Tableau de bord projet

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Le modèle 5 cadrans : une aide à la décision pour piloter le projet

Définissez vos facteurs de réussite et choisissez vos indicateurs clés afin de passer du constat au pilotage.
Exemple de tableau de bord projet Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Il est sûr qu'il est important de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions. Tout comme de suivre la consommation des ressources et des budgets, là encore en regard des prévisions.

Mais ce n'est pas suffisant pour bien piloter le projet. Le suivi n'est qu'un constat qui ne permet pas d'anticiper les dérives. De toutes façons, lorsque l'écart est nettement perceptible, il est déjà trop tard.

Le chef de projet aura tout intérêt à prendre le temps de se bâtir un tableau de bord projet spécifique. Ce tableau de bord, défini selon des objectifs bien précis, comportera les indicateurs de performance clés indispensables pour se placer en situation d'anticiper dans une démarche de progrès continu.

La communication est le facteur clé de réussite

Prenons un exemple parmi tant d'autres. Imaginons que le projet soit particulièrement complexe. Rien d'étonnant pour le moment. Les compétences ultra pointues indispensables sont issues d'horizons totalement différents et ne se connaissent pas. Il n'est d'ailleurs pas sûr que lesdits spécialistes connaissent précisément le contexte de travail, les attentes du client et les besoins précis des utilisateurs. D'autre part, le projet ne saurait être fractionné en briques indépendantes.

La communication, aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'ensemble des acteurs, est vraisemblablement un facteur de succès essentiel. On peut même dire que l'absence de communication sera un facteur d'échec. Il semble assez évident que ce paramètre doit être suivi au plus près par le chef de projet.

C'est toute une démarche de communication qu'il s'agit de mettre en place avec des objectifs précis, des actions ciblées, des délais définis et une métrique d'évaluation des résultats. Voilà quelques éléments pour commencer à envisager la construction d'un tableau de bord de pilotage, non ?

En complément des traditionnels outils de suivi d'avancement, pensez à utiliser les courbes en "S" de l'Earned Value Analysis.

En pratique

La grande majorité des tableaux de bord conçus pour assurer le suivi du projet offrent généralement la place de choix au suivi des coûts et des délais.

Ces traditionnels indicateurs de suivi sont des instruments indispensables. Mais ils sont bien insuffisants pour assister efficacement le manager.

Un pilotage proactif

Il ne suffit pas de constater les écarts pour piloter une réalisation.
Lorsque les dérives sont visibles au niveau des indicateurs, elles sont déjà significatives et bien installées, aussi fine que soit la mesure.

Le manager et l'équipe réagiront seulement à cet instant. Le pilotage est alors exclusivement réactif. Un bon tableau de bord est un instrument d'aide à la décision qui favorise le pilotage pro-actif.

Des projets nécessairement complexes

Les projets sont complexes et limités par le temps. La palette d'actions correctrices est bien réduite. Au final, la mesure pour la mesure génère automatiquement le contrôle répressif, sans pour autant contribuer à la limitation des dérives. Seule la mise en place de véritables outils d'assistance à l'anticipation, intégrant notamment la gestion des risques et des menaces, permettra de prévenir les fausses routes.

Un exemple de tableau de bord projet : le modèle 5 cadrans

Le tableau de bord ici proposé en exemple est développé dans l'ouvrage le "chef de projet efficace" Il se compose de cinq cadrans, chacun correspondant à une préoccupation majeure du manager et de l'équipe (démarche coopérative).

tableau de bord de pilotage du projet

Composition des 5 cadrans

Comment piloter la performance du projet ?

Toute la question est là. Mais peut-on se contenter de suivre l'avancement d'un projet en termes de consommation ?
Poser la question, c'est y répondre.
Il est bien évident que l'on ne pilote pas avec le regard braqué sur les délais écoulés et les ressources consommées.
Cela dit il ne faut pas non plus jeter le bébé avec l'eau du bain. La boule de cristal n'étant pas encore partie intégrante de la panoplie du chef de projet averti, il faut bien utiliser les quelques outils et informations dont on dispose.

De la mesure...

Ainsi, si la mesure des consommations n'est pas suffisante, elle est cependant indispensable.
Ne serait-ce que pour faire le point et rendre compte de l'avancement auprès des parties prenantes. Bien utilisées, ces mesures permettront aussi d'assurer un semblant de prospective comme le propose Earned value Analysis.
Avec pas mal de précautions tout de même. Les projets ne sont pas linéaires et certains modules sont bien plus complexes qu'ils ne le paraissent. Il s'agit d'ajuster avec intelligence l'enseignement tiré de ces courbes.

  • Piloter la performance, c'est aussi anticiper les risques et les menaces potentiels.
  • Piloter la performance, c'est aussi définir les axes de progrès du management de projet qui plus ou moins directement sont de véritables facteurs de succès.
  • L'amélioration de la communication au sein de l'équipe et avec l'extérieur de l'équipe est un exemple de ces axes de progrès qu'il s'agit de mesurer pour améliorer.
Voilà de quoi commencer à bâtir un outil pour piloter le projet.

Bien entendu, il n'existe pas de tableau de bord type. Il est préférable de retenir et d'appliquer la démarche de conception et de réalisation proposée dans cet ouvrage. Chaque manager pourra ainsi préciser ses facteurs de succès et choisir les indicateurs de performance correspondants afin de se placer dans une logique d'amélioration continue ("chef de projet efficace").

Livres de référence

Essentiel du tableau de bordL'essentiel du tableau de bord
Alain Fernandez
4ème édition   Eyrolles-Editions d'Organisation
254 pages
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Le chef de projet efficace Le chef de projet efficace
Alain Fernandez
Editions d'organisation
5ème Edition 2013 revue et augmentée
220 pages
Prix : 22 Euros
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