Tableau de bord projet, le concevoir et le construire pour un pilotage efficace

Mise à jour le 29 aout 2023 Par Alain Fernandez

Un projet, ça se pilote. C'est une évidence. Encore faut-il disposer du bon instrument de pilotage. Mais comment concevoir et réaliser le tableau de bord de pilotage du projet ? Étudions l'exemple du modèle 5 cadrans. Une démarche spécifique afin de concevoir un tableau de bord multi cadrans dédié au pilotage de projet. Un instrument parfaitement calibré pour mieux anticiper les dérives potentielles et repérer et saisir du mieux possible les éventuelles opportunités.

Développer les outils de pilotage
Le tableau de bord cinq cadrans
Facteur clé de réussite : La communication
Comment piloter la performance du projet ?
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N'attends pas que les événements arrivent comme tu le souhaites ; décide de vouloir ce qui arrive et tu seras heureux. Épictète

Développer les outils de pilotage

Le tableau de bord, outil de prédilection du manager de projet, ne se limite pas au simple constat. Trop souvent réduit à la mesure des délais et des budgets, le tableau de bord du manager de projet reste incomplet pour remplir sa fonction d'anticipation et d'aide au pilotage. Il faut dépasser ce stade du constat après-coup et redéfinir cet instrument afin de mesurer toutes les formes de performances, sans omettre la gestion des risques et des menaces.

Il s'agit de concevoir et réaliser le poste de conduite du projet, autrement dit le tableau de bord, pour assurer un pilotage pro-actif.
Être en mesure d'anticiper en toute situation est la base même du pilotage. Toute décision, quel que soit le degré d'urgence, doit être réfléchie et s'inscrire dans une logique stratégique de réussite.

Pour passer du constat au pilotage : 1) Définissez vos facteurs de réussite; 2) choisissez vos indicateurs clés; 3) structurez logiquement votre instrument de conduite.

Piloter le projet

À retenir : Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Le tableau de bord projet est un outil de pilotage à part entière assurant une mesure précise et orientée selon les axes d'amélioration jugés comme les plus efficaces par le manager et son équipe. Il s'agit avant tout d'un instrument d'aide à la décision.

Il est évident qu'il est important de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions, tout comme de suivre la consommation des ressources et des budgets, là encore en regard des prévisions. Mais ce n'est pas suffisant pour bien piloter le projet.

Le suivi n'est qu'un constat qui ne permet pas d'anticiper les dérives. Lorsque l'écart est nettement perceptible, il est déjà trop tard.

Le chef de projet aura tout intérêt à prendre le temps de se bâtir un tableau de bord projet spécifique. Ce tableau de bord, comportera les indicateurs de performance clés indispensables pour se placer en situation d'anticiper dans une démarche de progrès continu.

Un exemple de tableau de bord projet : le modèle 5 cadrans

Le tableau de bord proposé ici en exemple est développé dans l'ouvrage "Le chef de projet efficace". Il se compose de cinq cadrans, chacun correspondant à une préoccupation majeure du manager et de l'équipe (démarche coopérative).

Tableau de bord de pilotage du projet
Légende : Le modèle 5 cadrans : une aide à la décision pour piloter le projet

Composition des 5 cadrans

Cadran haut gauche
Suivi des coûts et des délais, courbes en S
Cadran haut droit
Suivi des "menaces", voir le référentiel de valeurs
Cadran centre gauche
Suivi des budgets et des cash-flow, voir les indicateurs budgétaires
Cadran centre droite
Suivi des risques, la gestion des risques, des menaces et de la sécurité
Cadran Bas
Suivi des enjeux, le référentiel de valeurs

Le tableau de bord bien conçu se doit de remplir trois missions

1) Signalisation
2) Analyse
3) Prospection

Fonctions du tableau de bord projet
Source : Le chef de projet Efficace, Éditions Eyrolles

Lorsqu’il est bien construit, le tableau de bord se doit de fournir de solides éléments de réponse aux trois questions que se pose le chef de projet en position de décision :
QUOI?, POURQUOI?, COMMENT?

1) Quoi ?
Que se passe-t-il ?
2) Pourquoi ?
Pourquoi un tel comportement (négatif ou positif, peu importe) ?
3) Comment ?
Comment faire pour y remédier ou pour l'amplifier s'il s'agit d'un comportement opportun ?

À chacun son tableau de bord pour piloter le progrès

Phase 1 : Un tableau de bord se conçoit en coopération avec les utilisateurs et en parfaite connaissance de la stratégie poursuivie (15 outils).

1. On définit la meilleure démarche de progrès
2. On identifie les acteurs concernés
3. On choisit les objectifs en commun
4. On sélectionne les indicateurs adaptés aux exigences de pilotage locales
5. On organise le tableau de bord comme aide à la décision

Phase 2 : Enfin, on le réalise avec Excel (15 fiches pratiques).

Ce livre de référence, 5^ème édition, est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon

Facteur clé de réussite : La communication

Prenons un exemple parmi tant d'autres. Imaginons que le projet soit particulièrement complexe. Rien d'étonnant pour le moment. Les compétences ultra pointues indispensables sont issues d'horizons totalement différents et ne se connaissent pas.

Il n'est d'ailleurs pas sûr que lesdits spécialistes connaissent précisément le contexte de travail, les attentes du client et les besoins précis des utilisateurs. D'autre part, le projet ne saurait être fractionné en briques indépendantes.

La communication, aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'ensemble des acteurs, est vraisemblablement un facteur de succès essentiel. On peut même dire que l'absence de communication sera un facteur d'échec. Il semble assez évident que ce paramètre doit être suivi au plus près par le chef de projet.

C'est toute une démarche de communication qu'il s'agit de mettre en place avec des objectifs précis, des actions ciblées, des délais définis et une métrique d'évaluation des résultats.

Voilà quelques éléments pour commencer à envisager la construction d'un tableau de bord de pilotage, non ?

En complément des traditionnels outils de suivi d'avancement, pensez à utiliser les courbes en "S" de l'Earned Value Analysis.

Un tableau de bord pour un pilotage proactif

La grande majorité des tableaux de bord conçus pour assurer le suivi du projet offrent généralement la place de choix au suivi des coûts et des délais.

Ces traditionnels indicateurs de suivi sont des instruments indispensables. Mais ils sont bien insuffisants pour assister efficacement le manager.

Il ne suffit pas de constater les écarts pour piloter une réalisation. Lorsque les dérives sont visibles au niveau des indicateurs, elles sont déjà significatives et bien installées, aussi fine que soit la mesure.

Le manager et l'équipe réagiront seulement à cet instant. Le pilotage est alors exclusivement réactif.

Un bon tableau de bord est un instrument d'aide à la décision qui favorise le pilotage pro-actif.

Des projets nécessairement complexes

Les projets sont complexes et limités par le temps. La palette d'actions correctrices est bien réduite. Au final, la mesure pour la mesure génère automatiquement le contrôle répressif, sans pour autant contribuer à la limitation des dérives.

Seule la mise en place de véritables outils d'assistance à l'anticipation, intégrant notamment la gestion des risques et des menaces, permettra de prévenir les fausses routes.

Comment piloter la performance du projet ?

Toute la question est là. Mais peut-on se contenter de suivre l'avancement d'un projet en termes de consommation ?

Poser la question, c'est y répondre.

Il est bien évident que l'on ne pilote pas avec le regard braqué sur les délais écoulés et les ressources consommées.

Cela dit, il ne faut pas non plus jeter le bébé avec l'eau du bain. La boule de cristal ne faisant pas encore partie intégrante de la panoplie du chef de projet averti, il faut bien utiliser les quelques outils et informations dont on dispose.

De la mesure...

Ainsi, si la mesure des consommations n'est pas suffisante, elle est cependant indispensable, ne serait-ce que pour faire le point et rendre compte de l'avancement auprès des parties prenantes. Bien utilisées, ces mesures permettront aussi d'assurer un semblant de prospective comme le propose Earned value Analysis.

Avec pas mal de précautions tout de même. Les projets ne sont pas linéaires et certains modules sont bien plus complexes qu'ils ne le paraissent. Il s'agit d'ajuster avec intelligence l'enseignement tiré de ces courbes.

Qu'est-ce que piloter la performance du projet ?

Piloter la performance, c'est anticiper les risques et les menaces potentiels.
Piloter la performance, c'est aussi définir les axes de progrès du management de projet qui plus ou moins directement sont de véritables facteurs de succès.
L'amélioration de la communication au sein de l'équipe, et avec l'extérieur de l'équipe, est un exemple de ces axes de progrès qu'il s'agit de mesurer pour améliorer.

Voilà de quoi commencer à bâtir un outil pour piloter le projet.

Bien entendu, il n'existe pas de tableau de bord type. Il est préférable de retenir et d'appliquer la démarche de conception et de réalisation proposée dans cet ouvrage.
Chaque manager pourra ainsi préciser ses facteurs de succès et choisir les indicateurs de performance correspondants afin de se placer dans une logique d'amélioration continue (voir "Le chef de projet efficace").

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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