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Comment accompagner le changement du projet transversal

19 février 2019  Par   Partagez
L'accompagnement des projets transversaux un peu conséquents nécessitent un soin particulier pour faciliter le changement en douceur. Les réunions de sensibilisation au projet sont le point de départ de la démarche de conduite du changement d'un projet transversal.

Les sessions de sensibilisation

Le projet transversal L'accompagnement d'un projet transversal un peu conséquent se prépare bien avant le début des travaux.
Pour amorcer le processus de conduite du changement dans les meilleures conditions, il n'existe guère d'autres manières que d'organiser des séances de formation-sensibilisation en petits comités.
Le groupe idéal c'est 8 personnes, de diverses origines de préférence.
Il vaut mieux que les participants ne soient pas tous issus du même service. Les échanges sont toujours plus nourris lorsque les participants ne se connaissent pas trop intimement et n'accomplissent pas la même tâche. La multiplication des angles de vue est profitable pour tous les participants.

Le changement du projet transversal

  • Qu'est que l'on a oublié dans le budget ? L'accompagnement du changement !

    Malheureusement, les décideurs qui ont bien compris l'importance de ces sessions de sensibilisation préalable sont toujours un poil ric-rac question budget. Ils ont alors tendance à exiger des sessions mieux remplies : "C'est important, j'en conviens, mais ne perdons pas trop de temps !".

    Bien que ces sessions soient de véritables boosters du projet, la part de l'accompagnement d'un projet, aussi conséquent soit-il, est quasiment toujours oubliée dans le budget initial.
    C'est pourtant un facteur de dérive bien connu. Une bonne part de la réussite du projet est étroitement liée au soin apporté à l'accompagnement, et ce, dès les phases initiales.

  • On résiste !

    15 participants est un maximum pour des sessions de ce type.
    Exigez que les participants soient issus de secteurs différents de l'entreprise et de ses partenaires le cas échéant.

    Ce dernier point est incontournable pour un projet du type supply chain. Un groupe un peu important a vite fait de se fractionner en sous-groupes, et l'animateur doit alors redoubler d'efforts pour capter l'attention et assurer la progression de la session vers les objectifs définis.

  • On oublie le jargon technique

    Les sessions de sensibilisation sont pour le formateur-animateur l'occasion de développer sa capacité de vulgarisation dans le sens noble du terme. Encore faut-il parfaitement connaître son sujet et savoir résister à chercher refuge dans un jargon abscon.
  • Un truc…

    Une bonne source d'inspiration : le concours "Ma thèse en 180 secondes". De jeunes doctorants ne disposent que de trois minutes pour présenter leur thèse de doctorat en un langage clair et compréhensible par tous.
  • Des objectifs partagés

    Au cours de ces sessions de sensibilisation, ce n'est pas un rapport maître-élève qu'il faut instaurer, mais bien une relation d'échanges d'égal à égal.
    Tout commence quand on commence, c'est-à-dire au moment de la présentation des objectifs. On prend alors le temps de fédérer les attentes des participants à la session. Plutôt que de les questionner un par un, il est préférable, après avoir "chauffer la salle" et détendu l'ambiance, l'humour est de rigueur, de lancer une réflexion collective impromptue.
  • Diagramme d'affinités

    Le diagramme d'affinités s'avère le bon outil pour recueillir le fruit de ce travail en commun. Le principe est fort simple :
    Chaque participant remplit deux ou trois post-it, guère plus pour exprimer ses attentes personnelles. Ensuite en commun, on regroupe, on trie et on classe en catégories titrées les propositions devenues anonymes une fois collées sur le tableau.

    C'est une technique très classique et facile à mettre en oeuvre. Elle est d'une efficacité redoutable pour établir des objectifs communs et satisfaire l'ensemble des participants. Juste avant d'aborder la phase de débat, on se reportera à ce tableau pour établir un bilan en commun.

  • Trois conseils pour finir…

    • Une journée suffit pour cette première sensibilisation. Ensuite, c'est selon les difficultés rencontrées… Et du budget restant !
    • La lexicographie, savoir de quoi on parle est dans tous les cas une phase initiale. Voir notamment la fiche sur la BI agile qui m'a été inspirée par l'une de ces sessions de sensibilisation.
    • La phase de débats et d'échanges est une précieuse source d'informations pour anticiper les obstacles à venir. Stimulez les échanges et ouvrez grandes vos oreilles !
    Ces rencontres de sensibilisation ne doivent pas être confondues avec le "Kick Off Meeting", ou réunion de lancement du projet, qui réunit tous les acteurs de premier du projet, l'équipe et les principales parties-prenantes.

À ce sujet, voir aussi

  • Comment accompagner le changement durant le projet
    Accompagner le changement pour manager efficacement le projet complexe jusqu'à son terme est une condition essentielle à la réussite. En effet, réaliser un projet complexe, ce n'est pas seulement mettre en oeuvre une technologie. Il s'agit de l'intégrer afin qu'elle soit pratique et nécessaire.
  • Manager de projet, remise donc tes préjugés!
    Pour réussir vos projets, commencez donc par remiser au placard vos jugements a priori. Ne méprisez pas d'entrée de jeu ceux qui ne vous donnent pas la meilleure impression de compétences. De toutes façons, c'est toujours l'autre qui a la meilleure équipe, c'est bien connu. Sachez cependant que c'est la façon dont vous jugez les membres de l'équipe, qui en fera soit des champions soit des derniers de la classe comme l'ont parfaitement démontré avec L'effet PYGMALION les psychologues R. Rosenthal et L.Jacobson. Il ne tient qu'à vous d'avoir la meilleure équipe.
  • Accompagner le changement, un projet dans le projet
    Un projet n'est pas un. Il est multifacettes. Chacun le regarde avec les yeux de sa profession, chacun le regarde avec les yeux de son ambition. Accompagner le changement c'est prendre en compte l'aspect multiforme du projet. Autrement dit, il s'agit d'anticiper les résistances et de prévenir les inévitables conflits.
  • Comment préparer le changement ?
    La démarche de changement ne s'improvise pas mais se prépare soigneusement. La réussite du changement tient pour beaucoup dans le soin accordé à cette phase préalable. Voyons le principe et le contenu des sessions de sensibilisation puis nous enchainerons avec les 5 étapes du plan de préparation au changement, enfin nous passerons en revue les références choisie...

À lire…

Le thème du pilotage efficace du projet et de l'accompagnement du changement est développé dans le livre de référence du site…

Le chef de projet efficace
12 bonnes pratiques pour un management humain

Alain Fernandez
Eyrolles 6ème édition
240 pages

Consultez la fiche du livre »»»

Pour acheter ce livre :

   

Format ebook : PDF & ePub, Kindle


Alerte sur la banquise, une fable à propos de l'accompagnement du changement…

Alerte sur la banquise ! Alerte sur la banquise !
Réussir le changement dans n'importe quelles conditions

John Kotter
Pearson
2ème édition 2018
163 pages

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Du même auteur…

Conduire le changement Conduire le changement
Feuille de route en 8 étapes

John Kotter
Pearson

238 pages

Dispo: www.amazon.fr


Que faire lorsque votre source d'alimentation et de plaisir disparaît sans crier gare ? C'est là l'objet de cette fable aux visées professionnelles qui nous compte l'histoire édifiante de deux petits hommes Polochon et Baluchon, deux minigus et de Flair et Flèche, deux souris. Ils vivent dans un labyrinthe. Les quatre protagonistes de cette "fabulette" ont l'habitude de se repaître de fromage, tous les jours au même endroit. Mais un beau matin, le fromage disparaît ! Comment faire ? Cette épreuve surprise prendra les uns au dépourvu, et sera surmontée avec brio par les autres.

La métaphore est simple. Le fromage symbolise les objectifs personnels, familiaux ou professionnels que chacun se fixe. Le labyrinthe représente notre cadre de vie : le foyer familial, l'entreprise ou la société. Et chacun des quatre personnages incarnent une part de nous-même.

Cette fable souriante vise à chasser nos émotions lorsque le changement est inévitable. Comment l'anticiper, dédramatiser la situation et pourquoi pas en profiter, et même trouver de nouvelles sources de satisfaction ?

Qui a piqué mon fromage ?
Johnson Spencer
Michel Lafon
120 pages

Dispo : www.amazon.fr


Une démarche concrète pratique et "outillée" de conduite du changement…

Méthode de conduite du changement -  Diagnostic - Accompagnement - Pilotage  Méthode de conduite du changement
Diagnostic - Accompagnement - Performance

David Autissier, Jean-Michel Moutot
Editions Dunod
4ème édition
288 pages

Dispo: www.amazon.fr  


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