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Qu'est-ce qu'un ERP ?

Définition : L'ERP désigne une famille de progiciel informatique centralisant les fonctions de gestion informatisées de l'entreprise et les données s'y rapportant. L'ERP se compose de différents modules tels que gestion financière et comptable, gestion de production, gestion des ventes, des achats, des stocks, des ressources humaines... Chacun répondant à un besoin fonctionnel bien précis et partageant les mêmes données.

Une implantation parfois douloureuse

Au long des dernières décennies, l'implantation des ERP, Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré, ne s'est pas toujours réalisée en douceur. Trois qualificatifs viennent spontanément à l'esprit lorsque l'on aborde le thème des projets ERP : Coûteux, rigides et contraignants.

Les ERP sont pourtant quasi incontournables.

Centre fédérateur des informations d'entreprise et des processus métiers, les ERP fédèrent les fonctions essentielles dites de gestion comme les RH, le commercial, la production, la finance, la comptabilité, les achats.

L'implantation d'un ERP Légende de l'illustration : Doit-on adapter l'organisation à l'ERP ou l'ERP à l'organisation ?

L'ERP, comment ça marche ?

À l'origine, les ERP était fondé sur une architecture de type client/serveur. Composés de modules fonctionnels autonomes, Ils sont organisés autour d'une base de données centralisée. Les modules communiquent au travers de cette base qui assure la cohérence de l'information pour tous les départements de l'entreprise.

La structure en modules communicants adoptée par les ERP, garantit une approche transversale de la problématique de la gestion d'entreprise. Les règles de gestion implantées dans les modules proposés par les ERP sont élaborées en fonction des meilleures pratiques (best practices) de chaque métier.

Il n'est généralement pas nécessaire d'installer tous les modules en un seul temps, ils peuvent être mis en œuvre graduellement. Pour une meilleur adaptation aux processus de l'entreprise, l'ERP est paramétrable et programmable.

L'ERP propose une approche globale, orientée processus, fédérant l'ensemble des fonctions informatisées de l'entreprise autour d'une base de données centralisé
  • Les ERP sont évolutifs

    Les produits des principaux éditeurs proposent un grand nombre de modules. Ils peuvent être installés en une seule fois ou par vagues successives en fonction des besoins.

  • Les ERP sont extensibles

    Les ERP ne sont pas limités à une dimension unique d'entre- prise. En augmentant les ressources machines ou en utilisant des systèmes multiserveurs, ils prendront en charge un grand nombre d'utilisateurs.
  • Les ERP sont adaptables

    Pour répondre plus étroitement aux besoins précis des entre- prises, les ERP proposent généralement trois niveaux de personnalisation.
    • Paramètres

      Les ERP disposent d'un jeu de paramètres conséquents pour mettre en phase les processus et les fonctions standard du progiciel avec les caractéristiques de l'entreprise. Avec ce système de paramètrage, la réponse de l'outil sera ajustée au plus près des attentes de l'entreprise.
    • Langage propriétaire

      Pour une personnalisation plus conséquente du produit, les progiciels d'ERP intègrent un langage de programmation. Ce langage accède à l'ensemble des ressources du produit et autorise des développements spécifiques comme la création de nouveaux écrans ou de formats d'édition.
    • Ouverture sur l'extérieur

      Les ressources du progiciel sont aussi accessibles depuis l'extérieur du produit en utilisant un protocole d'accès standardisé. Un logiciel écrit avec un langage de programmation standard peut coexister avec le progiciel d'ERP pour répondre à des besoins spécifiques.
    • ERP généralistes, ERP métiers

      Pour limiter les travaux d'installation et les développements spécifiques, les principaux éditeurs déclinent des gammes de modules verticaux préparamétrés, adaptés à un métier ou un secteur spécifique (agro-alimentaire, santé, pharmacie, collectivité, banque...).

Pourquoi les ERP sont-ils devenus indispensables ?

L'informatisation de l'entreprise a toujours été abordée dans une dimension exclusivement verticale et cloisonnée. Classiquement, le logiciel de comptabilité ne se préoccupe pas des besoins du logiciel de production ou de celui de gestion des ventes. Cette approche parcellaire est à l'origine de très nombreux problèmes.
Malgré les croyances passées, l'entreprise ne fonctionne pas dans une dimension verticale mais bien selon une orientation transversale, et les fonctions ne sont pas isolées.

Les commandes gérées par le logiciel des ventes sont les entrées du logiciel de production qui, à son tour, délivrera les informations pour les logiciels de gestion des livraisons et de comptabilité. L'ERP* propose une approche globale, orientée processus, fédérant l'ensemble des fonctions informatisées de l'entreprise autour d'une base de données centralisée.

Le projet ERP

  • Projet ERP
    La mise en oeuvre d'un système ERP n'est pas une mince affaire, la thèse est désormais connue. Quelle que soit la solution choisie, produit commercial d'un éditeur de renom, open-source ou application modulaire de type SaaS, l'implantation sera toujours une révolution en soi. C'est bien pour cela qu'il est indispensable de préparer soigneusement le projet.

ERP en mode SaaS Software on Demand

Progiciel de gestion (dés)intégré

Plutôt qu'investir en un progiciel reconnu et connu pour ne pas être d'une mise en oeuvre aisée, pourquoi ne pas louer une solution en ne choisissant que les modules nécessaires ?

Sans d'ailleurs s'encombrer de l'infrastructure et des développements maison. Le progiciel, paramétrable, est hébergé chez le fournisseur et accessible par l'Internet.

C'est bien cela que proposent les solutions de type SaaS, Software as a Service. Un concept qui semble avoir le vent en poupe pour les petites et moyennes structures de type PME, cible initiale, aux métiers plus faciles à standardiser.

ERP en mode SaaS et processus métier

Cela dit, la solution SaaS peut s'avérer tout aussi intéressante pour les structures plus importantes. En tout cas lorsqu'il s'agit réellement du SaaS, Software as a Service à part entière et que l'étude des spécificités métier et l'analyse des processus clés sont correctement réalisées.

Toutes les fonctions ne sont pas soumises aux mêmes contraintes d'intégration. A titre d'exemple concret, si la production proprement dite est quelque part fortement "adhérente" au terrain, ce ne sera pas le cas du module Ressources Humaines qui sera bien plus proche des standards...

Remarque

S'il n'est pas tout à fait certain que les solutions de type SaaS permettent de réduire significativement le TCO, elles en facilitent en tout cas grandement l'appréciation. Et rien que cela est déjà d'une valeur appréciable. Une excellente solution pour les PME.

Avantages et inconvénients

Comme avantages, on retiendra la facilité de mise en oeuvre tout comme la simplicité de la gestion comptable et de l'établissement du bilan. D'autre part, la maintenance et les évolutions sont gérées directement par le fournisseur. Un avantage plutôt appréciable et pas uniquement pour les structures les plus modestes.

En revanche on retiendra essentiellement comme inconvénients les inévitables problèmes d'intégration avec l'existant tout comme la mise en conformité de l'usage des traitements méritants d'être déportés.

Etudes préalables

Avant d'envisager le basculement sur une offre SaaS, on ne pourra éviter une solide étude afin d'identifier les traitements "coeur de métier", ceux dont la nature et la structure jouent un rôle stratégique. D'expérience, ils ne sont pas si nombreux que cela. Sur le même thème on procédera à une étude exhaustive des questions de sécurité et de confidentialité des données.

Ces études s'intégreront au sein d'une analyse de risques plus globale. Enfin, une étude prospective de type schéma directeur à propos des évolutions du SI à 3 et 5 ans ne sera pas du luxe. Elle évitera de se fourvoyer les yeux fermés dans des voies sans issue.

Les solutions ERP en Open Source

Quelques-uns des principaux produits ERP Open Source, ayant fait leurs preuves et disposant au moins d'une version téléchargeable gratuitement ou à moindre coûts. Le choix d'un produit ERP est une décision aux impacts à long terme dont on ne mesure pas toujours exactement la portée et les conséquences.

Les nouveaux processus

L'implantation d'un nouvel ERP ne modifie pas uniquement les habitudes de travail mais bien l'organisation globale de l'entreprise. De nouveaux processus seront implantés. Il s'agit de bien préparer le projet et de le conduire dans les règles de l'art tout en anticipant les évolutions à venir.

Faudra-t-il l'intégrer dans un projet plus global de Supply Chain Management ? Devra-t-il être interconnecté avec une solution de CRM ?

Plus facile à dire qu'à faire... Je suis d'accord avec vous, la réussite du projet ERP n'est pas systématiquement garantie, Open Source ou pas.

La plupart des solutions ERP Open Source existent aussi désormais en mode SAAS, voir les sites des éditeurs respectifs, ci-dessous référencés.

Compiere

Compiere (prononcez à l'italienne "Comm" "pié" "ré", accomplir, achever) est un produit ERP, un Progiciel de Gestion Intégré Open Source destiné essentiellement à une clientèle PME. C'est un produit ERP complet. Il comporte entre autres les indispensables modules comme : finance, production, gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, des magasins, tableau de bord.

D'autre part Compiere offre aussi une solution de CRM. La version de base "Free Community Edition" est téléchageable gratuitement. Compiere, version complète, peut aussi être testée en ligne ou en téléchargement à l'essai pour une durée limitée.

Compiere est aussi utilisable depuis la solution Cloud de Amazon "Elastic Compute Cloud (EC2)".
aptean Compiere, le site de l'éditeur

Odoo

Odoo s'appelait antérieurement TinyERP puis, OpenERP. Odoo est un produit complet jumelant des fonctions classiques d'ERP et de CRM. La base unique (PostgreSQL) n'est pas le moindre des avantages. OpenERP est un produit modulaire et personnalisable (langage Python). Voir l'ouvrage référencé ci-dessous.
Odoo, le site de l'éditeur.

Openbravo

Un outil de ERP Open Source orienté Web pour PME. Openbravo est bâti sur les même bases que Compiere.
openbravo.com, site éditeur
forge.openbravo.com, la communauté de développement

ERP et Business Intelligence, un mariage tardif...

Le progiciel intégré est un outil incontournable pour rationaliser les processus de l'entreprise et contribuer ainsi au décloisonnement des fonctions en facilitant l'échange de données. Bien évidemment, l'ERP contient en son sein une part assez importante des données essentielles à l'information des décideurs. Pourtant, les managers ont longtemps été frustrés de ne pouvoir exploiter aisément les données du système.

De nombreuses données essentielles sont prêtes à être transformées en informations, voire en indicateurs. Mais pour cela encore fallait-il disposer des outils d'extraction adéquats.
Après une (longue) période d'hésitations, Les éditeurs d'ERP ont fini par considérer à sa juste valeur le besoin et l'importance d'intégrer le "décisionnel", c'est à dire la Business intelligence au sein même de leurs solutions de gestion.

Oracle a ouvert la voie en 2007 en intégrant Hyperion, alors leader canadien des applications financières. Suivi de près par SAP AG qui après avoir proposé SAP BW (Business Information Warehouse), une solution incluant des composants déjà prédéfinis (cube, rapport, rôles) a intégré en 2008 Business Object, le produit phare (français) des premières solutions d'outils décisionnels. Sans tarder une seconde, IBM a intégré Cognos, le concurrent canadien de Business Object. La frontière entre les deux familles d'outils complémentaires était enfin franchie.

L'ERP ce n'est pas uniquement de la production, c'est aussi de l'aide à la décision.
La première partie de ce texte est largement inspirée de l'ouvrage "Le bon Usage des Technologies expliqué au manager" du même auteur et publié aux Éditions d'Organisation, ©Eyrolles.

L’auteur

Alain FernandezAlain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.
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Un ouvrage particulièrement complet pour bien saisir le Système d'Information de l'entreprise dans toute sa complexité :

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