Planifier et ordonnancer le projet

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Planification et ordonnancement

Plutôt que de perdre votre temps à établir des plans trop précis, soignez la mise en place de la cellule de pilotage, "aux aguets" et "réactive".

Préciser le parcours et affecter les ressources

voie de chemin de fer... Une fois que l'on a bien précisé le but et la finalité du projet, il est alors temps de définir le parcours et d'affecter les ressources le plus efficacement possible. C'est une opération essentielle. Etablir le plan et lister soigneusement les ressources nécessaires est un préalable fondamental à tout projet. C'est ainsi que l'on peut estimer budgets et délais tout en précisant les termes de faisabilité.

Cela dit, il est bon lors de cette étape de ne pas trop chercher à descendre dans le détail. La phase de planification n'a pas pour finalité de définir le parcours dans ses moindres finesses. C'est pourtant un travers particulièrement courant. Il est vrai qu'il est quelque part légitime de chercher à dénicher toutes les difficultés potentielles dans leurs moindres recoins avant de lancer le projet.

En pratique, cette quête de garanties préalables est plutôt contre-performante. Les projets sont complexes et tout n'est pas prévisible à la virgule près.

Cellule de pilotage, aux aguets et réactive

Il est hautement préférable de soigner la mise en place, une structure de pilotage efficace fondée sur l'anticipation et la délégation ou la coopération pour être plus précis. En fait, il s'agit de se donner les moyens de prendre les bonnes décisions lorsque la situation le nécessitera. Et croyez-moi, le cas se posera.

A un moment donné du projet, il faudra vraisemblablement réajuster les objectifs, voire les réorienter. Il s'agit d'être prêt et de ne pas agir sous la contrainte, ou pire encore dans l'aveuglement, les yeux braqués sur le planning et non sur la réalité.

Une Démarche analytique

Passons maintenant à la pratique.
Planification et ordonnancement sont une phase essentielle du projet. Il s'agit d'identifier dans un horizon de temps le meilleur découpage et enchaînement des tâches indispensables à la réalisation du projet. Pour cela, l'équipe projet dispose de quelques outils comme le Work BreakDown Structure (WBS) pour découper rationnellement le projet et les diagrammes de Gantt, Pert ou CPM pour planifier et ordonnancer les tâches du projet ainsi fractionné.

Les étapes détaillées de la phase de planification

  1. Découpage en fonctions : 1er niveau
  2. Définition du plan : grandes lignes
  3. Définition détaillée des tâches
  4. Composition des équipes
  5. Définition des responsabilités
  6. Etablissement de la table de précédence
  7. Estimation des temps de réalisation
  8. Génération du PERT (définition des dates)
  9. Ajustement jusqu'à concordance des dates (petite boucle)
  10. Ajustement avec la disponibilité des ressources (grande boucle)

Remarque : le Work BreakDown Structure (WBS) du PMI (Project Management Institute) propose une méthodologie de découpage du projet en différents niveaux et bouclages pour atteindre le degré de finesse suffisant au chiffrage.

Les outils de planification et d'ordonnancement

Le GANTT

Le diagramme de GANTT, du nom de son inventeur, date du début du 20ème siècle. Ce type de diagramme est fort pratique pour la communication.
Voir Comment faire un diagramme de GANTT ?.

Le PERT et le CPM

Le PERT (Program Evaluation and Review Technique) et le CPM (Critical Path Method) sont bien plus adaptés à l'ordonnancement. Ils tiennent compte en effet des dépendances entre les tâches.
Voir Comment faire un diagramme PERT ou diagramme CPM ?.

La gestion des ressources

Les besoins en matière de ressources sont souvent estimés au moment du découpage type Work BreakDown Structure (WBS).
Cette étape est réalisée en commun. La disponibilité en terme de spécification et de délai sera fixée dès à présent.

Remarque : toutes les ressources ne sont pas en "stock", il faut tenir compte des délais d'approvisionnement fournisseur avant de réaliser le plan des ressources.

Ce thème est développé et complété dans le livre de référence, "Le chef de projet efficace", notamment l'art et la manière d'utiliser au mieux les outils de planification et d'ordonnancement pour éviter les affres de cette phase majeure et la gestion des ressources...

Les progiciels

Vous connaissez Microsoft Project. Si vous ne l'utilisez pas encore, vous pouvez l'essayer ici Microsoft Project Trial.

Il existe aussi des progiciels de gestion de projet Open Source comme Open WorkBench. Open WorkBench se présente comme le Microsoft Project Killer. Tout un programme. Il dispose en tout cas d'un atout de poids : il est gratuit. Vous pouvez le télécharger ici www.openworkbench.org.

À lire

Le livre de référence du site.

Le chef de projet efficace Le chef de projet efficace
Alain Fernandez
Editions d'organisation
5ème Edition 2013 revue et augmentée
220 pages
Prix : 22 Euros €
Dispo chez : www.amazon.fr  
Immédiatement : eBook (PDF &ePub)   Format Kindle

L'auteur, James P. Lewis, est un spécialiste de la gestion de projet et plus spécifiquement dans le cadre du PMI (Project Management Institute). (Livre en anglais)

Project Planning, Scheduling and Control. Project Planning, Scheduling and Control
James P. Lewis
Mc Graw Hill
5ème édition
528 pages
Prix : 52 Euros
Dispo : www.amazon.fr & Format Kindle

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