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Tableau de bord projet

11 mai 2020  Par   Partagez
Un projet, ça se pilote. C'est une évidence. Encore faut-il disposer du bon instrument de pilotage. Mais comment concevoir et réaliser le tableau de bord de pilotage du projet ? Étudions l'exemple du modèle 5 cadrans. Une démarche spécifique afin de concevoir un tableau de bord multi cadrans dédié au pilotage de projet. Un instrument parfaitement calibré pour mieux anticiper les dérives potentielles et repérer et saisir du mieux possible les éventuelles opportunités.

Définissez vos facteurs de réussite, choisissez vos indicateurs clés et structurez logiquement votre instrument de conduite afin de passer du constat au pilotage.

Le modèle 5 cadrans : une aide à la décision pour piloter le projet

Exemple de tableau de bord projet Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Il est sûr qu'il est important de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions. Tout comme de suivre la consommation des ressources et des budgets, là encore en regard des prévisions.

Mais ce n'est pas suffisant pour bien piloter le projet. Le suivi n'est qu'un constat qui ne permet pas d'anticiper les dérives. De toutes façons, lorsque l'écart est nettement perceptible, il est déjà trop tard.

Le chef de projet aura tout intérêt à prendre le temps de se bâtir un tableau de bord projet spécifique. Ce tableau de bord, défini selon des objectifs bien précis, comportera les indicateurs de performance clés indispensables pour se placer en situation d'anticiper dans une démarche de progrès continu.

facteur clé de réussite : La communication

Prenons un exemple parmi tant d'autres. Imaginons que le projet soit particulièrement complexe. Rien d'étonnant pour le moment. Les compétences ultra pointues indispensables sont issues d'horizons totalement différents et ne se connaissent pas. Il n'est d'ailleurs pas sûr que lesdits spécialistes connaissent précisément le contexte de travail, les attentes du client et les besoins précis des utilisateurs. D'autre part, le projet ne saurait être fractionné en briques indépendantes.

La communication, aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'ensemble des acteurs, est vraisemblablement un facteur de succès essentiel. On peut même dire que l'absence de communication sera un facteur d'échec. Il semble assez évident que ce paramètre doit être suivi au plus près par le chef de projet.

C'est toute une démarche de communication qu'il s'agit de mettre en place avec des objectifs précis, des actions ciblées, des délais définis et une métrique d'évaluation des résultats. Voilà quelques éléments pour commencer à envisager la construction d'un tableau de bord de pilotage, non ?

En complément des traditionnels outils de suivi d'avancement, pensez à utiliser les courbes en "S" de l'Earned Value Analysis.

Un tableau de bord pour un pilotage proactif

La grande majorité des tableaux de bord conçus pour assurer le suivi du projet offrent généralement la place de choix au suivi des coûts et des délais.

Ces traditionnels indicateurs de suivi sont des instruments indispensables. Mais ils sont bien insuffisants pour assister efficacement le manager.

Il ne suffit pas de constater les écarts pour piloter une réalisation. Lorsque les dérives sont visibles au niveau des indicateurs, elles sont déjà significatives et bien installées, aussi fine que soit la mesure.

Le manager et l'équipe réagiront seulement à cet instant. Le pilotage est alors exclusivement réactif. Un bon tableau de bord est un instrument d'aide à la décision qui favorise le pilotage pro-actif.

Des projets nécessairement complexes

Les projets sont complexes et limités par le temps. La palette d'actions correctrices est bien réduite. Au final, la mesure pour la mesure génère automatiquement le contrôle répressif, sans pour autant contribuer à la limitation des dérives. Seule la mise en place de véritables outils d'assistance à l'anticipation, intégrant notamment la gestion des risques et des menaces, permettra de prévenir les fausses routes.

Un exemple de tableau de bord projet : le modèle 5 cadrans

Le tableau de bord bien conçu se doit de remplir trois missions :
  • 1) Signalisation
  • 2) Analyse
  • 3) Prospection
Fonctions du tableau de bord projet
Source : Le chef de projet Efficace, Éditions Eyrolles

Autrement dit, Lorsqu’il est bien construit, le tableau de bord se doit de fournir de solides éléments de réponse aux trois questions que se pose le chef de projet en position de décision:

  • 1) Quoi ?
    Que se passe-t-il ?
  • 2) Pourquoi ?
    Pourquoi un tel comportement (négatif ou positif, peu importe) ?
  • 3) Comment ?
    Comment faire pour y remédier ou pour l'amplifier s'il s'agit d'un comportement opportun.

Le tableau de bord ici proposé en exemple est développé dans l'ouvrage le "chef de projet efficace" Il se compose de cinq cadrans, chacun correspondant à une préoccupation majeure du manager et de l'équipe (démarche coopérative).

tableau de bord de pilotage du projet

Composition des 5 cadrans

La référence du tableau de bord "DIY" avec Excel ®

Tableau de bord avec  ExcelL'essentiel du tableau de bord
Méthode complète et mise en pratique avec Excel

Auteur : Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
5ème Edition

5 étapes, 15 outils et 15 fiches pratiques pour concevoir et réaliser son tableau de bord de pilotage avec Microsoft Excel.
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Dispo :
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Format ebook : PDF & ePub   Kindle

Comment piloter la performance du projet ?

Toute la question est là. Mais peut-on se contenter de suivre l'avancement d'un projet en termes de consommation ?
Poser la question, c'est y répondre.
Il est bien évident que l'on ne pilote pas avec le regard braqué sur les délais écoulés et les ressources consommées.

Cela dit il ne faut pas non plus jeter le bébé avec l'eau du bain. La boule de cristal n'étant pas encore partie intégrante de la panoplie du chef de projet averti, il faut bien utiliser les quelques outils et informations dont on dispose.

De la mesure...

Ainsi, si la mesure des consommations n'est pas suffisante, elle est cependant indispensable. Ne serait-ce que pour faire le point et rendre compte de l'avancement auprès des parties prenantes. Bien utilisées, ces mesures permettront aussi d'assurer un semblant de prospective comme le propose Earned value Analysis.
Avec pas mal de précautions tout de même. Les projets ne sont pas linéaires et certains modules sont bien plus complexes qu'ils ne le paraissent. Il s'agit d'ajuster avec intelligence l'enseignement tiré de ces courbes.
  • Piloter la performance, c'est aussi anticiper les risques et les menaces potentiels.
  • Piloter la performance, c'est aussi définir les axes de progrès du management de projet qui plus ou moins directement sont de véritables facteurs de succès.
  • L'amélioration de la communication au sein de l'équipe et avec l'extérieur de l'équipe est un exemple de ces axes de progrès qu'il s'agit de mesurer pour améliorer.
Voilà de quoi commencer à bâtir un outil pour piloter le projet.

Bien entendu, il n'existe pas de tableau de bord type. Il est préférable de retenir et d'appliquer la démarche de conception et de réalisation proposée dans cet ouvrage. Chaque manager pourra ainsi préciser ses facteurs de succès et choisir les indicateurs de performance correspondants afin de se placer dans une logique d'amélioration continue ("chef de projet efficace").

À ce sujet, voir aussi

  • Gestion de projet, les méthodes
    La gestion de projet est une démarche suffisamment complexe pour ne pas être laissée aux mains du hasard et de l'arbitraire. Le manager qui connait bien son affaire, maîtrise plusieurs méthodes de gestion de projet. Cette connaissance est en effet indispensable pour opter pour le meilleure pilotage selon le contexte bien spécifique de déroulement du projet. Même si la méthode ne fait pas tout, il s'agit de bien les connaître. Voyons quelques unes des principales méthodes que tout manager de projet se doit de maîtriser.
  • Comment choisir un outil de gestion de projet ?
    Il existe un large éventail d'outils de gestion de projet bien pratiques pour assister le manager de projet dans ses multiples activités. Les outils proposés aujourd'hui sont largement suffisamment performants, non pas pour gérer le projet à votre place, mais bien pour vous aider à préparer le déroulement et à assurer un pilotage aux petits oignons, et ce, quel que soient le type et l'ampleur du projet. Voyons tout cela.
  • Exemple et modèle de tableau de bord Excel en ligne
    Exemple de tableau de bord à télécharger disponible en ligne en libre accès. C'est le modèle d'étude du livre L'essentiel du tableau de bord, Alain Fernandez, Eyrolles. Ce pack contient un modèle complet de tableau de bord, les supports des fiches pratiques, des modèles type de fiches indicateurs et de fiches actions, un modèle type de questionnaire client.

Ressources web


Le livre de référence du site

Le chef de projet efficace
12 bonnes pratiques pour un management humain

Alain Fernandez
Editions Eyrolles
6ème édition
240 pages 22 Euros
EAN : 978-2212569735

Disponible en librairie
   
Disponible au format ebook
PDF & ePub, Kindle

Voir ici la fiche technique, extraits, critiques...

La dernière édition francophone du PMBOK du Project Management Institute. Une référence plutôt exhaustive de l'organisation et du pilotage d'un projet.

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