Tableau de bord projet, le concevoir et le construire pour un pilotage efficace

N'attends pas que les événements arrivent comme tu le souhaites ; décide de vouloir ce qui arrive et tu seras heureux. Épictète

Développer les outils de pilotage

Le tableau de bord, outil de prédilection du manager de projet, ne se limite pas au simple constat. Trop souvent réduit à la mesure des délais et des budgets, le tableau de bord du manager de projet reste incomplet pour remplir sa fonction d'anticipation et d'aide au pilotage. Il faut dépasser ce stade du constat après-coup et redéfinir cet instrument afin de mesurer toutes les formes de performances, sans omettre la gestion des risques et des menaces.

Il s'agit de concevoir et réaliser le poste de conduite du projet, autrement dit le tableau de bord, pour assurer un pilotage pro-actif.
Être en mesure d'anticiper en toute situation est la base même du pilotage. Toute décision, quel que soit le degré d'urgence, doit être réfléchie et s'inscrire dans une logique stratégique de réussite.

Piloter le projet

À retenir : Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Le tableau de bord projet est un outil de pilotage à part entière assurant une mesure précise et orientée selon les axes d'amélioration jugés comme les plus efficaces par le manager et son équipe. Il s'agit avant tout d'un instrument d'aide à la décision. Le chef de projet aura tout intérêt à prendre le temps de se bâtir un tableau de bord projet spécifique. Ce tableau de bord, comportera les indicateurs de performance clés indispensables pour se placer en situation d'anticiper dans une démarche de progrès continu.

Un exemple de tableau de bord projet : le modèle 5 cadrans

Le tableau de bord proposé ici en exemple est développé dans l'ouvrage "Le chef de projet efficace". Il se compose de cinq cadrans, chacun correspondant à une préoccupation majeure du manager et de l'équipe (démarche coopérative).

Légende : Le modèle 5 cadrans : une aide à la décision pour piloter le projet

Composition des 5 cadrans

• Cadran haut gauche
  Suivi des coûts et des délais, courbes en S
• Cadran haut droit
  Suivi des "menaces", voir le référentiel de valeurs
• Cadran centre gauche
  Suivi des budgets et des cash-flow, voir les indicateurs budgétaires
• Cadran centre droite
  Suivi des risques, la gestion des risques, des menaces et de la sécurité
• Cadran Bas
  Suivi des enjeux, le référentiel de valeurs

Le tableau de bord bien conçu se doit de remplir trois missions

• 1) Signalisation
• 2) Analyse
• 3) Prospection

Source : Le chef de projet Efficace, Éditions Eyrolles

• 1) Quoi ?

  Que se passe-t-il ?

• 2) Pourquoi ?

  Pourquoi un tel comportement (négatif ou positif, peu importe) ?

• 3) Comment ?

  Comment faire pour y remédier ou pour l'amplifier s'il s'agit d'un comportement opportun ?

Facteur clé de réussite : La communication

Prenons un exemple parmi tant d'autres. Imaginons que le projet soit particulièrement complexe. Rien d'étonnant pour le moment. Les compétences ultra pointues indispensables sont issues d'horizons totalement différents et ne se connaissent pas. La communication, aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'ensemble des acteurs, est vraisemblablement un facteur de succès essentiel. On peut même dire que l'absence de communication sera un facteur d'échec. Il semble assez évident que ce paramètre doit être suivi au plus près par le chef de projet.

C'est toute une démarche de communication qu'il s'agit de mettre en place avec des objectifs précis, des actions ciblées, des délais définis et une métrique d'évaluation des résultats.

Voilà quelques éléments pour commencer à envisager la construction d'un tableau de bord de pilotage, non ?

Un tableau de bord pour un pilotage proactif

La grande majorité des tableaux de bord conçus pour assurer le suivi du projet offrent généralement la place de choix au suivi des coûts et des délais.

Ces traditionnels indicateurs de suivi sont des instruments indispensables. Mais ils sont bien insuffisants pour assister efficacement le manager.

Il ne suffit pas de constater les écarts pour piloter une réalisation. Lorsque les dérives sont visibles au niveau des indicateurs, elles sont déjà significatives et bien installées, aussi fine que soit la mesure.

Le manager et l'équipe réagiront seulement à cet instant. Le pilotage est alors exclusivement réactif.

Des projets nécessairement complexes

Les projets sont complexes et limités par le temps. La palette d'actions correctrices est bien réduite. Au final, la mesure pour la mesure génère automatiquement le contrôle répressif, sans pour autant contribuer à la limitation des dérives.

Comment piloter la performance du projet ?

Toute la question est là. Mais peut-on se contenter de suivre l'avancement d'un projet en termes de consommation ?

Poser la question, c'est y répondre.

Il est bien évident que l'on ne pilote pas avec le regard braqué sur les délais écoulés et les ressources consommées.

De la mesure...

Ainsi, si la mesure des consommations n'est pas suffisante, elle est cependant indispensable, ne serait-ce que pour faire le point et rendre compte de l'avancement auprès des parties prenantes. Bien utilisées, ces mesures permettront aussi d'assurer un semblant de prospective comme le propose Earned value Analysis.

Avec pas mal de précautions tout de même. Les projets ne sont pas linéaires et certains modules sont bien plus complexes qu'ils ne le paraissent. Il s'agit d'ajuster avec intelligence l'enseignement tiré de ces courbes.

Qu'est-ce que piloter la performance du projet ?

• Piloter la performance, c'est anticiper les risques et les menaces potentiels.
• Piloter la performance, c'est aussi définir les axes de progrès du management de projet qui plus ou moins directement sont de véritables facteurs de succès.
• L'amélioration de la communication au sein de l'équipe, et avec l'extérieur de l'équipe, est un exemple de ces axes de progrès qu'il s'agit de mesurer pour améliorer.

Voilà de quoi commencer à bâtir un outil pour piloter le projet.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

Ressources web

• Twenty-first century project success measures evolution, interpretation, direction
• Top 10 Best Project Management Software & Tools in 2020
• 5 Ways To Measure Project Success

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À lire...

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