parvenu au stade du processus où l'on prend effectivement la décision. Ils ont déjà accompli cette phase de collecte des informations. Ensuite, c'est bien en s'appuyant sur sa propre expérience et sa personnalité que l'on estime le risque et que l'on envisage les potentialités des alternatives pour prendre ou ne pas prendre la décision.

Quelles informations pour le décideur ?

Lors de la phase de collecte, le décideur ébauche intellectuellement une représentation de la situation et des voies possibles. Les informations dites "formelles", celles qui sont écrites, chiffrées et validées, sont importantes mais elles sont loin d'être les seules à considérer.

Lorsque la décision devient un peu complexe, lorsque qu'elle sort du simple registre du calcul, le décideur sera particulièrement sensible aux conseils de proches, "experts autorisés" ou "experts de faits" pour l'occasion.

Cet univers de "l'informel" est difficile à délimiter. Il englobe les avis, les conseils, les impressions, les suppositions et autres estimations échangés au cours d'une rencontre impromptue, d'un repas, d'un café, d'un séminaire...sur un blog ou sur un réseau social.

Toute cette masse d'informations, indispensables pour le décideur, n'entrent pas dans le système d'information de l'entreprise.
Il y a quelques années on parlait d'un ratio formel/informel de 30/70 pour estimer la proportion des deux univers informationnels (JL Le Moigne notamment). A mon avis, ce ratio n'a pas dû beaucoup évoluer. S'il est vrai que le système d'information est toujours plus présent pour capter les données, les sources d'informations dites "informelles" se sont aussi multipliées avec le développement du Web et des réseaux sociaux. Attendons toutefois les premières retombées du trop fameux Big Data et de la BI sémantique. Quelles promesses seront tenues ?

Considérons maintenant les informations dites formelles

Restons modestes, au mieux 20 % d'un tiers de l'information nécessaire au décideur serait disponible au sein du Data Warehouse...

Les informations formelles se classent elles-mêmes en deux catégories distinctes :
Les informations structurées et les informations non structurées.
Les premières sont bien sûr les informations que l'on peut ranger plutôt aisément dans une base de données : résultats et autres données quantitatives.
Les secondes sont bien plus délicates à gérer. Ce sont les mails, courriers, rapports, compte-rendu de réunion, dont il faut extraire le sens avant de pouvoir les exploiter.

Pas si simple. Il y a quelques années Bill Inmon, spécialiste du Data Warehouse et de la collecte des données rappelait dans un article "Bridging the Gap" le ratio de 20/80 pour estimer la proportion de données structurées/non structurées.

Ainsi lorsque le projet Business Intelligence est mené à son terme, lorsque les outils d'ETL sont poussés dans leurs retranchements et collectent méthodiquement toutes les données structurées, la base "décisionnelle", le Data Warehouse, ne contiendrait au mieux que 20 % de quelque chose qui ne représente qu'un tiers de l'information(1) nécessaire au décideur.
Un peu de modestie s'impose. Et ne soyons pas surpris si les systèmes de Business Intelligence en oeuvre ne se résument encore qu'à la simple production de rapports et de bilans financiers et productivistes.

Bien que susceptibles de contribuer à apprécier la performance, ces rapports et bilans pêchent par manque de complétude et n'en révèlent qu'une vision tronquée, bien loin de la quintessence attendue. D'un point de vue plus optimiste, on dira que la Business Intelligence n'en est vraiment qu'à ses débuts...

Si on se risque à un parallèle métaphorique, hasardeux et sans filet, on pourrait dire que les frères Wright ont réussi à faire voler le Flyer... Mais il reste encore pas mal de chemin avant d'arriver à l'industrie des gros porteurs.

Le poste de travail idéal de l'utilisateur de la BI

Un peu de prospective pour terminer cet article consacrés au projet Business Intelligence.

Au cours de la première partie de cet article, nous nous sommes attardés sur la réalité des sources d'information du décideur.
Toutes les données susceptibles de devenir des informations utiles à la prise de décision ne passent pas systématiquement par le système d'information de l'entreprise.
Loin s'en faut.
Seules les données formelles et de surcroît structurées sont à même d'être stockées dans les bases de données de production et récupérables par les outils de collecte (ETL) afin d'alimenter la base décisionnelle, le Data Warehouse.
Ainsi, pour assister au mieux le décideur en situation, le poste idéal comportera les moyens d'accéder aisément, autant aux données formelles structurées et non structurées qu'aux données informelles.

Oui mais quels moyens ?

1. Données formelles et structurées

Ils sont désormais bien connus. Ce sont les outils de la Business Intelligence comme les tableaux de bord et le cas échéant les outils d'analyse comme OLAP ou le Data Mining.

2. Données formelles non structurées

Ce cas est bien plus délicat. Il n'existe actuellement aucun outil informatique permettant d'explorer efficacement une somme de dossiers composés de documents écrits, mails, schémas, présentation Powerpoint, etc..., afin d'en extraire la substantifique moelle, le sens en quelque sorte.

En tout cas en attendant que l'on puisse voir plus clair les capacités du big data en la matière, encore noyées sous les promesses et slogans marketing des éditeurs et de tous ceux qui les relaient sans le moindre esprit critique.

Dans tous les cas, le salut viendra vraisemblablement des solutions du type text mining et des moteurs de recherche, notamment lorsqu'ils intégreront des mécanismes d'apprentissage. Bien sûr, les données structurées entrent aussi dans la sphère d'intervention de ces nouveaux outils.

3. Accès aux données informelles

En fait, il s'agit surtout de faciliter les échanges d'information entre les décideurs, chacun expert de son domaine. C'est cet échange qui permet d'accroître la valeur de l'information.

On pensera bien sûr aux réseaux sociaux, mais aussi aux plate-formes de blogs pros, sites Wiki, les réseaux professionnels à valeurs ajoutées, les forums, communautés de pratiques, et toutes autres déclinaisons actuelles des communautés virtuelles, le "Web 2.0" comme il était de bon ton de s'y référer il y a peu encore.

Et pour conclure, un petit coup d'oeil à ma boule de cristal et ma prédiction du jour : Lorsque la Business Intelligence sera bien intégrée sur le poste de travail, étroitement liée aux classiques outils bureautiques, banalisée dirons-nous, lorsqu'elle n'existera plus en tant qu'application spécialisée, eh bien là, à mon avis, elle trouvera toute son efficacité.
Ce sera seulement en ces temps assez proches qu'elle sera utile, utilisable et utilisée.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance, de l’aide à la décision et de la conception de tableaux de bord de pilotage. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit de nombreux projets de réalisation de système décisionnel en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Le livre de référence du dossier

Le projet Business Intelligence clés en main

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