Les facteurs de réussite du projet tableaux de bord

Les facteurs clés pour réussir le projet décisionnel et tableaux de bord avec la méthode Gimsi, 3 recommandations élémentaires mais incontournables pour bien commencer et l'importance de suivre de près le Retour sur Investissement du projet, original par définition

La réussite commence dès la première phase du projet décisionnel

La phase d'identification de l'organisation est essentielle à la réussite du projet. Il s'agit de la phase 1 dont le rôle est "d'identifier" justement l'entreprise dans son contexte et de mettre en évidence sa stratégie, ses structures productives, ses métiers et ses processus.

Que ce soit par excès de confidentialité ou par une survalorisation des problématiques techniques, cette phase n'est pas toujours évaluée à sa juste valeur et le mot est faible, un euphémisme pour ne pas dire jamais.

Il s'agit de rendre à cette première phase du projet la place qu'elle mérite.

Ce n'est pas si simple. Les responsables du projet sont trop souvent pressés d'entrer dans le vif du sujet et les commanditaires du projet ne voient pas toujours l'intérêt de lever un pan de voile sur leur finalité.

3 recommandations élémentaires mais incontournables

Sans abuser de métaphores architecturales, les études réalisées lors de cette phase couvrant les étapes 1 et 2 de la méthode sont les fondations du projet décisionnel global.
Au cours de cette première phase, l'équipe de concepteurs prend non seulement connaissance des spécificités de l'organisation mais mesure aussi la "température" des ambitions et de la motivation des principaux acteurs.

Voir notamment le déroulement de l'étape 1: Analyse stratégique et Management et de l'étape 2: Analyse et modélisation des processus.

On conçoit le tableau de bord avant de le réaliser

Phase 1 : On le conçoit en équipe :

L'essentiel du tableau de bord , le livre

1. On définit la stratégie
2. On détermine les points d'intervention
3. On sélectionne les objectifs
4. On choisit les indicateurs
5. On structure le tableau de bord
Phase 2 : On le réalise avec Excel

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Les nouveaux tableaux de bord des managers
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Fuyez les approches "nombrilistes"
méfiez-vous notamment des approches nombrilistes et excessivement introverties, paradoxalement un travers particulièrement courant dès que l'on aborde le thème de la stratégie.
Il est pourtant indispensable de s'ouvrir sur l'extérieur et d'intégrer au sein de la démarche les clients et les partenaires en plus près du "cercle d'intimes". Voire même d'aller plus avant et d'étendre la réflexion aux concurrents directs et potentiels et clients cibles en manière de "cercle étendu". Cela s'entend à des niveaux différents d'approche, bien entendu.
Pratiquez une démarche "coopérative"
Adopter les principes d'une démarche coopérative dans tous les sens du terme. Le projet ne réussit que lorsque tous les acteurs concernés directement et indirectement se sentent impliqués et adoptent un comportement actif et constructif. L'information doit largement circuler et les idées émerger sans complexe ni retenue.
Pratiquer l'écoute "systématique"
Rester en éveil et placer soigneusement un éteignoir sur vos a priori et préjugés, Développer l'écoute active et systématique, inciter aux échanges latéraux, provoquer le décloisonnement, le dépassement des barrières fonctionnelles et le déblocage des freins culturels par la communication et le partage d'un objectif commun, de valeurs communes.

Le résultat de cette première phase conditionne toute la suite du projet décisionnel, autant en terme de compréhension de la problématique que de crédibilité globale.

Le projet tableaux de bord, un projet original

Calculer le ROI du projet

La conception et la mise en oeuvre du système de tableaux de bord de pilotage est un projet à part entière qu'il s'agit de manager comme tel. Le concepteur n'omettra pas d'apporter de précises réponses aux délicates questions du calcul du ROI (Retour sur Investissement) et de l'accompagnement du changement, sujet sensible par excellence. Bien entendu le tableau de bord de suivi de projet s'impose pour piloter efficacement le déroulement de l'aventure !

La question du ROI
Le projet tableaux de bord est précisément un cas précis où le ROI ne peut-être calculé par un simple ratio financier. Le retour sur l'investissement d'un tel projet ne s'exprime pas aussi simplement. C'est vraisemblablement le point le plus difficile à défendre lors de l'établissement du budget prévisionnel.
Si le retour financier direct n'est pas nécessairement visible à court terme, les apports en terme de valeurs ajoutées sont multiples, en tout cas lorsque le projet est correctement conduit.
La question de l'accompagnement
La question de l'accompagnement du changement est tout aussi sensible. Le projet tableaux de bord a pour ambition de multiplier les points de prise de décision au sein de l'organisation. La prise de décision n'est pas innée. Les structures traditionnelles ne la favorisent pas. Et la prise de risques est une réalité. Aussi l'accompagnement du changement est la clé de voûte de la réussite du projet dans la durée.

La deuxième partie de l'ouvrage "Nouveaux tableaux de bord des managers" traite en détail les aspects spécifiques de la conduite du projet tableaux de bord.

Pour les projets plus légers ne comportant que quelques tableaux de bord, la méthode allégée Gimsi Lite s'avère suffisante. Adaptée aux petites unités et PME, elle propose une réalisation complète du tableau de bord en utilisant Microsoft Excel.

Rapide à mettre en oeuvre et peu coûteuse, elle est aussi utilisée avec profit pour les projets pilotes mis en oeuvre à titre d'essai, de prototypes et de sensibilisation des personnels, en préparation de la mise en place d'un projet plus global (Gimsi).

Il tombe sous le sens que l'utilisateur averti pourra exploiter la méthode légère avec d'autres outils tableurs (comme Open Office) ou des outils de pilotage dédiés.

Bâtir le système décisionnel de l'Entreprise

Etape après étape, De la définition de la stratégie au choix des indicateurs pertinents en passant par l'identification des objectifs de performance et la sélection des outils technologiques de la BI, ce livre vous guide au fil du projet pour bâtir le système de pilotage de la performance et d'aide à la décision par tableaux de bord.

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Piloter l'Entreprise Innovante...

De l'importance de réformer les principes archaïques de contrôle de la mesure de la performance pour enfin dynamiser la prise de décision en équipe, incontournable clé de l'entreprise innovante. La méthode SOCRIDE centrée sur les questions de Confiance et de Reconnaissance est ici expliquée, illustrée et détaillée :

Les tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe
Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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Les stratégies coopératives
Stratégie coopérative : la manière la plus efficace pour bâtir une stratégie pertinente. Une stratégie n'existe qu'une fois déployée sur le terrain, sinon ce n'est qu'une vue de l'esprit. Jouer la carte de la coopération, c'est profiter pleinement de la connaissance des acteurs de terrain tout en préparant le déploiement. Pourquoi n'est-ce pas plus généralisé ? Le mépris qu'expriment ceux qui sont dans leur tour d'ivoire, et ne voient le monde qu'au travers des chiffres, envers tous ceux qui charbonnent dans le concret.