4 Conseils pour un chef de projet débutant

L'expérience est le nom que chacun donne à ses erreurs." Oscar Wilde

Manager un projet pour la première fois

Manager un projet pour la première fois, c'est un plus pour sa carrière, aucun doute à ce sujet. Mais c'est aussi le moment où les emmerdes commencent à déferler... Manager une équipe dans le cadre d'un projet avec un objectif fixé et des moyens limités n'est pas qu'une simple formalité, loin s'en faut !

Le manager sur la sellette

Le néo chef de projet se sent comme en vitrine, observé, étudié, analysé par le Management, la fiche d'évaluation en main. Il y a plutôt intérêt à faire bonne figure ! D'autant plus qu'une fois sur la corde raide, on se retrouve aussi dans l'angle de tir de tous ceux qui nous attendent au tournant.
Parano ? Non réaliste !

Il s'agit en effet de satisfaire les premiers et de déjouer les seconds. Mais alors comment s'y prendre ? Voyons quelques règles de base pour dominer les premières difficultés...

Quatre conseils incontournables pour réussir son passage

Une réussite est toujours un argument de poids pour démontrer ses qualités et mieux se "vendre" en interne ou ailleurs. Les formations, ouvrages et sites web ne manquent pas. Il est toutefois bien utile de comprendre que la clé du succès n'est pas dans la connaissance de trucs et de machins. Notons d'ailleurs que si la maîtrise des méthodes de gestion de projet et des outils de la profession est une condition nécessaire, elle est loin d'être suffisante.

Manager ? Pas vraiment une sinécure !

Le rôle du chef de projet n'est pas particulièrement aisé. Il s'agit en effet de conduire à son terme une réalisation qui n'est pas toujours bien définie, ni bien acceptée, avec une équipe qui n'est encore qu'un groupe d'individualités.

Au programme :

1) Luttez contre l'isolement,
2) Soignez l'avant projet,
3) Communiquez sans préjugé,
4) Vendez votre projet

• 1) Luttez contre l'isolement qui vous guette

  ...et marquez vos repères...

  Dès les prémices du projet, le manager de projet qu'il soit jeune ou nouveau dans le métier agira comme un manager chevronné et consacrera le temps nécessaire à marquer ses repères auprès de l'équipe de réalisation dont il a la charge. Selon sa personnalité, cela risque de consommer une bonne part de son temps et de son énergie.

  ... Un relationnel quelquefois un peu complexe ...

  Pour certains novices, la complexité du relationnel sera en effet difficile à vivre.
  Malheureusement il en existera toujours pour ne pas comprendre qu'il ne tient qu'à eux d'instaurer de sains rapports humains.

  Ils préféreront se réfugier derrière un dirigisme froid et procédurier en se contentant de suivre exclusivement les plannings et les indicateurs d'avancement.

  L'isolement n'est pas la solution, bien au contraire

  Cette tendance à l'isolement peut sembler un certain confort dans un premier temps. Elle n'en est pas moins un facteur d'échec assuré. Ce comportement peut être qualifié de non professionnel. Il conduit généralement à la rupture entre le manager, l'équipe et tous les "autres", les parties prenantes directes et indirectes : clients, donneurs d'ordre, utilisateurs et les observateurs...

  L'accompagnement du changement commence dès le lancement du projet. Prendre le temps d'initier une communication efficace et profitable avec toutes les parties est un préalable. C'est aussi ainsi que l'on prévient les conflits potentiels.

• On conçoit le tableau de bord avant de le réaliser

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  Phase 1 : On le conçoit en équipe :
  

  • 1. On définit la stratégie
  • 2. On détermine les points d'intervention
  • 3. On sélectionne les objectifs
  • 4. On choisit les indicateurs
  • 5. On structure le tableau de bord
  • Phase 2 : On le réalise avec Excel
  • Ce livre est publié aux Éditions Eyrolles.

  Vendu à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires, ce livre de référence maintes fois réédité est en stock chez Amazon ainsi qu'à la FNAC.

• 2) Soignez l'avant projet et écoutez les bruits de couloir...

  L'avant projet est une phase essentielle.

  Il s'agit en effet de définir et de préciser la cible ainsi que la feuille de route balisant point par point le déroulement. Sous un autre angle de vue, il s'agit de bien comprendre comment chacune des parties prenantes perçoit le projet.

  Chacun voit midi à sa porte

  Dans le cadre d'un projet complexe, les personnes concernées directement ou indirectement ont leur propre vision de la réalité. Ce n'est pas gênant en soi à partir du moment où chacun des acteurs majeurs a bien compris les enjeux et les phases du déroulement. Mais cela demande beaucoup de communication : Informer bien sûr, mais aussi beaucoup écouter. L'expert spécialisera son oreille dans les « non-dits ». Ils sont généralement beaucoup plus riches de sens.
  Pour s'initier aux bonnes pratiques les Business Games ou jeux d'entreprise sont aussi une bonne solution

• 3) Communiquez pour mieux anticiper

  Si le bon chef de projet est un communicant, il sait aussi anticiper.
  Grâce aux échanges fréquents, il se forge une perception toujours plus fine du projet dans toutes ses dimensions afin de l'intégrer du mieux possible. Percevoir les impacts du projet sur les plans organisationnel, technologique et culturel est une des règles du succès.

  Il est essentiel d'éviter de s'enfermer dans une bulle étanche, même lorsque les problèmes tombent comme une pluie de giboulée. Communiquer, ce n'est pas seulement rendre compte de l'avancement pour rassurer le client et les parties-prenantes :

  ne vous inquiétez pas, tout va bien, tout est sous contrôle

  .
  Ce n'est pas non plus exposer ses misères en se lamentant dès que la moindre des péripéties sort de la ligne prévue.
  Voir ici les 4 techniques de gestion de projet à maîtriser impérativement, telles la négociation ou encore la communication en interne comme en externe, pierre d'achoppement pour bien des managers inexpérimentés.

  Profitez-en pour repérer les influenceurs, ceux qui ont l'oreille des exécutifs

  L'intérêt pour le succès du projet n'est pas nécessairement partagé par tous les protagonistes, loin s'en faut. Déjà, il y a tous ceux qui s'en foutent. Ils ne se sentent pas concernés puisque, selon eux, le projet n'aura pas d'influence sur leurs prérogatives. Mais gare au changement de position en cours de projet !

  Si, finalement au fil de l'avancement, ils découvrent que leurs domaines de responsabilités ou leurs ambitions inavouées ont toutes les chances d'être chamboulés, ils prendront alors position.

  Voir notamment : comment manager un projet avec bon sens ? c'est en effet la meilleur solution pour éviter d'être coincé par la complexité et l'incertitude...

  Ce seront des alliés potentiels s'ils y trouvent leur intérêt, ce seront peut-être des saboteurs en puissance s'ils perçoivent un danger. Parmi les premiers, on trouve généralement les opportunistes toujours prêts à grimper dans la barque du projet si celui-ci se déroule sous les meilleurs hospices.

  Les parties prenantes directement concernées semblent plus faciles à cerner. Mais, là aussi, les points de vue peuvent changer selon les évolutions au gré de l'avancement.

  Un projet ce n'est pas que des méthodes, techniques et outils

  Malgré l'idée que s'en font les frais émoulus des écoles et formations, ainsi que tous ceux qui ne l'ont approché que de loin, un projet, quel qu'il soit, ne peut se résumer à des méthodes, des outils et des procédures. Un projet, c'est avant tout des femmes et des hommes qui tentent de créer quelque chose ensemble... Toutes les problématiques des relations humaines sont donc au coeur de la conduite des projets.
  Voir sur un thème connexe : Comment profiter des réseaux sociaux

  Communiquer, c'est bâtir un réseau relationnel au sein de l'équipe bien entendu, mais aussi avec toutes les autres parties prenantes directes et indirectes. Il faut donc prendre le temps de soigner ses relations pour non seulement créer des alliances, mais aussi pour collecter de l'information.

  Par recoupement, elle sera ensuite utile pour éclaircir les enjeux "masqués" et alimenter ainsi l'analyse des risques ou celle des menaces potentielles. Ce sont les fameux "micro-signaux" qui sont peut-être annonceurs d'une opportunité heureuse.

• 4) Vendez votre projet !

  De toute façon et dans tous les cas, un projet se vend.
  Le bon chef de projet est aussi un "expert en marketing". Bien sûr il faut prendre soin d'étudier avec les responsables concernés leur vision propre du projet. Mais il s'agit aussi de présenter les enjeux sous leurs plus beaux atours. C'est le seul moyen d'établir les alliances nécessaires à la réussite.

  Profitez-en pour prendre du recul et observez le projet d'un autre angle de vue

  Ce n'est pas toujours facile de prendre le recul nécessaire pour apprécier le contexte dans sa globalité lorsque l'on a les mains dans le cambouis.

  D'ailleurs le débutant ne voit pas nécessairement l'intérêt tant il est pris dans le "feu de l'action" en charge de traiter les avalanches d'imprévus, que ce soient le manque de moyens, les compétences mal ciblées, les plannings trop rigides ou les clients impatients...

  Pourtant, sortir la tête du guidon, c'est bien là l'unique solution pour mieux prévenir les risques et saisir les opportunités. Bref, c'est une condition de la réussite.

Un exemple pratique de réussite

À titre d'exemple, je me souviens être intervenu sur un projet où le responsable et l'équipe de réalisation étaient des parachutés comme c'est souvent le cas. Le chef de projet, un novice dans la profession, était un communicant par nature. Il a su s'appuyer sur sa « tchache » pour aller chercher l'échange aux quatre coins de l'entreprise.

Non seulement il se mit rapidement dans la poche la majorité des moins rebelles mais il réussit aussi à négocier avec les principaux opposants potentiels pour trouver une forme de terrain d'entente satisfaisant pour tout le monde.

Pour l'équipe ? Pas de problème, elle suivait. Sa pêche était contagieuse.
On a tendance traditionnellement à vanter les leaders nés, un poil autoritaire. Dans ce cas, il s'agissait plutôt d'un communicant positif, sympa et optimiste de nature. Bref l'anti exemple de cette autre expérience dramatique décrite ici Un exemple de prise de risques inacceptables.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

Commentaires lecteurs...

• Je dois reprendre un projet en interne. le manager choisi à l'origine était un exterieur. Il a été révoqué, surtout pour un différent insoluble avec la société de prestations de services. Quels conseils pourriez-vous me donner pour reprendre un projet en cours, achevé à 60 % ? Merci d'avance, je vais me procurer le livre que vous indiquez
  Ecrit par : Marcus
• Il y a bien sûr pas mal de choses à vérifier avant d'accepter la mission. Ne serait-ce que la marge d'erreur de l'équation "moyens-finalité". Par "moyens" on entend : financier, humain et délai. Il faudra vraisemblablement négocier pour ajuster l'un ou l'autre des deux termes (moyens et finalité) afin d'accéder à une situation plus confortable. D'autre part, il est hautement recommandé d'établir une liste des risques et des menaces potentiels. La réussite tout comme l'échec du projet dépendent étroitement des ambitions secrètes de chacune des parties-prenantes, directes comme indirectes. Il y aura encore beaucoup à dire sur cette question, n'en doutons pas.
  A+
  Ecrit par : Alain Fdz
• C'est une très bonne chose d'expliquer les pièges à éviter pour un jeune chef de projet. Mais j'ai encore une grosse zone de flou, dans la méthode à suivre pour être bon et efficace. Pouvez-vous préciser en plus de ce qui est à éviter, ce qui, au contraire, est bon à faire ? Merci d'avance,
  Ecrit par : Ilyès
• C'est justement le thème du livre le chef de projet efficace" référencé ci-dessous. Il vous guide pas à pas comme un coach. Vous trouverez aussi des éléments complémentaires sur le site www.piloter.org/projet/ mais la lecture de ce livre est incontournable. Devenir un chef de projet efficace ne s'improvise pas, c'est un vrai travail de fond qu'il s'agit de déployer.
  Bon courage...
  A+
  Ecrit par : Alain Fdz
• Merci pour ces conseils très utiles.
  Une réserve toutefois: "Préparer son projet"; ce serait tout autant un conseil à formuler à la hiérarchie du "Jeune Chef de Projet". En effet, ce dernier est souvent mis sous pression pour accepter rapidement une mission. Parfois même, son équipe est choisie en fonction des disponibilités des uns et des autres, sans réelle connaissance, et le jeune chef de projet n'est amené à découvrir le terrain qu'une fois qu´il est engagé à mener à bien la mission...
  Ecrit par : Jeremy
  

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• J'ai été très content de pouvoir confirmer mes propres observations avec cet article. :)
  Ecrit par : Guilhem Marty
  

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  Un bon chef de projet est donc celui qui sait communiquer avec ses subordonnés. Cette bonne communication est source de réussite du projet. Un projet qui apportera des bénéfices en comptabilité.
  Ecrit par : comptabilité
  

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  Pour sourire un peu à propos des projets: plexus-logos-calx.blogspot.com/2012/02/a0200-conseils-pour-chefs-de-projet.html
  Ecrit par : Jean Rohmer
  

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Ressources web

• Lire l'article de Sonia Mokrani sur le blog de Capterra.fr : Être chef de projet aujourd’hui, qu’est-ce que c’est ?

À ce sujet, voir aussi

• Les compétences du chef de projet efficace
  Un projet nécessite de multiples compétences pour le mener à son terme. Pour conduire l'équipe composée de spécialistes, ce n'est pas d'un chef dont on a besoin mais bien d'un manager, c'est à dire d'un acteur disposant au minimum des aptitudes et compétences pour être capable d'inciter chacun des membres à délivrer le meilleur de lui-même.
• Tableau de bord projet
  Un projet, ça se pilote. C'est une évidence. Encore faut-il disposer du bon instrument. Voyons comment concevoir et réaliser le tableau de bord de pilotage du projet. Étudions le modèle 5 cadrans.
• Comment gérer son temps ?
  Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Équilibrer son temps entre le travail et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine et mieux accomplie. Comment faire ? : la méthode No-stress en 12 fiches pratiques...

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Les livres de référence du site

Le chef de projet efficace
12 bonnes pratiques pour un management humain
Alain Fernandez
Editions Eyrolles
6^ème édition
240 pages 22 Euros
EAN : 978-2212569735

Disponible en librairie
   
Disponible au format ebook
PDF & ePub, Kindle

Voir ici la fiche technique, extraits, critiques...

Piloter l'Entreprise Innovante...

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Les tableaux de bord du manager innovant
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Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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