Tableau de bord projet

Mise à jour le 03 octobre 2022 Par Alain Fernandez

Un projet, ça se pilote. C'est une évidence. Encore faut-il disposer du bon instrument de pilotage. Mais comment concevoir et réaliser le tableau de bord de pilotage du projet ? Étudions l'exemple du modèle 5 cadrans. Une démarche spécifique afin de concevoir un tableau de bord multi cadrans dédié au pilotage de projet. Un instrument parfaitement calibré pour mieux anticiper les dérives potentielles et repérer et saisir du mieux possible les éventuelles opportunités.

Piloter, ce n'est pas constater
Facteur de succès, la communication en priorité
Adoptez un mode de pilotage Pro-actif
Un exemple pratique
DIY, faire soi-même pour plus d'efficacité
Ressources

Les livres de référence

Pour passer du constat au pilotage : 1) Définissez vos facteurs de réussite; 2) choisissez vos indicateurs clés; 3) structurez logiquement votre instrument de conduite.

Le modèle 5 cadrans : une aide à la décision pour piloter le projet

Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Il est sûr qu'il est important de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions, tout comme de suivre la consommation des ressources et des budgets, là encore en regard des prévisions.

Mais ce n'est pas suffisant pour bien piloter le projet.

Le suivi n'est qu'un constat qui ne permet pas d'anticiper les dérives. Lorsque l'écart est nettement perceptible, il est déjà trop tard.

Le chef de projet aura tout intérêt à prendre le temps de se bâtir un tableau de bord projet spécifique.

Ce tableau de bord, défini selon des objectifs bien précis, comportera les indicateurs de performance clés indispensables pour se placer en situation d'anticiper dans une démarche de progrès continu.

Facteur clé de réussite : La communication

Prenons un exemple parmi tant d'autres. Imaginons que le projet soit particulièrement complexe. Rien d'étonnant pour le moment. Les compétences ultra pointues indispensables sont issues d'horizons totalement différents et ne se connaissent pas.

Il n'est d'ailleurs pas sûr que lesdits spécialistes connaissent précisément le contexte de travail, les attentes du client et les besoins précis des utilisateurs. D'autre part, le projet ne saurait être fractionné en briques indépendantes.

La communication, aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'ensemble des acteurs, est vraisemblablement un facteur de succès essentiel. On peut même dire que l'absence de communication sera un facteur d'échec. Il semble assez évident que ce paramètre doit être suivi au plus près par le chef de projet.

C'est toute une démarche de communication qu'il s'agit de mettre en place avec des objectifs précis, des actions ciblées, des délais définis et une métrique d'évaluation des résultats.

Voilà quelques éléments pour commencer à envisager la construction d'un tableau de bord de pilotage, non ?

En complément des traditionnels outils de suivi d'avancement, pensez à utiliser les courbes en "S" de l'Earned Value Analysis.

On conçoit le tableau de bord avant de le réaliser

Phase 1 : On le conçoit en équipe :

L'essentiel du tableau de bord , le livre

1. On définit la stratégie
2. On détermine les points d'intervention
3. On sélectionne les objectifs
4. On choisit les indicateurs
5. On structure le tableau de bord
Phase 2 : On le réalise avec Excel

Ce livre de référence est disponible en librairie. Il est en stock chez Amazon

Un tableau de bord pour un pilotage proactif

La grande majorité des tableaux de bord conçus pour assurer le suivi du projet offrent généralement la place de choix au suivi des coûts et des délais.

Ces traditionnels indicateurs de suivi sont des instruments indispensables. Mais ils sont bien insuffisants pour assister efficacement le manager.

Il ne suffit pas de constater les écarts pour piloter une réalisation. Lorsque les dérives sont visibles au niveau des indicateurs, elles sont déjà significatives et bien installées, aussi fine que soit la mesure.

Le manager et l'équipe réagiront seulement à cet instant. Le pilotage est alors exclusivement réactif.

Un bon tableau de bord est un instrument d'aide à la décision qui favorise le pilotage pro-actif.

Des projets nécessairement complexes

Les projets sont complexes et limités par le temps. La palette d'actions correctrices est bien réduite. Au final, la mesure pour la mesure génère automatiquement le contrôle répressif, sans pour autant contribuer à la limitation des dérives.

Seule la mise en place de véritables outils d'assistance à l'anticipation, intégrant notamment la gestion des risques et des menaces, permettra de prévenir les fausses routes.

Un exemple de tableau de bord projet : le modèle 5 cadrans

Le tableau de bord proposé ici en exemple est développé dans l'ouvrage "Le chef de projet efficace". Il se compose de cinq cadrans, chacun correspondant à une préoccupation majeure du manager et de l'équipe (démarche coopérative).

Tableau de bord de pilotage du projet

Composition des 5 cadrans

Cadran haut gauche
Suivi des coûts et des délais, courbes en S
Cadran haut droit
Suivi des "menaces", voir le référentiel de valeurs
Cadran centre gauche
Suivi des budgets et des cash-flow, voir les indicateurs budgétaires
Cadran centre droite
Suivi des risques, la gestion des risques
Cadran Bas
Suivi des enjeux, le référentiel de valeurs

Le tableau de bord bien conçu se doit de remplir trois missions

1) Signalisation
2) Analyse
3) Prospection

Fonctions du tableau de bord projet
Source : Le chef de projet Efficace, Éditions Eyrolles

Lorsqu’il est bien construit, le tableau de bord se doit de fournir de solides éléments de réponse aux trois questions que se pose le chef de projet en position de décision :
QUOI, POURQUOI, COMMENT

1) Quoi ?
Que se passe-t-il ?
2) Pourquoi ?
Pourquoi un tel comportement (négatif ou positif, peu importe) ?
3) Comment ?
Comment faire pour y remédier ou pour l'amplifier s'il s'agit d'un comportement opportun ?

Comment piloter la performance du projet ?

Toute la question est là. Mais peut-on se contenter de suivre l'avancement d'un projet en termes de consommation ?

Poser la question, c'est y répondre.

Il est bien évident que l'on ne pilote pas avec le regard braqué sur les délais écoulés et les ressources consommées.

Cela dit, il ne faut pas non plus jeter le bébé avec l'eau du bain. La boule de cristal ne faisant pas encore partie intégrante de la panoplie du chef de projet averti, il faut bien utiliser les quelques outils et informations dont on dispose.

De la mesure...

Ainsi, si la mesure des consommations n'est pas suffisante, elle est cependant indispensable, ne serait-ce que pour faire le point et rendre compte de l'avancement auprès des parties prenantes. Bien utilisées, ces mesures permettront aussi d'assurer un semblant de prospective comme le propose Earned value Analysis.

Avec pas mal de précautions tout de même. Les projets ne sont pas linéaires et certains modules sont bien plus complexes qu'ils ne le paraissent. Il s'agit d'ajuster avec intelligence l'enseignement tiré de ces courbes.

Qu'est-ce que piloter la performance du projet ?

Piloter la performance, c'est anticiper les risques et les menaces potentiels.
Piloter la performance, c'est aussi définir les axes de progrès du management de projet qui plus ou moins directement sont de véritables facteurs de succès.
L'amélioration de la communication au sein de l'équipe, et avec l'extérieur de l'équipe, est un exemple de ces axes de progrès qu'il s'agit de mesurer pour améliorer.

Voilà de quoi commencer à bâtir un outil pour piloter le projet.

Bien entendu, il n'existe pas de tableau de bord type. Il est préférable de retenir et d'appliquer la démarche de conception et de réalisation proposée dans cet ouvrage.
Chaque manager pourra ainsi préciser ses facteurs de succès et choisir les indicateurs de performance correspondants afin de se placer dans une logique d'amélioration continue (voir "Le chef de projet efficace").

Ressources web

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Les tableaux de bord du manager innovant
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Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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Format ebook : PDF & ePub, Format Kindle

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