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Comment choisir un outil de gestion de projet ?

26 aout 2019  Par   Partagez
Manager un projet, c'est exercer un métier aux activités multiples. Et c'est peu dire tant la variété des tâches à accomplir est diversifiée.

Par chance, il existe un large éventail d'outils de gestion de projet bien pratiques pour vous assister.

Les outils de gestion de projet proposés aujourd'hui sont largement suffisamment performants, non pas pour gérer le projet à votre place, mais bien pour vous aider à préparer le déroulement et à assurer un pilotage aux petits oignons, et ce, quel que soient le type et l'ampleur du projet. Voyons tout cela.

Outils projet

Quel est le bon outil pour management VOTRE projet ?

Tout simplement parce qu'il faudrait être totalement inconséquent pour s'imaginer gérer un projet, aussi simple soit-il, sans utiliser un outil spécialisé.

Le management de projet comporte, non seulement de multiples tâches, mais il est aussi fondé sur un principe de communication permanente et de production de documents. Autant maîtriser un outil bien spécifique pour gérer au mieux ces fonctions.

À l'origine...

Il n'y a pas si longtemps que cela, pour gérer efficacement un projet un peu conséquent, MS Project de Microsoft était l'outil incontournable. D'ailleurs, encore aujourd'hui, Microsoft sur son site dédié (voir ci-dessous) annonce pas moins de 20 millions d'utilisateurs.

Même s'il est vrai que bien des chefs de projet et des entreprises concevaient et peut-être conçoivent encore leurs propres produits, en VBA Excel notamment, Microsoft a longtemps été le leader du marché des outils de gestion de projet.

Quel outil ?

Aujourd'hui, les chefs de projet ont l'embarras du choix. En effet, l'offre en matière d'outils de gestion de projet s'est très largement développée, au point qu'il est bien difficile de procéder à un recensement exhaustif.

Pour quel besoin ?

Il est aussi vrai que les modes de travail et donc ce management de projet ont bien évolué. On attend maintenant des outils sachant non pas gérer mais bien profiter des possibilités collaboratives offertes par le web.

Le besoin d'outils de gestion en mode collaboratif, plutôt crucial aujourd'hui, n'est pourtant pas récent. Au début des années 90, Lotus Notes de Ray Ozzie, un outil de groupware souple et performant racheté ensuite par IBM (Domino), proposait déjà des solutions pérennes, non seulement de partage des documents, mais aussi de travail en commun et à distance. C'est de cela dont on a besoin aujourd'hui pour manager un projet ou plus largement pour travailler en équipe.

La mobilité des acteurs du projet est aussi une caractéristique actuelle qui est parfaitement solutionnée par les produits orientés "cloud". Les solutions en mode SaaS sont effectivement à suivre de près. Le cloud permet en effet de retrouver son contexte de travail quelle que soit sa situation géographique.

Mais alors, comment choisir ?

Le terme générique de projet recouvre bien des cas et des situations fort différentes. Il ne suffira pas de choisir l'outil du moment, celui dont tout le monde parle. Cela dit, une opération marketing réussie ne remet pas en question les qualités intrinsèques d'un produit. Il devra simplement être évalué à la même aune que les autres produits plus discrets sur le plan de la promotion.

Il est toujours préférable de choisir l'outil le mieux adapté à son besoin spécifique. Vu l'éventail d'outils de gestion proposé actuellement, on aurait tort de ne pas en profiter pour procéder à un tri rationnel, et sélectionner ainsi le produit le plus adéquat.

Gestion de projet en ligne

Pour bien gérer un projet avec des équipes distantes et des clients tout aussi distants, il est plus qu'utile d'exploiter un outil de gestion de projet en ligne spécifiquement conçu dans cette optique. L'e-mail montre vite ses limites. Une communication précise et continue est en effet la clé de la conduite d'un projet, de surcroît avec des parties prenantes distantes.

Conduite de projet "kanban"

Le principe du Kanban qui n'est à l'origine autre qu'un échange de fiches cartonnées pour bien réguler le flux clients-->fournisseurs au sein d'un processus est peut-être la meilleure solution pour la gestion des projets en ligne. Inventé au sein des usines Toyota, le Kanban est une approche particulièrement simple, en tout cas dans son principe, pour organiser une production en juste à temps. Ce principe de fiches à compléter au fil des étapes est aussi particulièrement adapté à la gestion de projet, de surcroît pour les projets en ligne.

Par exemple le produit "Trello" propose un ensemble de tableaux, listes et cartes pour définir et préciser les tâches à exécuter et les répartir au sein de l'équipe. C'est une approche relativement simple et intuitive pour organiser un projet, et ce, quel que soit le type de projet.

L'approche Kanban présente bien des avantages pour une gestion de projet bien conduite : Le suivi visuel du workflow et donc du processus de réalisation pour tous les participants n'est pas le moindre. C'est ainsi que l'on parvient à une gestion de flux efficiente des tâches du projet.

Les critères de choix du logiciel de gestion

Bien évidemment, entre gérer un large portefeuille de projets, nécessitant chacun plusieurs équipes conséquentes, et manager un projet court et rapide avec une équipe restreinte, ce n'est pas tout à fait le même besoin.

Pour info : Dans l'univers de l'informatique, qui peut le plus ne peut pas nécessairement le moins.
Aussi, la meilleure méthode reste encore d'identifier son propre besoin.

Le processus de choix

Si l'entreprise gère de nombreux projets, il tombe sous le sens que le produit sera choisi au niveau global, corporate, pour mieux standardiser les pratiques et ne pas perdre de temps en formation inutile. Attention à la learning curve, la courbe d'apprentissage. Il vaut mieux capitaliser autant que faire se peut sur la formation pour éviter les coûts inutiles, les pertes de temps et de savoir.

Voyons le processus:

1) L'idée est simple. On commence par identifier les caractéristiques de notre besoin

Ce sont les critères de choix que l'on va lister avant de les valoriser.

Voyons quelques critères types:

  • S'agit-il de gérer un portefeuille de projet ou de piloter des projets unitaires au coup par coup ?
  • Le projet implique-t-il plusieurs corps de métier ?
  • S'agit-il d'un projet d'ampleur nécessitant plusieurs équipes pléthoriques ?
  • Les équipes sont-elles éclatées sur plusieurs sites ?
  • Quels sont les besoins en matière de collaboration et de communication ?
  • Quel type de tableau de bord de pilotage du projet est le plus adéquat ?
  • Quels types de reporting seront nécessaires  ?
  • Comment est gérée la documentation ?
    C'est un point important. Il est absolument indispensable de soigner la gestion de la documentation au fur et à mesure du déroulement du projet. La "mémoire projet" est en effet incontournable pour assurer la gestion des risques et l'amélioration permanente des processus de réalisation des projets de l'entreprise.

2) On passe une sélection de produits au travers de ce crible

Radar choix outils gestion de projet

3) On conserve deux produits que l'on analyse avec plus d'attention, et enfin le produit est choisi en connaissance de cause

C'est ainsi que l'on choisit un outils de gestion de projet.

Ressources web

Pour aller plus avant ...

  • Tableau de bord projet
    Concevoir et réaliser le tableau de bord de pilotage du projet, l'exemple du modèle 5 cadrans. Une démarche spécifique afin de concevoir un instrument multi cadrans et ainsi mieux anticiper les dérives potentielles.
  • Wiki pour la gestion de projet
    Wiki pour la gestion de projets complexes de l'entreprise, les avantages et les inconvénients

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