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Comment conduire une réunion projet ?

Comment organiser une réunion projet ? Quels sont les rôles, les fonctions et les usages de la réunion ? Un déroulement bien conduit pour obtenir un résultat conforme aux objectifs initiaux.
Ceux qui ne sont pas capables d'apprendre des réunions passées sont condamnés à les recommencer. Loi de Mc Kernan

Rôle et fonctions de la réunion de travail

Réunion Projet

Un instant privilégié

Au cours d'un projet, les réunions de travail sont des instants privilégiés. Encore faut-il qu'elles soient opportunes et productives.

Lorsque la réunion de projet se déroule correctement, elle joue le rôle non négligeable de "rephasage" des acteurs projets sur les enjeux réels et poursuivis. Les réunions de travail régulièrement tenues sont en effet essentielles pour accéder et maintenir dans la durée la synergie du groupe.

Ce n'est pas un interrogatoire

Les réunions de travail n'ont pas toujours la meilleure renommée. Bien souvent, et ce plus particulièrement au sein de structures verticalisées et autoritaires, les réunions de travail sont essentiellement utilisées pour rendre compte de l'activité des acteurs de terrain, voire culpabiliser et mettre la pression.

Rien de bien positif. Avancement nul. Il est inutile de multiplier de telles réunions. C'est d'ailleurs dans ces cas précis qu'elles sont dénigrées, jugées à juste titre comme une perte de temps, un produit de la "réunionite aigüe".

Pour une prise de décision en groupe

La durée d'une réunion croit avec le carré du nombre de participants. La productivité de la réunion décroit avec le carré du nombre de participants. Loi de Eileen Shanahan
En revanche, dans les structures dynamiques et autonomes comme celles que l'on préconise au fil de ces pages, la réunion bien conduite remplit réellement son rôle. Elle permet de consolider la force d'une équipe en débusquant et en éclairant les zones d'ombre et en facilitant la prise de décision en groupe.

La réunion est en effet essentielle pour un pilotage efficace du projet. Elle assure un traitement des problèmes dans ses trois phases :

  • Prévention
  • Détection
  • Action

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    Manager une équipe, c'est aussi dynamiser la prise de décision en groupe. Mais attention, ce n'est pas si facile ! Le consensus mou, l'autorité des leaders de fait ou l'influence néfaste de la pression du groupe sont les ennemis du manager contre lesquels il faudra lutter efficacement. Dans cet article, on s'intéresse précisément aux effets pervers de la norme de groupe, un travers particulièrement récurrent dès qu'il s'agit de décider en équipe.
  • Comment travailler en équipe ?
    Bien que nous soyons des êtres sociaux, le travail en équipe n'est pas inné. On aimerait que deux plus deux soit supérieur à cinq, mais ça ne se fera pas tout seul. Mal organisé, le travail en équipe peut s'avérer contreproductif. Déjà, on ne gagnera pas en efficacité si on ne partage pas des objectifs communs. Première difficulté à surmonter. Ensuite, il faut se faire confiance. Cela semble évident en apparence. Il n'en reste pas moins que c'est le seul moyen pour que chacun des membres s'efforce d'ajuster son action avec celles de ses collègues. Voyons tout cela.

À lire...

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