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Prenez le temps de concevoir le tableau de bord avant d'essayer de le réaliser

Mise à jour le 08 décembre 2022  Par   Partagez

Ne vous jeter pas sur Excel, ne foncez pas sur les tutos pour visionner les vidéos d'indicateurs et les copier à l'identique. Si on espère qu'il serve à quelque chose, un tableau de bord se conçoit avant de se réaliser.

Commençons par un dialogue plus vrai que nature et poursuivons avec une démarche concrète, pratique, aguerrie et commentée.

Quand le directeur commande un tableau de bord

— Dites—moi, Martin
— Oui, Monsieur le Directeur
— Vous sauriez-faire un tableau de bord ?
— Euh… Oui, oui, bien sûr Monsieur !
— Parfait ! Abandonnez tous vos travaux en cours et occupez-vous en priorité.

De retour à son bureau, Martin se jette sur Google et pianote : « Comment faire un tableau de bord ? »
Il sourit. La question a porté ses fruits au-delà de ses espérances.
— Excel ça n'a l'air pas mal du tout. Je vais partir là-dessus.

Entre Élodie, la nouvelle stagiaire.
— Tu t'y connais en Excel ?
— Je suis une experte !
— Et si tu me faisais un tableau de bord pour le big boss ?
— Pas de problème, il y a plein de tutos sur le web.
— J'ai vu oui, profites-en !

Le lendemain...
— Regardez Monsieur Martin, j'ai travaillé toute la nuit pour le préparer. Vous en pensez quoi ?

Martin se recule pour mieux l'admirer :
— Super ! Je le montre au directeur immédiatement.

Toc Toc Toc
— Entrez ! Ah c'est vous Martin.
— Regardez Monsieur le directeur le beau tableau de bord que je vous ai fait.
— Déjà ? Vous ne perdez pas de temps !
— J'ai travaillé toute la nuit pour le préparer.
— Montrez-moi ça.
— Voyez sur mon portable...
— C'est quoi cette m**de ? Je ne vous ai demandé un tableau de bord, pas un arbre de Noël !
— Mais... Mais...
— Je veux piloter les activités, je veux suivre le progrès des actions engagées, je veux une aide à la prise de décision. C'est plus clair maintenant ?

Construire le tableau de bord avec Excel

Eh oui ! Comme beaucoup, Martin n'a rien compris au concept du tableau de bord !
Alors avant de vous ruer sur Internet pour trouver des modèles prêts à l'emploi réfléchissez au Quoi et au Pourquoi avant de passer au Comment le faire.

Quoi, Pourquoi et Comment

  • Quoi
    Le tableau de bord est le système de mesure d'une démarche de progrès. Il permet d"évaluer la conformité du rythme de progression et oriente les actions dans la bonne direction.
  • Pourquoi
    Si l'on veut progresser, il est plus que nécessaire de baliser le parcours et d'orienter et de mesurer son effort. C'est là le rôle du tableau de bord et des indicateurs de performance.
    Mais pas seulement. Un tableau de bord doit aussi être en mesure de signaler un état, de faciliter l'analyse dudit état et, cherry on the cake, de suggérer des pistes d'amélioration. Là, c'est le summum, l'accession à l'Olympe des outils de gestion.
  • Comment
    Encore un peu de patience avant de se lancer dans le développement Excel. La conception est bien en amont de la réalisation et c'est le sujet du paragraphe suivant.
Cela dit, à la décharge de Martin, encore faut-il connaître précisément les orientations stratégiques. Le big boss n'a pas compris non plus qu'il fallait un peu plus d'éléments que des injonctions.
Si le pauvre Martin est tenu à l'écart de la stratégie, il sera bien en peine de la mettre en oeuvre, même si Élodie, la stagiaire efficace et bosseuse comme pas une, est une experte Excel !

La démarche de conception se déroule cinq étapes

  • Étape 1. Sélection des axes d'action

    Une stratégie bien conçue se décline nécessairement en une sélection d'axes d'action bien précis.

    Le tableau de bord sert à mesurer sa progression selon lesdits axes. Autrement dit, le tableau de bord est l'instrument clé du déploiement de la stratégie sur le terrain.

    Voyons comment définir simplement une démarche de progrès. Cette méthode en cinq outils est tout à fait adéquate pour une PME ou un service disposant d'une certaine autonomie.

    • 1. Identifier les principales sources de revenu
      Savoir ce qui fait vivre l'entreprise est un préalable incontournable. Quels clients actuels à forte rentabilité ou en devenir, quels produits rentables actuels ou en devenir... sont quelques exemples de questions à se poser et à y répondre.
    • 2. Se situer sur la marché
      Où en est la concurrence par produit, quelles sont les perspectives de croissance, analyse des opportunités, analyse des menaces...
      Voir ici pour plus d'information : Se positionner sur le marché.
    • 3. Évaluer les attentes des clients
      Recueillir les avis clients et prospects, identifier, autant que faire se peut, les attentes, décoder l'échelle de valeur des clients.
    • 4. Repérer les principaux leviers
      Identification des forces et des faiblesses, mise en évidence des leviers de succès, mise en évidence des faiblesses à combattre le cas échéant.
    • 5. Évaluer et choisir les axes de progrès
      Maintenant, nous sommes parfaitement armés pour définir les axes de progrès les plus opportuns.
    Pour réaliser cette première étape, une étude Swot s'impose. Ce n'est pas l'Alpha et l'Oméga de la démarche stratégique mais c'est tout de même un excellent outil pour fédérer les intelligences autour de la problématique.
    Voir ici : Analyse Swot.
  • Étape 2. Déterminer les points d'intervention

    On ne réforme pas l'entreprise, seuls quelques processus clés sont à améliorer. Ils joueront le rôle de processus critiques. Dans le même temps, on identifiera les acteurs clés qui seront en charge des actions d'amélioration. Ils seront à cet effet, équipés d'un tableau de bord.
    Espérons que la direction aura eu la bonne idée de faire coopérer les acteurs clés à la démarche depuis son origine.
  • Étape 3. Choisir les objectifs

    Le choix des objectifs est autant la clé de voûte de la démarche que son talon d'Achille.
    Les objectifs adaptés aux réalités du terrain doivent impérativement orienter les actions dans le sens du progrès choisi.
    Voir ici : Comment choisir un objectif de performance et là : Objectif Smart, qu'est-ce donc ?.
    Une mesure de risques n'est pas superflue : Gestion des risques.
  • Étape 4. Choisir et construire les indicateurs

    Les indicateurs de performance orientent les actions et mesure la performance. La performance n'est autre que l'accession aux objectifs dans les délais impartis et selon les moyens (financiers, humains, matériels...) alloués.
    Voir ici : Choisir les KPI et là :Définition Indicateur de Performance.
  • Étape 5. Bâtir et maintenir le tableau de bord

    Un tableau de bord n'est pas un présentoir d'indicateurs. Pour remplir son rôle crucial d'aide à la décision. Il sera composé soigneusement selon les besoins de ses utilisateurs et parfaitement équilibré pour éviter de se fourvoyer.
    Voir ici : Tableau de bord du décideur.
Ces cinq étapes de conception et les quinze outils pratiques s'y afférant sont précisément décrits dans le livre ci-après, la référence du thème depuis bien des années.

Guide pratique pour concevoir et réaliser le tableau de bord

5 étapes, 15 outils et 15 fiches pratiques pour concevoir et réaliser son tableau de bord de pilotage avec Microsoft Excel. Livre de référence du site...

Tableau de bord avec  Excel L'essentiel du tableau de bord
Méthode complète et mise en pratique avec Microsoft Excel

Alain Fernandez
5ème édition Eyrolles
280 pages

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La réalisation avec Excel

Une fois la phase de conception réalisée et parfaitement conforme aux besoins et aux attentes autant de l'entreprise que de ses utilisateurs, il est maintenant temps d'ouvrir Excel et de démarrer la phase de réalisation proprement dite.

Pas d'inquiétude, la deuxième partie de l'ouvrage L'essentiel du tableau de bord" cité ci-dessus est intégralement consacrée à la réalisation d'un tableau de bord de pilotage avec Excel en cinq temps et quinze fiches pratiques.

  • Temps 1. Piqûre de rappel
    Un rapide survol des principes d'Excel®
    Fiche pratique n° 1 – Principe et structure d'Excel®
    Fiche pratique n° 2 – Utiliser les formules et les fonctions
  • Temps 2. Construire la page de signalisation
    Fiche pratique n° 3 – Construire les indicateurs
    Fiche pratique n° 4 – Professionnaliser la présentation des pages
    Fiche pratique n° 5 – Définir les accès aux vues de détails
  • Temps 3. Construire les pages d'analyse
    Fiche pratique n° 6 – Utiliser le bon graphique
    Fiche pratique n° 7 – Utiliser l'outil de cartographie pour analyser les données
    Fiche pratique n° 8 – Utiliser les sparklines pour étudier vos données
  • Temps 4. Construire les pages de prospection
    Fiche pratique n° 9 – Utiliser les scénarios
    Fiche pratique n° 10 – Utiliser le solveur
    Fiche pratique n° 11 – Utiliser les tableaux croisés dynamiques
  • Temps 5. Finaliser le tableau de bord
    Fiche pratique n° 12 – Utiliser les macros et les fonctions personnalisées pour automatiser et standardiser les tableaux de bord
    Fiche pratique n° 13 – Utiliser les indicateurs programmés
    Fiche pratique n° 14 – Connecter une feuille Excel® à une base de données extérieure
    Fiche pratique n° 15 – Utiliser une base OLAP
Et maintenant, on peut s'intéresser aux différents type d'indicateur.
Voir notamment ici : Comment réaliser un indicateur jauge.

Formations vidéos en ligne

Plusieurs formation vidéos gratuites sont disponibles : une première en deux volets pour concevoir et réaliser le tableau de bord, ainsi que plusieurs tutos pour réaliser des indicateurs jauges en plusieurs version et un vumètre. Un tuto d'apprentissage des tableaux dynamiques est aussi disponible.

formation tableaux de bord avec excel en video

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Tableaux de bord du manager innovant, le livreLes tableaux de bord du manager innovant
Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en équipe

Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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6ème édition Eyrolles
468 pages

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