Les 5 facteurs de réussite du projet tableaux de bord

Par Alain Fernandez

Les facteurs clés pour réussir le projet décisionnel et tableaux de bord avec la méthode Gimsi, 3 recommandations élémentaires mais incontournables pour bien commencer et l'importance de suivre de près le Retour sur Investissement du projet, original par définition

La réussite commence dès la première phase du projet décisionnel

La phase d'identification de l'organisation est essentielle à la réussite du projet. Il s'agit de la phase 1 dont le rôle est "d'identifier" justement l'entreprise dans son contexte et de mettre en évidence sa stratégie, ses structures productives, ses métiers et ses processus.

Que ce soit par excès de confidentialité ou par une survalorisation des problématiques techniques, cette phase n'est pas toujours évaluée à sa juste valeur et le mot est faible, un euphémisme pour ne pas dire jamais.

Il s'agit de rendre à cette première phase du projet la place qu'elle mérite.

Ce n'est pas si simple. Les responsables du projet sont trop souvent pressés d'entrer dans le vif du sujet et les commanditaires du projet ne voient pas toujours l'intérêt de lever un pan de voile sur leur finalité.

3 recommandations élémentaires mais incontournables

Sans abuser de métaphores architecturales, les études réalisées lors de cette phase couvrant les étapes 1 et 2 de la méthode sont les fondations du projet décisionnel global.
Au cours de cette première phase, l'équipe de concepteurs prend non seulement connaissance des spécificités de l'organisation mais mesure aussi la "température" des ambitions et de la motivation des principaux acteurs.

Voir notamment le déroulement de l'étape 1: Analyse stratégique et Management et de l'étape 2: Analyse et modélisation des processus.

1. Fuyez les approches "nombrilistes"
méfiez-vous notamment des approches nombrilistes et excessivement introverties, paradoxalement un travers particulièrement courant dès que l'on aborde le thème de la stratégie.
Il est pourtant indispensable de s'ouvrir sur l'extérieur et d'intégrer au sein de la démarche les clients et les partenaires en plus près du "cercle d'intimes". Voire même d'aller plus avant et d'étendre la réflexion aux concurrents directs et potentiels et clients cibles en manière de "cercle étendu". Cela s'entend à des niveaux différents d'approche, bien entendu.
2. Pratiquez une démarche "coopérative"
Adopter les principes d'une démarche coopérative dans tous les sens du terme. Le projet ne réussit que lorsque tous les acteurs concernés directement et indirectement se sentent impliqués et adoptent un comportement actif et constructif. L'information doit largement circuler et les idées émerger sans complexe ni retenue.
3. Pratiquer l'écoute "systématique"
Rester en éveil et placer soigneusement un éteignoir sur vos a priori et préjugés, Développer l'écoute active et systématique, inciter aux échanges latéraux, provoquer le décloisonnement, le dépassement des barrières fonctionnelles et le déblocage des freins culturels par la communication et le partage d'un objectif commun, de valeurs communes.

Le résultat de cette première phase conditionne toute la suite du projet décisionnel, autant en terme de compréhension de la problématique que de crédibilité globale.

4. Calculer le ROI du projet

La conception et la mise en oeuvre du système de tableaux de bord de pilotage est un projet à part entière qu'il s'agit de manager comme tel. Le concepteur n'omettra pas d'apporter de précises réponses aux délicates questions du calcul du ROI (Retour sur Investissement) et de l'accompagnement du changement, sujet sensible par excellence. Bien entendu le tableau de bord de suivi de projet s'impose pour piloter efficacement le déroulement de l'aventure !

La question du calcul du retour sur investissement n'est pas des plus simple
Le projet tableaux de bord est précisément un cas précis où le ROI ne peut-être calculé par un simple ratio financier. Le retour sur l'investissement d'un tel projet ne s'exprime pas aussi simplement. C'est vraisemblablement le point le plus difficile à défendre lors de l'établissement du budget prévisionnel.
Si le retour financier direct n'est pas nécessairement visible à court terme, les apports en terme de valeurs ajoutées sont multiples, en tout cas lorsque le projet est correctement conduit.
5. La question de l'accompagnement
La question de l'accompagnement du changement est tout aussi sensible. Le projet tableaux de bord a pour ambition de multiplier les points de prise de décision au sein de l'organisation. La prise de décision n'est pas innée. Les structures traditionnelles ne la favorisent pas. Et la prise de risques est une réalité. Aussi l'accompagnement du changement est la clé de voûte de la réussite du projet dans la durée.

La deuxième partie de l'ouvrage "Nouveaux tableaux de bord des managers" traite en détail les aspects spécifiques de la conduite du projet tableaux de bord.

Pour les projets plus légers ne comportant que quelques tableaux de bord, la méthode allégée Gimsi Lite s'avère suffisante. Adaptée aux petites unités et PME, elle propose une réalisation complète du tableau de bord en utilisant Microsoft Excel.

Rapide à mettre en oeuvre et peu coûteuse, elle est aussi utilisée avec profit pour les projets pilotes mis en oeuvre à titre d'essai, de prototypes et de sensibilisation des personnels, en préparation de la mise en place d'un projet plus global (Gimsi).

Il tombe sous le sens que l'utilisateur averti pourra exploiter la méthode légère avec d'autres outils tableurs (comme Open Office) ou des outils de pilotage dédiés.

Bâtir le système décisionnel de l'Entreprise

Etape après étape, De la définition de la stratégie au choix des indicateurs pertinents en passant par l'identification des objectifs de performance et la sélection des outils technologiques de la BI, ce livre vous guide au fil du projet pour bâtir le système de pilotage de la performance et d'aide à la décision par tableaux de bord.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance, de l’aide à la décision et de la conception de tableaux de bord de pilotage. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit de nombreux projets de réalisation de système décisionnel en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Le livre de référence du site

Les nouveaux tableaux de bord des managers
Le projet Business Intelligence en totalité
Alain Fernandez
Éditions Eyrolles 6ème édition

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